建筑工程文件归档整理规范Word格式文档下载.docx

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施工单位在施工过程中形成的文件.

2.0.8竣工图

工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样.

2.0.9竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件.

2.0.10建设档案文件

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,

前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件.

4工程文件的归档范围及质量要求

4.1.1对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档.

4.1.2工程文件的具体归档范围符合本规范附录A的要求.

4.2归档文件的质量要求

4.2.1归档的工程应为原件.

4.2.2工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和教程.

4.2.3工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合.

4.2.4工程文件应采用耐久性强的书写材料,如:

碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用应褪色的书写材料,如:

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.

4.2.5工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备.

4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（927㎜×

210㎜）.图纸宜采用国家标准图幅.

4.2.7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张.图纸一般采用蓝晒图,竣工应用新蓝图.计算机出图必须清晰不得使用计算机出图的复印件.

4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章.

1竣工图章的基本内容应包括:

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监.

2竣工图章示例如下:

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

3竣工图章尺寸为:

50㎜×

80㎜.

4竣工图应使用不易褪色的红印泥,应盖在图表栏上方空白处.

4.2.9利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;

凡施工结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图.

4.2.10不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3－89）统一折叠成A4幅面（297㎜×

210㎜）,图标栏露在外面.

5工程文件的立卷

5.1.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机关系,便于档案的保管和利用.

5.1.2一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应该按单位工程组卷.

5.1.3立卷可采用如下方法:

1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分.

2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷.

3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷.

4施工文件可按单位文件、分部工程、专业、阶段、等组卷.

5竣工图可按单位工程、专业等组卷.

6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷.

5.1.4立卷过程中宜遵循下列要求:

1案卷不宜过厚,一般不超过40㎜.

2案卷内不应有重份文件;

不同载体的文件一般应分别组卷.

5.2卷内文件的排列

5.2.1文字材料按事项、专业顺序排列.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列.

5.2.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列.

5.2.3既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后.

5.3案卷编目

5.3.1编制卷内文件页号应符合下列规定:

1卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号页号从“1”开始.

2页号编写位置:

单面书写文件在右下脚,双面书写的文件正面在右下脚,背面在左下脚,折叠的图纸一律在右下脚.

3成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码.

4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号.

5.3.2卷内目录的编写应符合下列规定:

1卷内目录的式样应符合本规范附录B的要求.

2序号:

以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注.

3责任者:

填写文件的直接形成单位和个人,有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替.

4文件编号:

填写工程文件原有的文号或图号.

5文件题名:

填写文件的全称.

6日期:

填写文件形成的日期.

7填写文件在卷内所排的起始页号,最后一份文件填写起止页号.

8卷内目录排列在卷内文件的前面.

5.3.3卷内备考表的编制应符合下列规定:

1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。

2卷内备考表主要标明文件的总页数、各类文件页数（照片张数）,以及立卷单位对案卷情况的说明.

3卷内备考表排列在卷内文件的页尾后.

5.3.4案卷封面应符合下列规定:

1案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式.案卷宜符合附录D的要求.

2案卷封面的内容应包括;

档案、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷.

3档案应由分类号、项目号和案卷号组成,档号由档案保管单位填写.

4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号,档案馆代号由档案馆填写.

5案卷题名应简明,准确的揭示卷内文件的内容,案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容.

6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者.

7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期.

8保管期限应分为永久、长期、短期三种期限.各类文件的保管期限详见附录A

永久是指工程档案需永久保存;

长期是指保存期等于工程的使用寿命;

短期是指工程档案要保存20年以下.

同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷的保管期限应从长.

9密级分为绝密、机密、秘密三种,同一案卷内有不同密级的文件,应从高密级为本卷密级.

5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作.幅面统一采用A4幅面.

5.4案卷装订

5.4.1案卷可采用装订与不装订两种形式.文字材料必须装订,既有文字材料,又有图纸的案卷应装订.装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固、便于保管和利用.

5.4卷盒、卷夹、案卷脊背

5.5.1案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式.

1卷盒的外表尺寸为310㎜×

220㎜,厚度分别为20、30、40、50㎜.

2卷夹的外表尺寸为310㎜×

220㎜,厚度一般为20～30㎜.

3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作.

5.5.2案卷脊背

案卷脊背的内容包括档号、案卷题名、式样应符合附录E.

6工程文件的归档

6.0.1归档应符合下列规定:

1归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

文件材料的质量符合4.2的要求。

2归档文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

6.0.2归档时间应符合下列规定：

1根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。

2勘察、设计单位应在任务完成时，施工、监理单位应在工程竣工验收前，将各自形成有关工程档案向建设单位归档。

6.0.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位和监理单位应根据建档管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况进行审查。

审查合格后向建设单位移交。

6.0.4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。

6.0.5勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可移交。

6.0.6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本附录A的要求单独立卷归档。

7工程档案的验收与移交

7.0.1列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织工厂呢感竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工厂呢感档案进行预验收。

建设单位未取得城建档案出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

7.0.2城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应重点验收内容如下：

1工程档案齐全、系统、完整；

2工程档案的内容真实、准确反映工程情况和工程建设活动。

3工程档案档案已经立卷，立卷符合本规范规定。

4竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章。

5文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱符合要求。

7.0.3列入城建档案馆接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

7.0.4停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

7.0.5对改建、扩建和维修建设工程的档案，建设单位应组织设计施工单位据实修改、补充、完善原工程的档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程验收后3个月内向城建档案馆移交。

7.0.6建设单位向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

本规范用词说明

1为便于在执行本规范条文时区别对待，对严格不同的词说明如下：

（1）表示很严格，非这样做不可的词：

正面用‘必须’，方面有‘严禁’。

（2）表示严格，在正常情况均应这样做的词：

正面用‘应’，反面用‘不应’或‘不得’。

（3）表示允许稍有选择，在条件许可时，首先应这样作的，正面用‘宜’，反面‘不宜’。

2条文中指定按其他有关标准、规范执行时写法；

‘应符合…的规定’或‘应…按执行’。

监理文件

序

号

归档文件

保存单位和保管期限

建设

单位

施工

设计

监理

单位

档案馆

1

监理规划

①

长期

短期

√

②

监理实施细则

③

监理部总控制计划

2

监理月报中有关质量问题

3

监理会议纪要中有关质量问题

4

进度控制