大型成套出口项目和国际工程承包项目Word文件下载.docx

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询价文件包括技术部分和商务部分。

技术部分由技术部门编制，内容包括：

设备名称、数量、重量、技术规格及技术要求、技术图纸、备品备件的要求、采购说明书等。

商务部分由负责设备采购部门编制，内容包括：

报价须知（买方需要供货商在报价中说明的问题或对报价的要求）、订货合同的基本条款。

2．发出询价：

负责设备采购部门对询价文件的技术部分进行核对，核对后与询价文件的商务部分进行汇总，组成完整的询价文件发给各个可能成为供货商的厂商。

3．催取报价：

在规定报价的截止日期内，采购人员要与被询价厂商联系，掌握报价动向，当发现报价厂商不多时，要及时向一些新的厂商增补发送询价书。

4．报价评价与比较：

把报价的技术部分送设计部门评价并注明要求完成日期，通常应在7天～10天内提出意见，返回采购部门，并说明可行或不可行的理由。

对可以接受的厂商，列出推荐的次序及意见送交采购部门。

报价的商务部分由项目设备采购部门组织商务评价。

商务评价的内容包括：

厂商的信誉、执行合同的能力、财务状况、设备价格、支付方式和支付条件、交货时间等。

根据技术评价和商务评价，编制综合评价意见。

选择综合评价意见最好的一家厂商的报价作为编制设备价格清单的依据。

5．报价汇总，编制设备价格清单：

将所有的设备报价进行汇总，按照设计部门提供的设备清单的顺序（一般按生产系统）编制设备价格清单。

编制设备价格清单的内容包括：

设备名称、技术规格、数量、设备价格、备品备件价格、运费（含国内运费、海运费、国外港口至项目现场运费等）、技术服务费（指需供货厂商提供技术服务时所发生的相关费用）和价差预备费（由于询价与实际订货有一定的时间差，在这段时间内物价可能会产生变化，由此而引起的设备价格及相关费用的变化称为价差预备费）等。

三、设备供应计划与进度控制

工程项目的承包合同明确规定了工程项目竣工日期，从而确定了对各类工程设备供货日期的要求。

由于工程项目建设周期较长、所需各类工程设备品种繁多，因此，工程项目的设备供应与单机出口有很大不同。

为保证项目设备的有效供应，必须根据项目的工程进度编制设备供应计划，安排设备供应的各项工作，将项目建设中设计、采购、制造、施工、安装等各个环节紧密地结合起来。

设备供应计划包括整个项目设备供应计划（含订货计划、用款计划、出运计划）和年度设备供应计划（含订货计划、用款计划、出运计划）。

1．整个项目设备供应计划：

根据项目的总工期和工程施工进度及满足施工图设计需要提供资料的要求，编制整个项目设备供应计划。

计划的编制应充分考虑到设备的安装时间、出运周期、制造周期和资金的筹措与使用等各方面情况。

由于项目在建设过程中会出现工程进度的变化与调整，因此，每年均需要根据这些变化与调整对设备供应计划进行相应的调整，调整的次数为每年1次～2次。

2．年度设备供应计划：

年度设备供应计划是该年度设备供应工作的指导性文件，应与年度工程施工进度相吻合，包括年度订货计划、用款计划、出运计划。

（1）年度订货计划。

年度订货计划的制订应考虑以下几方面的因素：

与工程进度相吻合，避免跟不上工程进度和设备到货后的长期闲置；

订货时间相对集中，便于集中召开订货会；

对于同类但交货期不同的设备，订货应统筹考虑；

注明设备所属的生产环节和单位工程，避免设备的遗漏。

（2）年度用款计划。

根据已订货合同、年度订货计划、设备价格清单、设备款的分阶段支付比例等制订年度用款计划。

年度用款计划的制订应遵循初期资金适度从紧，避免过早过量投入的原则。

年度用款计划的制订将便于项目资金的筹措与安排。

年度用款计划包括设备采购款（含预付款、进度款、质保金）、国内仓储港杂费、运费（含国内运费、海运费、国外港口至项目现场运费等）、清关费等。

◆设备采购款：

对已订货的设备，按订货合同规定的时间和金额计列；

对年度内计划订货的设备按设备价格清单和设备款分阶段支付比例计列。

计划年度内订货并交货的设备，计列设备预付款和进度款；

计划年度内订货但以后年度交货的设备，只计列设备预付款。

一般来说，设备款分阶段支付比例为：

预付款按设备价格清单中所列价格的30％计列；

进度款按设备价格清单中所列价格的60％～65％计列；

质保金按设备价格清单中所列价格的5％～10％计列。

◆国内仓储港杂费按年度出运计划和仓储合同规定的费用计列。

◆运费按年度出运计划和相关运输合同规定的费用计列。

◆清关费按年度出运计划和清关代理合同规定的费用计列。

3．年度出运计划

根据已订货且计划年内出运的设备和计划年内订货并年内出运的设备编制年度出运计划。

年度出运计划的制订应考虑以下几方面的因素：

与工程进度相吻合；

出运时间相对集中，便于集中出运。

集中出运既便于出运工作的管理，又节省运输费用。

年度设备供应计划制订后，如无特殊情况，应严格按照计划进行检查和执行，保证年度设备供应计划的贯彻和实施。

每种设备在签订订货合同后，采购部门应根据项目建设的进度和合同规定的交货期限，及时检查设备的制造进度，保证设备按期交货。

对于一些关键设备和重要设备，在订货合同签订后30天内，应要求生产厂商根据合同中规定的交货日期提供完整的生产计划进度表，以便于生产进度的检查和跟踪。

四、设备订货

采购部门根据项目建设的进度和年度设备供应计划安排设备订货工作。

1．编制设备采购文件：

设备订货前，应编制设备采购文件。

设备采购文件由技术部分和商务部分组成。

（1）技术部分由技术部门编制，内容包括：

设备名称、数量、技术规格及技术要求、技术图纸、备品备件的要求等。

（2）商务部分由采购部门编制，内容包括：

（3）采购部门负责组织人员对技术部分进行审核，保证技术文件完整、明确、清楚，核对后与商务部分进行汇总，组成完整的采购文件，作为订货的依据。

2．选择参加订货会的合格供货厂商：

对合格的供货厂商，应注意审查以下内容：

工厂的发展历史，特别是近三年的生产和销售情况；

产品的类型和特点，包括专有技术（know—how），拥有的专利生产许可证；

成套能力，与其他配套厂的合作关系；

工厂的技术能力、装备能力、专用设备设置情况；

质量保证措施和检测手段（有无通过IS09000认证）；

工厂的地理位置和产品外运方式；

售后服务和执行合同的信誉情况；

现场技术服务及对买方的操作培训；

有无出口经验等。

必要时，组织有关人员赴一些设备生产厂家及设备的使用单位进行实地考察，确保选择合格的供货厂商。

选择参加订货会的合格供货厂商应遵循如下一些原则：

对有三家或三家以上生产厂的设备，应至少选择三家参加设备订货会；

对有两家生产厂的设备，两家均应受邀参加订货会；

对仅有一家生产厂的设备，可通过直接洽谈订货。

3．召开订货会和签署订货合同：

大型工程项目的每次设备订货会通常是对许多设备集中订货，参加订货会的厂商很多，必须设立会务组安排组织会议的各项议程，使订货会正常有序进行。

（1）采购部门和设计部门共同商定订货会的会议议程，并将会议议程提前送交受邀参加订货会的厂商，以便他们作好准备。

（2）设计部门负责与参加订货会的厂商进行技术交流，并向采购部门提供技术评价意见和列出合格供货厂商的推荐次序。

采购部门派人参加技术交流。

（3）采购部门负责订货合同的商务谈判，有效控制设备投资和维护买方的权益。

（4）采购部门组织并主持订货会议和评标工作，评标工作应体现公正、公平、择优的原则。

如订货会上能取得明确的一致性意见，签署订货合同。

如会议未能达成一致意见，可增补一些厂商继续商谈，以决定最终的供货厂商。

五、质量控制

设备的质量控制和管理是设备供应管理工作的中心和重点，是项目建设成败的重要环节。

由于工程项目需要的设备品种数量繁多，设备的质量控制和管理是一项系统工程。

为了有效控制设备质量，应制定项目设备质量控制方案和质量管理办法，设立专职岗位，配备专门人员负责此项工作。

1．制定设备质量控制方案：

要根据项目的特点制定设备质量控制方案，方案的制定要遵循以下原则：

（1）抓住关键设备和重要设备。

由于项目所需的设备种类和数量繁多，加上设备的重要程度不同，不能对每一种设备的质量控制都采用同样的方式，为便于抓住重点，应根据项目设备清单将设备划分为关键设备、重要设备、一般设备。

关键设备是指设备投资很大、对项目起关键作用的设备，通常业主都要亲自参与这些验收；

重要设备是指设备投资大、对项目起重要作用的设备；

其他设备为一般设备。

一般来说，关键设备要占设备总投资的50％左右；

重要设备占设备总投资的30％～35％左右；

一般设备占设备总投资的15％～20％左右。

关键设备和重要设备的质量控制是设备质量控制工作中的重中之重。

对关键设备和重要设备，通过检查和跟踪设备生产的全过程来控制设备的质量；

对一般设备，采取巡回检查的方式控制设备质量。

（2）抓住设备订货和生产的主要环节。

设备订货和生产的主要环节是指生产厂家的选择、设备订货前和订货期间的技术交流、设备生产过程中关键零部件的生产、设备出厂前检验等主要环节。

2．聘请专家参与设备质量控制：

根据我们外贸企业的人员现状，大多数人对专业设备的性能、制造标准不是十分熟悉，我们要加强对设备质量的控制，就需要请一些专家参与设备的质量控制。

专家聘用条件：

（1）至少参加过3次同类设备验收工作，参加过同类进口设备验收者优先；

（2）复合型专家，对项目的几种设备均较熟悉，可以参加多项设备的验收工作；

（3）尽可能为经验丰富的退休人员；

（4）身体健康，能出差；

（5）懂外语者优先。

专家来源：

（1）项目的咨询单位；

（2）专业科研单位。

由于设计部门只是对项目的总体进行设计，而对项目所用的设备只是选型，对设备的制造标准并不十分熟悉，一些专业科研单位对设备的设计和制造标准均十分内行，可以从这些单位挑选一些专家对设备质量进行控制；

（3）设备的使用单位，他们对设备的性能和使用情况比较熟悉，可以考虑从他们当中挑选一些专家参与设备质量控制；

（4）设备的生产单位，许多设备有几个生产厂家，这些生产厂家对设备的设计、工艺情况比较了解。

在选定一个生产厂家后，可从其他生产厂家中选择一些专家对设备质量进行控制。

专家参与的主要工作内容：

（1）参与合同签订前的技术交流和技术图纸、技术资料的确认；

（2）参与设备制造过程中检验；

（3）参与设备出厂前检验。

3．抓住影响设备质量的主要生产环节。

（1）图纸、技术资料的提交和确认。

采购部门负责供货厂商图纸提交和确认返回工作。

按照合同规定日期，催供货厂商提交图纸、资料，需确认的图纸交设计部门，有异议或不符合订货合同要求时，通知供货厂商修改图纸，再次确认。

（2）设备制造工程中的跟踪和检查。

对设备关键零部件的生产工艺进行审查；

对设备的外购件和外协生产件进行检查或检验；

对生产厂商是否按照国家标准和行业标准进行生产进行检查。

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