农村信用社会计档案管理办法.docx

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农村信用社会计档案管理办法

xx省农村信用社会计档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范xx省农村信用社会计档案管理，维护会计档案的安全完整，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》、《金融企业业务档案管理规定》等有关法律和行政法规，制定本办法。

第二条本办法所称会计档案是指xx省农村信用社（以下统称各级行社）在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映各项经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条各级行社在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属会计档案归档之列。

有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第四条各级行社应建立会计档案的归档、保管、查阅和鉴定销毁制度，做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，防止会计档案毁损、散失、泄密。

第五条各级行社可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第六条会计档案应按内容和形成时间分类索引，以便查阅。

采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。

第七条会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理，保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。

第八条各级行社的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。

第九条各级行社委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

第二章会计档案的归档

第十条下列会计资料应当进行归档:

（一）会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

（二）会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

（三）财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

（四）其他会计资料,包括存款余额调节表、对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第十一条同时满足下列条件的,各级行社内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

（一）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十二条满足本办法第十一条规定条件,各级行社从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第十三条各级行社的会计管理部门按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第十四条会计档案的整理立卷

（一）各级行社形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。

在一定会计期间或会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、账簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、账簿、报表分别进行排列编号。

（二）经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、账簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。

一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本单位档案部门保存。

（三）会计档案案卷外型应整齐美观。

各行社可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

（四）案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行社可自行设计。

（五）会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。

装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第十五条使用计算机打印、套印的账表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第三章会计档案的保管

第十六条各级行社当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由会计管理部门临时保管一年,再移交档案管理部门保管。

因工作需要确需推迟移交的,应当经档案管理部门同意。

会计管理部门临时保管会计档案最长不超过三年。

临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十七条各级行社当年形成的电子会计档案要进行整理归类，并标明日期、内容目录、操作员编号、备份人姓名等内容，用于存档的光盘需系统管理员和财会部门负责人签名确认。

第十八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

各级行社可根据库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

第十九条各级行社各类会计档案的保管期限原则上应当参照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。

第二十条同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。

同一会计档案采用不同介质保存的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第二十一条会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。

原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

第二十二条电子会计档案的保管要遵循分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一的原则，分门别类按各卷顺序编制电子档案顺序号，电子档案顺序号要包含尽可能多的信息特征，容量要具有超前性。

第二十三条会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件，磁介质档案保管应具备防磁条件。

按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。

第二十四条电子会计档案所有的文件应由会计档案保管人员在档案室进行管理，采用文件备份、程序备份、备份与原件分开存放等方式保管，防止程序、文件和设备遭受火灾、水灾、断电、通讯中断、盗窃等突然情况发生。

第二十五条档案管理部门应定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。

第二十六条电子会计档案要设立专人定期检测，及时做好数据维护工作，检测内容包含外观检查、读写校验等方式。

检测人员进行检测、维护时要经过会计档案管理部门的负责人审批，审批、检测、维护等资料要归档保存。

第二十七条单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

第二十八条单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

第二十九条单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。

单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

第四章会计档案的移交

第三十条会计管理部门在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

第三十一条纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。

特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第三十二条档案管理部门接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第三十三条各级行社或部门之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案的机构,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的有关负责人负责监督。

交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第五章会计档案的调阅

第三十四条各级行社应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

保存的会计档案一般不得对外借出。

确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当经各级行社负责人或其授权人批准，由会计档案管理人员审核并留存借入单位有效证件和文件，填列会计档案借出清册，按照规定办理相关手续。

会计档案借出时，应当要求借用单位妥善保管和利用借入的会计档案,确保借出会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第三十五条各级行社应严格会计档案调阅管理，防止会计档案丢失和泄密。

内部查阅会计档案,应由调阅人提出申请,并经会计部门和档案管理部门负责人批准。

采用网络形式查阅的，应严格有关控制制度。

法律、法规授权的部门查阅会计档案时,应持有效证件和文件，经各级行社负责人或其授权人批准，在专人陪同下查阅。

查阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得在会计档案上涂画，不得将原件拆封、抽换。

会计档案保管部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

第六章会计档案的鉴定销毁

第三十六条各级行社应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

第三十七条会计档案鉴定工作应当由档案管理部门牵头,组织会计、审计或稽核、纪检监察等部门或人员组成鉴定小组进行鉴定。

鉴定小组成员在会计档案鉴定意见书上签署签定意见并签字确认。

第三十八条经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

（一）档案管理部门根据会计档案鉴定意见书的鉴定结果，编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）各级行社负责人、档案管理部门负责人、会计管理部门负责人、档案管理部门经办人、会计管理部门经办人在会计档案销毁审批表（审批表后附会计档案销毁清册）上签署意见。

（三）档案管理部门负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理部门共同派员监销。

监销人在会计档案销毁前,核对会计档案鉴定意见书中所列可以销毁内容与会计档案销毁清册内容是否一致，按照会计档案销毁清册所列内容进行实物清点核对;在会计档案销毁后,销毁人和监销人编制会计档案销毁清单，并在销毁清单上签字确认。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理部门、会计管理部门和信息系统管理部门共同派员监销。

第三十九条保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第七章附则