采购程序中英文含流程图Word格式文档下载.docx
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2011/03/30
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系统文件新制定
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A/0
批准：
审核：
编制：
1.Purpose目的
ProvideaconsistentmethodforassuringpurchasedmaterialmeetXXXXandcustomerrequirementsandoptimizepurchasingcostandefficiency.
为了确保所采购的物料满足xxxx公司及客户的需要，优化采购成本及效率。
2.Scope范围
Applytoalldirectandindirectmaterialusedforfinishgoodsandnon-productionmaterial.
所有用于成品或生产当中的直接或间接物料。
3.ReferenceDocument参考文件
4.1Purchasingcontrolflowchart（DirectMaterial）OP-PU-FC-01
采购控制流程图（直接物料）
4.2Purchasingcontrolflowchart（IndirectMaterial）OP-PU-FC-02
采购控制流程图（间接物料）
4.3RTVcontrolflowchartOP-PU-FC-03
退货流程图
4.4ApprovalVendorList（DirectMaterial）OP-PU-FO-01
合格供应商清单
4.5LeadTimeSummary（DirectMaterial）OP-PU-FO-02
交货周期汇总
4.6SortingCostmonthlyreportOP-PU-FO-05
挑选费用月报表
4.7PurchaseRequestOP-MC-FO-03
采购申请表
5.Definition定义
5.1MPS-MasterProductionSchedule
主生产计划
5.2MRB–MaterialReviewBoard
物料评审会
5.3MRP–MaterialRequestPlan
物料需求计划
5.4PO-PurchaseOrder
采购单
5.5PR-PurchaseRequest
6.Generalprocedure一般程序
6.1Responsibilities责任人
6.1.1BuyerisresponsibleforcreatingPO,issuingPOtosupplierandfollowingupdelivery.
采购员负责下订单，分发订单及跟踪交期。
6.1.2PurchasesupervisorisresponsibleforPOchecking.
采购主管负责审查PO。
6.1.3MaterialmanagerisresponsibleforapprovePO’s.
物料经理负责批准PO。
6.2Directmaterialpurchase直接物料采购
6.2.1PurchaseOrderRelease下订单
6.2.1.1MCrunMRPandgeneratematerialshortagereportbaseonMPSandinventory,andsendtheMRPshortagetotheBuyer.
MC根据主生产计划及库存作出欠料清单给到采购员。
6.2.1.2Buyerverifiesquantity,ensureallnumbersarecorrectanddescriptionsareclearly.
采购员核对数量，确保所有数字正确及描述清楚。
6.2.1.3AccordingtoAVLanddifferentsupplieroritems,thebuyerwillcreatePO’sfortheshortageitems.
采购员根据欠料清单开出PO。
6.2.1.4BuyerprintPOandensurePOcoverthefollowingterms,
采购员打印PO确保PO包含以下内容，
6.2.1.4.1PurchaseOrdernumber
订单号码
6.2.1.4.2Descriptionandrevisionofproductwhereapplicable
物料描述及版本
6.2.1.4.3Deliverydate
要求交货时间
6.2.1.4.4F.O.Bpointandshipmentmethod
运输方式及条款
6.2.1.4.5Paymentterms
付款方式
6.2.1.4.6Suppliernameandaddress
供应商名称及地址
6.2.1.4.7POissuedate
PO发行时间
6.2.1.4.8BuyernameandIDcode
采购员名字及ID编号
6.2.1.4.9Price,quantityandamount
单价，数量及金额
6.2.2PurchaseOrderapproval采购订单审批
6.2.2.1AuthoritylevelsofPOshouldbecomplyingwithProcurementauthoritylevelspolicy
采购订单的审批必须遵循授权程序.
6.2.2.2BuyermustensureallitemsinPOarecorrectandnoanymissing.
采购员必须确保PO当中的条款正确及完整性。
6.2.2.3Buyermustfollowupallapprovedmaterialcardtoensurebeacknowledgedbysupplier.
采购员必须遵照确认样，及时通知供应商。
6.2.3PurchaseOrderdistributing订单发行
6.2.3.1BuyerFaxesore-mailPOtosupplierfirstlyandarrangesoriginalcopytosupplierifrequested.
采购员将PO传真或电邮给供应商，或应要求安排原件给供应商。
6.2.3.2BuyersendsacopyofPOtowarehouseforreceivingandsendstheoriginalPOtoFinancedepartmentforpayment.
采购员将一份PO复印件给到货仓,同时将PO原件给到财务作付款。
6.2.4Suppliercommitmentanddeliveryfollowup供应商交期回复及追踪
6.2.4.1BuyerconfirmsPOreceivedbysupplier,andgetsupplier’sformalcommitmentasearlieraspossible.
采购员必须确保供应商收到PO，并尽快得到供应商的书面交期回复。
6.2.4.2Buyerupdatessupplier’scommitmentintheMPS.
采购员核实交期回复是否符合生产需要。
6.2.4.3BuyermustclarifyanydifferencefromoriginalPOwithsupplierandreportsactivitiesandactualorpotentialproblemtoMaterialsManager.
采购员必须与供应商澄清任何异议，并将事情及现有或潜在问题汇报给物料经理。
6.2.4.4Buyerfollowsupactualdeliverydaterefertosupplier’scommitmentandkeepgoodandclosecommunicationwithsupplierandmaterialcontrolteamifanydifference.
采购员根据供应商交期回复跟踪交货，并与供应商及物控人员就任何异常保持良好沟通。
6.2.4.5Buyermustgetsupplier’sdocumentalcommitmentforanyPOadjustmentsanddeliverychanges.
采购员必须要求供应商就PO更改、交期更改提供书面文件。
6.2.5POchangeorcancellation采购订单修改或取消
6.2.5.1IfthereisanychangerelatedtoQuantity,Quality,Deliveryscheduleandotherterms,thebuyermustrevisePOandsendtosupplierimmediatelyandkeepalladjustmentinformationasarecord.
如果有任何关于数量、质量、交期或其它条款更改，采购员必须立即修改采购订单并传给供应商并保存好相关记录。
6.2.5.2IfneedtocancelPObecauseofcustomerorderchangedorcanceled,buyermustadjustPOandclarifyliabilityforcancellationwithsupplierandkeeprecord.Meanwhile,reporttheliabilityreporttotopmanagement.
如因客户更改或取消而有必要更改或取消PO，采购员必须与供应商澄清双方责任并保存好相关记录，同时将责任汇报给管理高层。
6.2.6Purchasingmaterialreceivingandverification采购物料收货及检验
6.2.6.1ThestorekeeperreceivesgoodsaccordingtoPOandkeepsitinwarehouse.
仓管员依据采购单收货和妥善保管。
6.2.6.2TheIQCverifiesthequalityandsignstheIncomingQualityInspection
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