档案管理办法Word格式.docx

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（1）工程前期准备阶段：

工程立项文件、工程可行性研究、勘测、设计文件、招投标文件、工程管理文件等；

（2）工程建设施工、安装、调试阶段：

施工技术文件、施工管理文件、工艺、设备、施工图及设计变更单、材料代用单、现场洽商记录、隐蔽工程检验记录、试验、检验材料、外来文件、财务、科研等文件材料；

（3）工程验收阶段：

竣工图、竣工验收等相关文件材料；

（4）工程建设监理：

监理发文、监理通知、施工质量检验分析，开（停、复）工令、监理规程规范、计量支付等。

三、工程文件资料质量要求

1、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、竣工验收等方面的技术规范、规程和标准。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件必须采用耐久性强的碳素墨水书写，不得使用易褪色的书写材料，如：

蓝色墨水、圆珠笔、铅笔等。

4、工程文件的书写、绘图部分及责任人签名必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁、易于辨认。

5、工程文件签字盖章手续必须完备，签字及盖章必须在文件的指定位置。

签字使用黑色钢笔或碳素笔，图章使用不易褪色的红印泥。

6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×

210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

对于幅面尺寸较小的文字材料可先裱糊到A4纸上后再进行装订。

7、工程文件的纸张应采用70g以上的木浆亮白纸，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

8、工程文件原则上不使用复印件，如必须使用复印件时须保证其图文印刷的清晰明确。

9、工程日常工作表格除备注外其它各栏均需填写内容，以便明确其内容及相关责任人意图，如无内容或意见可划横杠或填写“无”字样。

10、工程文件严禁涂改，不得有破损及污染。

11、对于涉及内容有修改变更的文件，应将原件及修改后新稿附在一起保存，并注明其修改变更的依据。

四、文件材料的整理、立卷

（一）表格填写要求

1、表头填写

项目名称：

松花江大顶子山航电枢纽工程XX工程（其中XX工程是指单位工程名称，如船闸工程、土坝工程等）；

承包单位：

中标单位名称（全称）；

监理单位：

合同号：

以签订合同的合同号为准；

编号：

按流水号编列，每一个单位工程、分部工程和单元工程中不允许有重复编号。

2、表中单位及小数位数填写以国际单位为准，汉字或字母，同时注意字母的大小写。

小数保留位数必须符合测量及试验等规程要求。

3、工程施工及管理表格填写

时间准确，记录数据真实，填写项目齐全，不允许漏记或事后补记。

图样清晰、图表整洁、字迹工整，严禁涂改、编造，确保内容真实可靠。

文字和图样一律采用碳素笔或黑色钢笔书写绘制。

本工程施工及管理表格样式以监理单位下发的符合国家各行业规范的表格为准。

4、施工日志、监理日志、试验室日志填写

施工日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点（单元工程部位或桩号）、主要人员、设备、材料投入使用情况，主要施工技术负责人、施工现场负责人、质量负责人、工程质量情况。

监理日志按监理规范要求填写。

试验室日志应详细记载每天试验进行情况、完成情况、试验原始数据的可靠性，充分发挥试验数据的代表性。

5、签字盖章

所有内业表格中的相关负责人必须由本人签字盖章，不得代签或漏签。

开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。

竣工成果表（工程汇总表格）可用电脑打字，但负责人、监理签字需要本人填写，打印表格只允许用激光打印机。

（二）文件材料的整理排列

1、文件材料整理排列要按照综合、施工、监理、科研、设备等不同阶段或性质进行收集整理和排列。

具体分类方法参见附件1《松花江大顶子山航电枢纽工程资料分类归档目录》。

　2、综合文件材料主要是指在项目准备阶段及项目交竣工阶段形成的涉及广泛的文件。

如：

立项申报与审批文件、可行性研究报告、征地拆迁材料、合同协议、初步设计和招、投标文件、交竣工验收阶段形成的竣工验收文件等。

应按归档范围中的先后顺序分别组卷。

卷内反映同一问题的文件材料应排列在一起，按时间顺序或重要程度排列。

　3、图纸应按阶段、专业、结构的不同分类组卷，如果图纸在形成后有图纸目录控制其排序的，可在组卷时按设计图纸目录的顺序进行排列。

　4、施工文件应按合同段、单位工程、分部工程、单元工程和施工工序、时间排列组卷。

具体项目划分方法见附件2《大顶子山航电枢纽工程项目划分表》。

（1）开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段和单位工程集中组卷、排列顺序；

（2）各项施工原始记录按照单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷，排列顺序；

（3）变更文件不能直接附在被变更的竣工图的次页，应以一个单位（单项）工程为单位，把波及该单位（单项）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单位（单项）工程的变更通知单目录。

可按专业、年度排列组卷，要求至少整理一套原件，需复印的必须保持原有尺寸，不得放大或缩小。

5、工程监理工作中形成的监理文件材料由监理单位负责组卷。

组卷的排列方法如下：

（1）监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。

如监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则等；

（2）监理工作性文件在积累到一定厚度时及时组卷。

如开、停、复工令、监理发文、会议纪要、工程款项支付、监理简报、监理日志等。

监理过程中产生的文件，应按文种（或专业）、时间整理组卷。

如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时把同一监理有关的往来文件作为附件一并归档。

监理月报按年度组卷；

（3）监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

6、附属工程房建（生活管理区、船闸控制楼、厂房内部装饰）、接线公路等形成的文件材料，按城建及交通档案管理实施办法立卷归档。

表格采用城建及交通部门统一下发的最新表格。

7、照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料

（1）工程建设中形成的照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。

从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。

（2）照片档案

①工程建设中形成的照片与底片一同放在专用的照片档案盒中保存。

②照片档案较多的可以单独排列序号。

③照片档案卷内目录：

包括照片题名、照片文字说明、照片编号。

④照片题名：

在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不应超过50个字。

⑤照片文字说明：

包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。

a.事由：

照片影像所反映事件、事物的情由；

b.时间：

事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

c.地点：

被摄物所在的具体地点；

d.人物：

照片影像上主要人物的姓名、身份；

e.背景：

对提示照片影像主题具有一定作用的背景；

f.摄影者：

照片的拍摄单位和拍摄人。

⑥照片编号：

包括照片号、底片号和参见号

a.照片号：

案卷内照片的顺序号；

b.底片号：

案卷内底片的顺序号（应与照片的档号保持一致），用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处；

c.参见号：

是与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

⑦卷脊内容要与卷内目录内容相同。

（3）录音带、录像带、磁带（软盘、光盘）等归档的磁性载体文件

①必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测运转正常的，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

②归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。

a.磁带（软盘、光盘）的套、盒上需标注带（盘）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识；

b.录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识；

c.录音带盒上需标注带编号，档号，讲话人姓名、职务，主要内容和录制日期，密级，讲话时间等。

（4）照片、录音带、录像带、磁带（软盘、光盘）日期写法规定：

如2006年1月31日应写成20060131。

8、购进设备图纸、文件的整理方法：

设备购进时所带的图纸、文件已经成本成册装订好的只要符合牢固、整齐要求，可不必重新拆开装订，但必须编上档案号，补写案卷题名、卷内目录和备考表。

外文部分要将题名翻译成中文，常用的部分应全文翻译。

若保管单位内没有编页号的要补编页号。

9、工程建设中形成的财务往来凭证、账簿、财务报告等按会计档案管理办法立卷归档，由于其不可复印，这套资料交由建设单位保管，其他如财务决算、审计报告等可复印的三个保管单位均应存档。

10、卷内文件材料排列顺序：

（1）管理性文件按问题、重要程度及时间排列；

（2）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明及时间顺序排列；

（3）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等顺序排列；

（4）竣工图按单位工程、分部工程和专业、图号排列；

（5）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；

（6）对于有密切联系的文件，批复、批示在前，请示、报告在后；

正文在前，附件在后；

结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）案卷要求：

1、一般卷内文件装订成一册为一本案卷。

2、案卷应由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成，其格式应统一，每卷内容排列顺序为：

案卷封面——卷内目录——文件——备考表。

3、案卷封面和卷脊：

（1）案卷题名：

包括工程建设项目的名称（松花江大顶子山航电枢纽工程项目）、单位工程、分部（分项）工程名称及具体文件名称。

题名应能准确反映出案卷的基本内容，工程项目名称必须完整填写，不得使用简称。

此外，如一盒内保管几本（册）案卷时，卷盒外的案卷题名只写案卷档号的起号至止号即可。

（2）立卷单位：

是指案卷形成单位。

指挥部形成的案卷，编制单位就是松花江大顶子山航电枢纽工程建设指挥部；

施工、监理单位形成的案卷，编制单位就是×

×

单位。

单位名称必须使用全称，不得使用简称。

（3）起止日期：

是指案卷形成时的日期。

（4）保管期限：

填写其划定的保管期限。

保管期限填写方法参见附件3《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》。