会议营销工作指引0322Word下载.docx
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一、品牌推广类活动5
二、产品推广类活动5
三、客户关系类活动5
第二章会议营销相关参数6
一、客户邀请能力6
二、客户出席率6
三、决策层出席率6
四、经理层出席率6
五、客户离场率6
六、现场签单率6
七、会后签单率6
八、客户问题解决率6
九、客户满意率7
十、参数重要性7
第三章品牌推广类活动工作指引7
一、活动原则7
二、活动流程7
三、分公司商务部工作重点9
四、分公司商务培训部工作重点10
五、分公司市场部工作重点10
第四章产品推广类活动工作指引12
一、活动总体原则12
二、大型新产品或合作方产品推广活动原则12
三、周边地区首轮品牌推广之后的产品推广活动原则12
四、重点产品或行业解决方案推广活动原则12
五、分公司商务部工作重点14
六、分公司商务培训部工作重点15
七、分公司市场部工作重点16
第五章客户关系类活动工作指引16
一、活动原则16
二、活动流程17
三、考核标准17
第六章重点提示17
一、活动计划17
二、酒店要求17
三、活动预算17
第七章实战技巧指引18
一、活动策划技巧18
二、商务邀约技巧18
三、客户管理技巧18
四、商务签单技巧18
五、讲师包装技巧19
六、流程设计技巧19
七、邀请函设计技巧19
八、酒店选择技巧19
九、成本控制技巧19
十、现场气氛制造技巧20
十一、突发事件处理技巧20
第一章会议营销分类
一、品牌推广类活动
1、活动目的：
以树立公司形象，扩大品牌知名度，开辟新市场为目的。
2、活动形式：
1）高端主题研讨会、行业峰会或论坛；
2）周边地区信息化研讨会（一般为分公司涉猎该地区市场的首轮活动）。
二、产品推广类活动
以新市场开拓，新客户开发，销售产品，提升业绩为目的。
2、活动分类：
1）从产品角度分类：
1）新产品推广活动（含大型产品巡讲）；
2）重点产品及行业解决方案推广活动。
2）从合作方角度分类：
1）资源类产品推广活动：
与CNNIC合作；
2）推广类产品推广活动：
与新浪、GOOGLE等合作。
3）从客户角度分类：
1）新客户开发活动（含周边地区首轮品牌推广后的产品推广活动）；
2）老客户关系维护活动；
3）行业客户推广活动。
三、客户关系类活动
以纯粹维护老客户关系，达到提升客户忠诚度和客户续费的目的。
1）会员沙龙（含会员增值服务活动）；
2）会员联谊会或答谢会（逢节、假日进行）；
3）会员生日会（邀约与公司合作2年或以上的客户共同庆生，进行成长沟通）；
4）会员宣泄会（通过客户对产品和服务的发泄，舒缓不满情绪，解决客户问题）。
3、活动原则：
严禁借维护客户关系之名进行客户邀约，严禁邀请新客户，严禁商务人员介入客户关系活动现场，严禁将此类活动演变成客户培训或产品销售的活动。
第二章会议营销相关参数
一、客户邀请能力
即为客户邀请函回执数量/拟邀客户数量。
此参数反映了商务人员或客服人员邀请客户的能力，从而可在会前较为容易地估算和控制邀请量。
二、客户出席率
即为出席企业量/客户邀请函回执数量。
了解和掌握此参数，可提前估算会场座位数量是否需要增减，以便更好地控制场面。
三、决策层出席率
即为决策层到会的企业量/出席企业数量。
正常情况下，此参数越高，会后签单率应越高。
四、经理层出席率
即为经理层以上人员到会企业量/出席企业数量。
如果决策层出席率不高的情况下，应考虑如何促进经理层向决策层汇报的技巧。
五、客户离场率
即为离场企业数量/出席企业数量。
此参数可作为讲师演讲吸引力及商务现场跟进情况的参考标准之一。
应提前对商务及接待人员进行客户离场应对培训，现场更应配合默契，在不让客户觉察或反感的前提下，留住客户继续听会。
当然，减少客户离场率的前提条件是到场客户不是被商务人员利用欺骗等非正常邀请方式蒙骗而来。
六、现场签单率
即为现场签单企业量/出席企业数量。
此参数可考察和衡量商务现场控制客户的能力和现场跟进效果。
七、会后签单率
即为会后签单企业量/出席企业数量。
非节假日情况下，应统计会后5个工作日内的企业签单量。
此参数可反映会后商务跟单能力和效果。
八、客户问题解决率
即为24小时内解决问题数量/客户提出问题的总量。
24小时内解决不了的问题，也应给客户一个合理而满意的答复，以提升公司服务品牌形象。
应提前对客户可能提出的相关问题有所准备，做到现场从容不迫。
九、客户满意率
即为会前及会后满意和较满意企业量/出席企业量。
应在会前和会后进行客户满意度调查，并将这两个参数进行比较。
可反映出客户关系类活动的质量和现场效果，以及客户对公司服务和产品信心的变化，针对客户不同的满意度和实际问题，以及可能的销售信息，应及时反馈给对应商务人员采取有效的跟进措施。
一十、参数重要性
以上几个参数指标，分公司统计时应尽量真实、准确，因为通过这些参数，可以帮助商务总监和行政总监更好地摸索并掌握所在公司的客户邀请能力和会后跟进能力，更好地了解当地客户的心理习惯，以便更有针对性和计划性地安排会议营销活动，以及相关人员的培训和准备工作。
第三章品牌推广类活动工作指引
一、活动原则
1、客户类型：
所有行业的新、老客户均可参加。
2、客户数量：
约200家（可根据城市级别和当地企业数量增减）。
3、活动主题：
应定位在行业高端（绝非某类产品推介会）。
4、城市分类：
全国省会城市或重点城市，可举办高端主题峰会或研讨会等；
各大城市周边地县级市区，可举办当地首轮信息化研讨会等。
5、活动频次：
高端主题活动每年1-2次；
周边地区首轮信息化研讨会1~2次。
6、政府要求：
应有当地主管信息化或主管经济的政府领导参加并讲话。
7、媒体要求：
应有当地主流媒体发稿。
8、合作方要求：
高端主题活动需有IT行业合作方提供支持。
9、方案及预算：
分公司策划的品牌推广活动计划及预算需提前上报总部进行沟通。
10、场地要求：
除总部特殊要求或以交换、赞助形式所得场地外，一律选用三星级酒店。
建议尽量商洽参与会议的政府领导所在政府会议场地或提前交换酒店场地。
11、课件要求：
由总部商务培训部统一提供中企嘉宾发言稿或课件（内容可由分公司根据具体情况适当增减，但介绍公司形象和产品系列的对外口径必须一致）。
二、活动流程
1、总部策划的品牌推广活动：
包括总部与中央政府或品牌合作方共同策划的高端主题活动，具体流程如下图所示：
2、分公司策划的品牌推广活动：
包括与当地政府或IT行业品牌合作方共同策划的高端主题研讨会，或与周边地区政府合作策划的当地首轮信息化研讨会。
具体流程如下图所示：
三、分公司商务部工作重点
1、活动准备阶段
1）商务总监、商务经理在总部统一邀请函的基础上，协助市场部进行适当修改。
2）商务总监、商务经理根据总部规定的客户邀请类型和数量，明确商务代表人均客户邀请数量、客户职位和级别等。
3）商务代表邀约客户时前后需要多次确认，邀约技巧见后。
4）前期在会场座位的安排上，最好让一个商务部的客户统一坐在一个区域内，以方便会议散场时商务代表进行跟进。
因此，客户领位工作要提前安排好。
2、活动执行阶段
1）根据会前对各商务部对应场地区域的规划，针对提前到场的客户，可按部门进行分区领位，先由商务经理与其沟通，初步了解客户的合作意向和意向产品，以便会后有针对性地进行跟进和销售。
2）商务代表严禁在会场内随意走动和交流，以免影响会场秩序。
3）各商务部经理会前应整理好此次来参会的部门重点客户，保证客户没有中途离场的情况下，适时带领客户到洽谈区直接洽谈，重点跟进这批客户。
3、活动后期跟进阶段
会议结束不等于销售过程的结束，商务人员要继续做好会后跟进。
第二天或一周内电话跟进客户反馈，答疑解惑，寻找销售突破口。
四、分公司商务培训部工作重点
1）可根据活动主题，在总部培训部下发的统一课件中，适当添加当地行业事件新闻报道和客户案例（正、反面均可）。
2）与分公司商务总监协商确定活动主持人和讲师，根据活动级别和重要性，可申请区域或总部提供讲师。
如安排的是分公司讲师，会前一定要对课件进行试讲。
3）试讲后，向总部反馈试讲视频，收集总部和分公司试听意见，进一步完善和修改课件，调整演讲思路或话述。
五、分公司市场部工作重点
1）需提前跟进的工作：
酒店预订、喷绘制作、媒体和政府邀请、设备和网络等。
会前要多次确认政府及媒体参会人员，并做好接待准备工作。
2）确认酒店及相关物料费用，按《市场活动和媒体公关管理办法》相关规定，向总部市场部上报活动预算（含政府和媒体）。
3）与商务共同搜集新闻媒体和客户案例信息，撰写一份具冲击力的邀请函。
4）统计商务邀请客户回执数量，以便把握和控制到场客户数量。
一般情况下，回执数应比座位数多50%（可根据各地客户到场率习惯调整比例），以保证最终到会人数比座位多10-20%，从而更好地渲染会场火热气氛。
当然，会场应预留一定空间，以便临时添加座椅。
5）合理安排各项工作，做到分工明确、责任到人，应实行总负责人及分组负责制。
会场布置、主持人、讲师、演示、设备支持、礼仪、接待、摄影、摄像、物料准备等工作应有专人或专组负责，由会议总负责人及各组组长负责监督验收工作，发现问题及时解决。
6）应在现场安排相关人员进行彩排，让大家对会议流程有个整体把握，顺便再次确认音响、灯光、电脑、网络、投影等设备是否正常运作。
1）媒体或政府人员到会后，应安排分公司总监与他们认识并沟通。
2）会议开始后，应将所有入口关闭，后到的客户最好有专人引导，不要从正门（或前门）进入，以免打断讲
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