中国IT市场年会会议流程管理手册Word格式.docx

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2、专项小组职责：

（1）会务组

职责：

负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。

任务：

1选看场地2确定地点3交付订金4说明要求饭店提供配合的事项5签署协议6研讨布展方案

7确定布展方案8监督布展设计9布展施工监督10制定当日流程实施表11确定现场人员分工

12现场布置调配13灯光音像控制14邀请摄影摄像15提出摄制要求16验收拍摄成果17制作成册

18内部彩排设备安装19现场彩排20宣传片制作21笔记本内容装载22资料运输23物品运输

24桌签摆放25用餐安排26引导牌设置27嘉宾上场引领28同传设备安排29工作证

30车辆及运输人员安排来宾停车场预定31安排兄弟单位到场布展及彩排32与参展兄弟单位的联系

33与7家参展媒体的联系34场地布线

人员：

（括号为该人员负责任务）

分管领导：

王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）

副组长：

张金海林琳田苑、鲁卫

（2）招商组

负责整个会议正常进行的一切经费保障工作

任务：

1招商方案制作2招商合同制作3明确对厂商的要求4邀请及确认赞助商发言人5邀请厂商参会人员

6接待厂商贵宾7引领贵宾签到及进入会场8收集及确认厂商演讲文稿或PPT9收集及确认厂商展板展品

10收集及确认厂商会刊资料和广告11收集及确认厂商LOGO12收集及确认厂商现场发放资料

13会后厂商宣传跟踪14落实合同收款

（3）秘书组

负责整个会议正常进行一切资料保障工作。

1新闻总稿2分类深度报道3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函）4资料内容收集确认5资料内容设计6资料印刷7部领导、院领导、公司领导讲话稿8主持人串词9公司报告PPT制作10其它PPT制作（演讲人名录、图片）11演讲人演练12主持人演练13年会综合总结报告14提供获奖厂商名单

（4）综合组

负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。

1部、院领导邀请2公司领导参会通知3媒体记者邀请4用户代表邀请6报到表设计制作9部院领导及厂商贵宾接待10普通厂商代表接待11媒体记者接待12外宾接待13胸花购买14胸花佩戴15参会胸卡发放

16签到本笔购买17名片收集18资料装袋、发放19大门迎宾20签到处迎宾21会场迎宾22贵宾室迎宾

23会场秩序维持24提供桌签名单25桌签名单摆放次序26会前广告投放27会后媒体宣传28奖牌的制作

人员：

工作人员：

1、贵宾邀请：

2、参会代表邀请：

3、媒体工作：

4、海外媒体及来宾邀请：

5、会议礼品及用品购置：

二、分期落实计划

（当日安排见第三章）

（1）、会务组：

时间段

时间

工作内容

责任人

备注

前期准备

（10.14-11.11）

第

一周

1.10-1.16

布展方案设计

王晓东

1.11-1.12

再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续

1.17

布展方案比稿

二

周

1.20-1.23

布展方案研修改、确认

*总定稿

确定参展兄弟单位、明确要求

联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）

1.22

落实其它组情况，提交会议预算。

第三周

1.20-1.24

确定摄影摄像

公司配合

确定礼仪服务人员

1.10-2.1

厂商LOGO落实，提交布展厂商

2.19-2.20

再次确定会议当日现场流程

马总提供

2.19-2.21

制作工作证

收集桌签名录，传真至酒店;

来宾停车位预定。

2.20

向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记本及

控制人员。