OA办公自动化系统Word格式.docx

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事物管理系统是为两办等行政管理部门提供了会议管理、电话记录、用章管理、用餐管理、用车管理等项功能。

第二章日常办公使用指南

日常办公模块主要包括以下功能：

办公邮件、待办事宜、个人日程安排。

2.1办公邮件（Webmail）

在该系统中，注册用户拥有自己的邮箱，可以很方便地通过WWW浏览器接收和发送办公邮件。

系统不但能够为学校办公提供内部邮件服务，而且还可以和Internet上其它邮件系统进行通讯。

即：

可以在THOA的办公邮件中直接给校内外的某个人发Email。

2.1.1登录邮件系统

用户可以通过学校信息服务主页上的“办公邮件”链接点登陆邮件系统。

用户名和初始口令以学校系统管理员的通知为准.

特别提示：

首次登录系统后一定要立即修改口令。

2.1.2邮件功能介绍

进入办公邮件后，界面如下图所示。

屏幕左侧是菜单栏，包括一些邮件处理的常用操作：

●创建邮件

●进入收件箱、发件箱、垃圾箱

●创建名片夹（私人通讯录）

●个人邮箱配置（更改口令、建新文件夹，自动恢复和转发）

●转入个人办公功能

●关闭窗口

右侧默认打开界面是收件箱，显示内容包括：

当前收件箱中邮件总数和新邮件数，新邮件标记，发件人，是否有附件，邮件名称、收件时间以及邮件大小。

带有新邮件标记的未读邮件总是排列在上方，已读邮件按时间先后次序排列。

2.1.3创建新邮件

单击“新邮件”，您可以在弹出的表单中撰写新的邮件。

在撰写新邮件时，邮件地址可以从“公共通讯录”或者“私人通讯录”中选取。

以“公共通讯录”为例，操作步骤如下：

1．单击“公共通讯录”，系统弹出一个名为“地址”的新页面。

2．左侧上方的“选择所在分类”下拉菜单中可以选择用户分类，从左侧下方下拉列表中选择您需要的单位或个人地址。

使用Ctrl键或者Shift键可以一次选择多个用户。

3．单击“收件人>

”、“抄送>

”、“密送>

”等按钮将所选择的地址添加到相应的列表中。

如果需要删除多余的地址，可以单击以选中它，然后单击“删除”按钮。

单击“删除所有”按钮可以删除所有添加的地址。

4．单击“确定”，返回“写邮件”页面，您可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三栏中将填入选择的用户。

当然，您也可以在收件人处直接输入中文的用户姓名或群组名称（但一定要填写正确！

）。

两个以上的用户中间用半角的逗号“,”隔开。

如果是发往Internet邮件系统的Email地址，直接输入地址即可。

新邮件的文字部分写完之后，如果需要添加附件，可以单击“附件”一栏中的“浏览…”按钮，添加所需要的文件。

一封邮件最多可以加两个附件。

发送邮件时，可以选择是“发送并保存”、“只发送”、“存草稿”还是“重写邮件”。

单击“发送并保存”可以将所发送的邮件在发件箱中保留一个备份；

“只发送”则不保留其备份；

“存草稿”则不发送所写邮件，而将其保存到“草稿箱”中；

“重写邮件”会将所写邮件清空，使用时要慎重。

操作成功后，会出现一个提示页面。

单击“返回”按钮，将返回“收件箱”页面。

2.1.4收件箱、发件箱、垃圾箱

单击“收件箱”，可以查看您所有收到的邮件列表，包括当前您收件箱中的邮件总数和新邮件数。

在邮件列表中显示邮件的附件、发件人、收到日期、邮件主题以及此邮件的大小。

新邮件会在首列中出现图标提示。

单击“选中”一栏中的选择框可以选中该邮件。

如果邮件太多，无法在一个页面中显示，可以单击“上一页”、“下一页”、“第一页”、“最后一页”来查看其他未显示的邮件。

单击“选中所有邮件”前的选择框可以选中邮件列表中的所有邮件。

单击“删除”按钮可以将选中的邮件转移到垃圾箱中（此时邮件并没有完全清除，参见“垃圾箱”）。

从“请选择一个文件夹”下拉列表框中选择“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后单击“转移到文件夹”（或者“拷贝到文件夹”），可以将选中的文件转移（或拷贝）到收件箱（或垃圾箱）中。

单击邮件主题栏中带下划线的主题，可以打开该邮件，阅读其内容。

阅读邮件之后，您可以选择“回复”、“回复所有人”、“转发”、“删除”、“返回”。

如果您要回复该邮件，单击“回复”，跳到“写邮件”页面，系统自动将发信人的地址填入“收件人”一栏中，邮件的主题自动置为“回复：

”加上所回复邮件的主题，同时在邮件正文中包含有来信原文。

选择“回复所有人”则略有不同，系统除了自动执行上面的操作之外，还将收信人地址填入“抄送”一栏中。

选择“转发”，则邮件的主题自动置为“转发：

”加上所转发邮件的主题，同时在邮件正文中包含有所转发来信的正文。

选择“删除”，删除该邮件。

选择“返回”，则返回“收件箱”页面。

草稿箱、垃圾箱的操作与收件箱类似，请参考“收件箱”。

2.1.5私人通讯录（名片夹）

除了“公共通讯录”之外，你还可以建立自己的“私人通讯录”。

在您的“私人通讯录”列表中，显示了所有联系人的姓名、电话和电子邮件信息。

单击“编辑”和“删除”栏中的图标可以对相应的通讯录条目进行编辑和删除。

注意：

删除操作是不可恢复的。

单击“新建”按钮，出现一个“联系人”的表单，您可以在其中填入联系人的各种信息，其中姓名和E-mail是必须填的，其它都是可选项。

填写完毕后，必须单击最下面的“确认”按钮，才能将其添加到您的私人通讯录中。

2.1.6配置

在“配置”菜单中，您可以进行如下操作：

重新设定邮箱的密码、设置发邮件时的签名、创建新文件夹、删除数据库现存的文件夹、设置邮件的自动转发和自动回复功能。

（1）设置密码

●单击“密码”，出现“修改Web登录口令”页面；

●在“新口令”文本框中输入您修改后的口令；

●在“确认口令”文本框中再次输入同样的口令；

（两次输入的口令必须一致，否则会要求您重新输入）

●单击“确认”提交修改。

系统将提示您：

“Web登录口令已更改，请在下次登录时使用新口令。

”新口令设置后，服务器需要一个短暂的处理时间，所以请稍过片刻后再使用新口令登录。

（2）设置邮件签名

●单击“签名”，进入设置签名功能；

●选中“在我发出的邮件末自动添加签名”前面的选择框；

●在下面的输入域中输入您希望的签名格式与内容（如下图）；

（3）创建和删除文件夹

要创建新的文件夹，单击“创建文件夹”，然后在文本框中输入新文件夹的名字，单击“确定”。

要删除所创建的文件夹，请单击“删除文件夹”，然后从列表中选择用户自己定义的文件夹名字前的选择框，单击“确定”。

系统创建的“收件箱”等文件夹是不可删除的。

（4）设置自动转发

●单击“自动转发”，进入设置页面；

●选择“启用”或者“禁用”自动转发功能。

在“禁用”情况下，下面的设置均不起作用。

●可以设置缺省的转发地址，使所有来信都转到该地址；

●可以设置在收到某个地址发来的邮件时，自动转发到另一个地址。

●可以实现对从某些个人或群组发来的邮件不进行自动转发；

●可以设置不要将邮件自动转发给某些群组。

●单击“确认”。

（5）设置自动回复

●单击“自动回复”，进入设置页面；

●选择“启用”或者“禁用”自动回复功能。

●可以设置缺省的回复主题；

●可以设置在收到某个地址发来的邮件时，自动回复一个消息；

●也可以对某些个人或群组发来的邮件不进行自动回复。

2.2个人办公

个人办公功能主要包括个人日历和待办事宜。

2.2.1个人日历

进入个人办公界面，默认为个人日历的日安排，时间为当前日期，单击左侧日历的日期，可以切换相应的日期的事项显示。

同时，可以将日安排显示转换为周安排、月安排和年安排。

单击新建事项，可以创建新的事项。

确定新事项的主题、类型、全天事件或者确定时间事件，如果是确定时间事项，可以在日期和时间栏目内选择时间、最后输入事项的内容和说明，单击确认，创建成功。

2.2.2待办事宜

待办事宜可以用来作为待办工作的提示。

进入待办事宜，系统显示所有已完成和未完成的事项列表。

未完成的待办事项还突出显示在界面的左侧下方，以提示用户。

点击标题，可以浏览或者查阅相应的内容。

●创建待办事宜

在新建列表中填入相应的内容：

主题、时间（截至日期时间）、事件重要程度及事件描述等。

单击“确认”完成创建。

●标记完成

对已经完成的事件可以方便的标记完成状态或者删除。

第三章信息发布的功能

在THOAV2003.1中提供了web信息维护的功能。

用户得到授权后，可以通过浏览器进行信息的撰写、编辑、发布、删除等操作。

Notes客户端的信息发布仅用于有特殊发布需求的单位，如信息采编、特殊表格的发布。

3.1WEB信息维护

3.1.1新建文档

（1）从综合信息服务页面进入需要维护的栏目；

（2）点击“新建”按钮；

（3）在弹出的对话框中输入用户名及密码；

（只有授权用户才能进行信息维护的操作）

（4）进入发布界面，编辑新文档；

（5）如果需要加入附件。

使用页面下方的上载控件。

（6）文档发布完成后点击“保存“按钮，结束发布。

3.1.2编辑文档

（1）进入文档阅读界面；

（2）点击“编辑”按钮；

（3）输入用户名和口令；

（4）进入编辑状态；

（5）完成修改后按“保存”。

一般情况下用户只能编辑自己创建的信息，有特殊授权的用户才能编辑他人创建的信息。

3.1.3删除文档

（2）点击“删除”按钮；

一般情况下用户只能删除自己创建的信息，有特殊授权的用户才能删除他人创建的信息。

第四章公文管理

4.1公文管理的使用

4.1.1模块的结构及功能

公文处理主要用于对公文进行无纸化管理，包括发文和收文两部分。

（1）发文

可以新建办发字、办文字、委发字和委文字等几类公文，还能对其进行编辑或删除。

（2）收文

收文管理主要对校对领导转文、校内单位请示和校外单位来文进行管理。

4.1.2发文的操作说明

图4-1-1发文管理

发文管理主要包括办发字、办文字、委发字和委文字，他们的操作基本类似。

以办发字为例说明操作方法，其他请栏目参考华船办发字。

1）新建办发字

在发文管理界面（图4-1-1）里进入办发字栏目，单击操作链接“新建”，按照要求填写表单。

办发字的编号是按照已有的公文按顺序自动生成的，可以修改。

图新建办发字

然后点击保存，出现如下