货运代理操作流程Word下载.docx

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b） 

整理各船公司各航线的价钱

c） 

制定自己公司的优势价钱

2、制定报价方案给业务

3、业务寻找客人

电话寻找客户

预约上门或者陌生上门拜访客户

展会、外贸网站、朋友介绍等方式寻找客户

4、业务界定目标客户群，发送价格给客人参考

市场部把自己的对外公开卖价发给其它同行

业务参考市场价钱，根据贸易公司/工厂不同的市场信息灵敏度进行报价

5、客人/同行接受价格后联系

或者业务/市场联系目标客户

6、对目标客户进行分析记录管理

对客户进行分类管理，分已经走货的、洽谈中的、已经建立起联系的、刚进行报价的、拒绝的等。

对客户公司状况及个人情况进行客户资料管理（分析当前客户公司的经营规模种类、产品特性及销往那些国家等，个人情况重要针对客户性情、爱好、生日等。

7、确定好价钱和公司内部的一些规定

对客户一定要先把公司的汇率、付款方式及公司内部的一些规定事先跟客户交代好

客户填写好定舱单后盖上公章或者业务章传给业务

8、业务收到客人的托运单（客人填写的为业务提供的托运单）

填写业务单（有的公司一般会有3联纸给业务员记录，第1联是当一票单做完后给业务自己留底的，第2联是文件入档的，第3联是财务入档的）有业务系统的就在业务系统里面提交

记录客户/同行的下单情况，注明货好时间、起运港、卸货港及目的港。

9、操作收到业务/市场转交的托运单，预录入托运单资料

对业务单和资料进行登记和录入

10、 

操作以货代的名义下向船公司下托运单

11、船公司经过审核后发送SO给操作

12、操作检查并记录SO的资料

13、操作传真/发邮件把SO传给客人

14、业务员/市场填写业务单

15、根据客人提供的单据以及资料，如客人要求，操作为客人安排拖车以及报关，或客户自行安排拖车报关，报关需要注意是否需要退税，买单

a）客人自拖自报的由客人自主安排

b）美线需要注意做柜时间

16、操作比较价钱后跟工厂确认装柜时间及地点后，选定拖车公司，并填写派车单及把SO发送给拖车公司安排拖车，包括拖柜以及做柜时间，转关、清关需注明。

若清关，请注明报关行的联系人，电话，传真

a）拖车在约定的时间内到码头提柜并提供柜号和司机等资料给操作，同时，操作把资料提供给装货方；

装柜时，则要注意装柜方法。

b）一些特种柜或者客户特殊需求更需要操作和业务员全程进行跟踪。

17、操作比较价钱后，选定报关公司，填写报关单给报关行安排报关

a）在与业务取得沟通后与客户联系，跟客户拿报关所需的一套资料，最后取得资料后把资料给到报关行

18、操作监督并跟进拖柜以及报关情况

a）报关需要资料包括，客人的正本核销单，装箱单、商务发票，SO及柜号

b）如需买单，只需要客人的装箱单、商务发票、报关委托书，贸易合同，重柜纸（还柜纸）。

19、操作确认拖车行已经把柜做了并已经按时还到堆场，也要确认报关行在截放条时间前按时将放行条交至码头。

a）并确认将重柜纸交给报关行

20、此时如果柜子没能顺利上船，操作要跟相关船公司联系安排转船，并重新报关，产生的转船费，舱租和柜租跟相关方收取。

31、客人确认费用并要求开发票（确认好发票抬头）

32、财务把发票开好后，文件发给客人要求客人付款

33、文件制作需要发给船公司的货代补料，请先了解该船公司是否要求一次性补料，否则会产生不必要的改单费。

34、判断是出船东单或者出货代单

a）出货代单需要提交货代补料给船公司，而且托运人以及收货人为两国货运代理公司

b）出船东单，直接把真实补料发给船公司制作提单并对单

35、文件发送货代补料给船公司

36、船公司收到提单资料后制作提单样稿后传回文件

37、文件收到船公司的提单样稿后确认是否有误

38、船公司提单样稿有错，修改后回传给船公司

39、船公司重新制作提单样稿并传给文件

40、文件收到新的提单样稿后确认正确给船公司

a）文件重新核查费用，如果有新增或减少的费用需要跟业务说明后进行确定

41、判断目的地是否为加拿大以及美国

a）是：

文件需要录入AMS/ACI（自动舱单系统）

i.文件根据真实补料录入舱单系统

ii.目的港为美国，船直接到达美国只做AMS；

若船不经美国，在加拿大卸货，拖车至美国内陆，只做ACI

iii.目的港为加拿大，若船不经美国，只做ACI；

若船经美国，需同时做AMS及ACI；

42、外勤到船公司拿发票回来（或者船公司寄发票给文件）

a）拿发票前先确认价钱，传真确认付款币种，提供发票抬头传真予船公司，并注明自取或由船公司寄发票

43、财务查客户的帐款是否已经到

a）文件催客户尽快付款

44、客人款项到帐后，按照客人要求出提单给客人；

如客人要求出电放，需要收到客人的电放申请

45、财务收到客人帐款后根据文件申请要求付款给船公司

a）文件打印付款清单与发票一起给财务

b）财务拿到付款清单和发票后确认后安排付款

46、船公司查收到帐款已到

a）如出正本，船公司会打印正本寄给文件或由外勤自取；

如出电放，需要到船公司做背书；

如出SEAWAY，到帐后即可出提单。

47、船公司打印正本提单并寄给文件

48、文件收到船公司正本提单

49、判断是否出船东单

a）出船东单文件则把船东正本提单寄给客人

b）出货代单文件则打印货代正本提单寄给客人

i.文件把船东单寄给国外货运代理公司

50、船开后，出货代单的，需要发PRE-ALERT给代理，通知将会有此货到达

a）需要提供船公司主要提单COPY，货代提单COPY，帐单

b）近洋线要在补料给船公司当日发PRE-ALERT；

美线或远航线需要在船开后3-5日内发

c）如出船公司主提单正本，寄出后需要通知代理收取。

一般只寄一份正本

51、文件确认对方有收到正本提单

52、查询货物是否已经到达目的地情况