长文档的编辑技巧文档格式.docx

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d.除封面和目录外,每页的页眉是用户使用说明书的题目；

e.页码一律在页面底端的右侧,封面和目录没有页码,目录之后为第1页。

1.1.设置纸张和文档网格

选择“文件|页面设置”菜单项，显示“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，如图１所示。

通常纸张大小都用A4纸,所以可采用默认设置。

有时也会用B5纸,只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡,如图2所示。

选中“指定行和字符网格”,在“字符”设置中，默认为“每行3９”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。

同样，在“行”设置中，默认为“每页4４”行，可以适当减小,例如改为“每页42”行。

这样,文字的排列就均匀清晰了。

1.2.设置样式

样式是什么？

简单地说，样式就是格式的集合。

通常所说的“格式”往往指单一的格式,例如,“字体”格式、“字号”格式等。

每次设置格式,都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂,就需要多次进行不同的格式设置。

而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后,起一个名字,就可以变成样式。

而通常情况下,我们只需使用WPＳ文字提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求,只需略加修改即可。

选择“格式”｜“样式和格式”菜单项,在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式,如图3所示。

要注意任务窗格底端的“显示”中的内容,在图3中,“显示”为“有效格式”,则其中的内容即有格式,又有样式。

例如,“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题１+居中”为样式和格式的混合格式。

对于初学者来说,很容易混淆。

为了清晰地理解样式的概念,可在如图３所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”,则显示如图4所示的内容。

这时,将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

图4

“正文”样式是文档中的默认样式,新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。

很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是WＰS　文字中的最基础的样式，不要轻易修改它,一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。

“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落,与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别１～9。

这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。

在如图4所示的样式列表中,只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”,即可选择“标题4”~“标题9”样式。

现在，规划一下文章中可能用到的样式。

a.对于文章中的每一部分或章节的大标题,采用“标题1”样式,章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

b．文章中的说明文字,采用“正文首行缩进2”样式。

c.　文章中的图和图号说明,采用“注释标题”样式。

规划结束之后,即可录入文字了。

首先，录入文章第一部分的大标题，如图５所示。

注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。

选择“格式”|“样式和格式”菜单项,在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式,如图6所示。

用同样的方法,即可一边录入文字,一边设置该部分文字所用的样式。

注意在如图３所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进２”和“注释标题”样式。

当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。

文章的部分内容录入和排版之后的效果如图７所示。

为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在，在文档中录入文字,然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。

例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式,希望采用小一点的字号，并居中对齐。

这时可以修改样式。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧,单击下拉箭头，如图8所示,单击【修改】命令。

显示“修改样式”对话框，如图9所示。

选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。

这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。

选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”,然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。

注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式,不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。

因此,使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。

1.3.查看和修改文章的层次结构

文章比较长，定位会比较麻烦。

采用样式之后，由于“标题1”~“标题９”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。

选择“视图|文档结构图”菜单项,可在文档左侧显示文档的层次结构,如图１1所示。

在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。

再次选择“视图｜文档结构图”菜单项，即可取消文档结构图。

1.4.对文章的不同部分分节

文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法,会导致修改时的重复排版,降低工作效率。

另一种做法是插入分页符分页,如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。

正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节,这样就能分别针对不同的节进行设置。

定位到第二部分的标题文字前,选择“插入｜分隔符”菜单项,显示“分隔符”列表,如图１4所示。

选择“下一页分节符”选项,就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符,这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节,还会使该节从新的一页开始,实现既分节，又分页的功能。

用同样的方法对文章的其他部分分节。

对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。

在文章的最前面输入文章的大标题和目录。

如果要取消分节,只需删除分节符即可。

分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。

在工具栏单击“显示／隐藏编辑标记”按钮，即可查看隐藏的编辑标记。

在如图１6和图１7所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。

在段落标记和分节符之间单击，按“Dｅlete”键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。

1.5.为不同的节添加不同的页眉

利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。

通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉,因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。

设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始,这样不容易混乱。

按“Cｔｒl+Hｏme”快捷键快速定位到文档开始处,选择“视图|页眉和页脚”菜单项,进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。

注意在页眉的左上角显示有“页眉–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。

由于第１节是封面，不需要设置页眉,因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。

第２节是目录的页眉,同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。

第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示,表示第3节的页眉与第2节一样。

如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮

默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置,这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。

此时再在页眉中输入文字,例如可用整篇文档的大标题“金山电子印章2006用户手册”作为页眉。

后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第３节相同。

在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮,退出页眉编辑状态。

用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉,目录之后才会在每页显示页眉。

1.6.在指定位置添加页码

通常很多人习惯从菜单选择“插入|页码”命令插入页码,这样得到的页码,将会在封面和目录处都添加页码。

而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。

这同样要得益于分节的设置。

按“Ctrl+Hｏmｅ”快捷键快速定位到文档开始处,选择“视图｜页眉和页脚”菜单项,进入“页眉和页脚”编辑状态,如图18所示。

在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮,显示页脚区域,如图２０所示。

注意在页脚的左上角显示有“页脚–第1节–”的提示文字,表明当前是对第1节设置页脚。

由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮,显示并设置下一节的页脚。

第２节是目录的页脚,同样不需要添加任何内容,因此继续单击“显示下一项”按钮。

第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第２节一样。

如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中,因此不要急于插入页码。

在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态,单击此按钮,取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失,表明当前节的页脚与前一节不同。

这时再插入页码,就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。

选择“插入｜页码”菜单项,显示“页码”对话框,如图22所示。

采用默认设置即可。

单击【格式】按钮,显示“页码格式”对话框，如图２3所示。

默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”,表示页码接续前面节的编号。

如果采用此设置,则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号,这样本节就不是从第１页开始了。

因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”,这样就与前面节是否有页码无关了。

第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。

在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。

用打印预览可以查看各页页脚的设置情况,其中封面和目录没有页码,目录之后才会在每页显示页码,并且目录之后的页码从1开始编号。

1.7.插入目录

最后可以为文档添加目录。

要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”~“标题9”样式。

尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。

定位到需要插入目录的位置，选择“插入｜引用|目录”菜单项，显示“目录”对话框，如图24所示。

在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别,从而决定目录的细化程度。

这些级别是来自“标题1”~“标题9”样式的,它们分别对应级别1~9。

单击【确定】按钮,即可插入目录。

目录是以“域