门店档案管理暂行办法Word文件下载.docx

门店档案管理暂行办法Word文件下载.docx

《门店档案管理暂行办法Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《门店档案管理暂行办法Word文件下载.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

（一）门店店主作为门店负责人，可担任或授权门店员工担任门店档案保管人，负责收集管理门店档案。

每项档案需门店店主签字确认后归档。

文件的承办人员应保证其完整性（公文上的附件一律不准抽存）。

流程办理结束后需立即归档，店员若工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，并由门店店主在交接单中签字确认。

（二）归档范围：

1.门店筹备期间的商业企划书、选址计划、门店租赁协议、各种执照的复印件、代理合同、服务手册、装修合同、办公设施设备的领用记录等；

2.门店印章审批、刻制、使用、报废、销毁的审批文件及相关材料；

3.门店经营期间的各项办公设施设备的报修记录、EA运营支持人员的巡店记录（门店留存页）、门店开展公关宣传的相关资料、与销售公司及财险公司来往的文件、客户资料、会议记录、报表等涉及经营业务方面的各项有存办价值的资料；

4.店内员工的任职、工资、福利方面的材料；

5.记录门店重大事件的相关材料（例：

大型社区活动、大客户签单会议等）；

6.其他有留存价值的材料。

（三）立卷归档要求：

1.遵循文件的形成规律及特点，保持文件之间的有机联系，区别不同类型的文件进行系统的排列，便于保管和利用；

2.立卷方法:

按“保管期限一年度一机构”特征立卷。

3.归档材料的种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件分别订在一起，不得分开；

若涉及声像类归档的需注明事件名称及时间等，并与文件档案一一对应；

4.文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料;

5.不同年度的文件不得放在一起立案，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

6.卷内排列:

包括件与件的排列、每份文件内不同稿本的排列。

件与件的排列:

依据分类方案，按事由结合时间、重要程度排列;

7.归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、粘补或其他任何技术处理。

存档文档为易褪色的材料如热感纸传真文件，必须复印一份后将复印件与原件一并存档;

8.归档文件应按分类原则和排列顺序逐一编写件号;

9.归档文件应根据分类和文件序号编制归档文件目录;

10.每一案卷要填写归档文件目录封面（附件1），封面标明组织机构名称或类别、案卷所属年度、保管期限、卷内文件起止件号或页数，填写案卷目录，要用耐久性的字迹材料书写或打印，字体工整，标点符号清楚；

11.归档文件必须经过系统整理，准确分类，按照《档案保管期限表》设定合理的保管期限。

12.每一案卷要填写卷内备考表（附表2）,说明有关本卷的情况及立卷人和检查人姓名、立卷时间，以示负责。

（四）档案的保管：

门店档案需保管于档案装具中，存放处要符合防盗、防光、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防鼠等“八防”措施，配备相应安全防火设备。

档案管理要不断采用新的技术设备，逐步电子化管理。

（五）档案管理的监督

所属门店的运营支持专员需在每次巡店时，对门店的档案管理进行监督，并将检查结果填写到巡店记录中。

（六）档案的利用：

1.档案只有EA门店员工及销售公司、财险公司相关人员才可以借阅，借阅时须填写《档案借阅单》，EA店主及负责该门店的运营支持专员签字后才可借阅；

2.档案借阅的最长期限不超过两周；

对借出去的档案，门店档案保管人要定期催还，发现丢失、损坏、逾期未还需报告至EA店主和负责该门店的运营支持专员；

3.必须严格保密，不准泄露档案内容；

4.必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等；

5.借出期间不准私自转借、专人专用，不准带入公共场所；

6.若门店转让或结业，档案需全部完整的转交给与华泰保险销售公司，由EA店主及负责该门店的运营支持专员填写《交接单》，并须销售公司负责人签字。

（七）档案的销毁

1.档案的销毁工作，应在销售分公司负责人的主持下，成立档案销毁小组，销毁工作应在该小组的组织下进行；

2.各类档案的保管期限，应严格按照《档案保管期限表》执行。

应由鉴定、销毁小组进行鉴定，准确的判断档案的存、毁；

3.对确属失去保存价值的档案，要登记造册并分别经过销售公司当地负责人批准后，由两人以上在指定地点监销，在目录中注销，并将销毁档案清册另行保管。

（八）罚则：

1.将档案据为已有、不按要求归档的人员，予以通报批评并限期改正；

2.损毁、丢失、涂改、伪造档案、明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成档案损失的人员，予以警告处分并责令其赔偿损失；

3.任何个人未经许可向无关人员泄露和公布档案内容的，视情节轻重，给予通报批评、警告处分，给财险公司、销售公司造成经济损失的，还应依照国家有关法律追究其法律责任；

4.擅自出卖或转让档案，造成财险公司、销售公司重大损失的人员，除予以公司规定处罚外，还应依照国家有关法律追究其法律责任；

5.档案管理人员玩忽职守造成档案损失，视严重程度给予通报批评、警告处分等处罚；

6.以上违规行为中，有运营支持专员未严格履行档案监管责任的原因，负责该门店的运营支持专员须承担连带责任，按照公司相关管理规定进行处罚，并计入年度KPI考核。

四、附则

（一）本《管理办法》由销售公司负责解释。

（二）本《管理办法》自下发之日起实施。

附件：

1.《归档文件目录封面》

2.《备考表》

3.《档案借阅单》

4.《档案交接单》

5.《各类档案卷类目录》

6.《档案保管期限表》

附件1：

归档文件目录封面

归档文件目录

*年度

*保管期限

*门店名称

*起止件号

附件2:

备考表

门店名称

类目名称

案卷名

案卷文件份数

情况说明：

立卷人：

检查人：

年月日

年月日

附件3:

档案借阅单

借阅人

接阅时间

借阅内容

借阅数量

卷/册

特殊说明

门店档案负责人

运营支持专员

附件4:

档案交接单

移交人

移交时间

移交内容

归档数量

卷/册

移交档案门店负责人

接收档案运营支持专员

销售公司负责人

附件5:

附件6

档案保管期限表

一、商业企划书、选址计划、门店租赁协议、各种执照的复印件、代理合同、服务手册、装修合同、办公设施设备的领用记录等；

永久

二、门店印章审批、刻制、使用、报废、销毁的审批文件及相关材料；

三、门店经营期间的各项办公设施设备的报修记录、EA运营支持人员的巡店记录（门店留存页）、门店开展公关宣传的相关资料、与销售公司及财险公司来往的文件、客户资料、会议记录、报表等涉及经营业务方面的各项有存档价值的资料；

10年

四、店内员工的任职、工资、福利方面的材料；

五、记录门店重大事件的相关材料（例：

15年

六、其他有留存价值的材料留存时间，参看销售公司《档案管理办法》附件6《档案保管期限表》