贵州鲁能矿业有限公司煤矿档案管理制度.doc

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贵州鲁能矿业有限公司鲁能煤矿生产技术

资料档案管理制度

为进一步加强我矿生产技术资料档案管理，实现档案管理规范化、科学化，更好地为我矿技术管理及安全生产服务，根据有关档案管理工作的要求，经研究特制定生产技术资料档案管理制度。

档案管理制度

一、档案管理坚持“集中统一，综合管理”的原则，做到统一领导，统一制度，统一管理。

二、按照《档案法》的规定加强档案管理，做到按时归档立卷，分类存放，编目规范，排架合理。

三、档案库房要定期清扫，保持整洁，库房内不准吸烟、存放易燃品及杂物。

四、非本技术科人员未经许可，不得进入档案库房。

档案管理人员离开时，应将库房门窗、橱柜关好，以防意外。

五、档案库房要达到“八防”要求，确保档案资料的绝对安全，做到万无一失。

六、规范档案借（查）阅程序，严格履行登记手续，做到“手续完备，程序规序，有据可查”。

七、对保管的档案应经常进行检查、核对。

如发现档案损坏、缺少张页或丢失案卷，必须及时向分管领导报告，并积极采取措施，进行追查、补救。

八、销毁超过保管期限的档案必须坚持“保存从宽，销毁从严”的原则，销毁前要编制销毁清册（一式两份），报经分管领导批准后方可销毁。

销毁时，要坚持二人监销，防止档案遗失和泄密。

九、档案管理人员必须严格遵守有关保密制度，保持高度的政治警惕性，不得向外泄漏档案内容，不得随意将档案带出室外。

十、档案管理人员调动工作时，要严格履行档案交接手续，在离职前必须将保管的档案数量、状况向接管人员交代清楚。

档案员岗位责任制

一、努力学习贯彻党的各项方针政策，政治上同党保持高度一致，做到思想端正，政治坚定，服从领导，听从指挥，积极主动地做好档案工作。

二、认真学习专业知识及各项档案管理规章制度，做到素质强，业务硬，满足工作岗位需求。

三、及时收集档案，做好案卷整理，实行科学管理，分类存放，做到分类标准，编目规范，排架合理，查找迅速方便。

四、坚持档案借（查）阅审批、登记手续，不断规范档案借（查）阅程序。

五、严守党和国家的机密，提高政治警惕性，确保档案资料的绝对安全。

六、严格遵守各项规章制度，定期进行案卷质量检查，不断改进保管条件，逐步提高案卷质量。

七、严守工作岗位，不得擅离职守，遵守上下班时间，严格请销假制度。

每日下班前关好门窗，确保安全。

八、搞好库房管理，保持室内清洁，达到“八防”标准。

档案借（查）阅制度

一、因工作需要借（查）阅技术科档案的，可到技术科登记查阅，查阅前必须经分管领导批准后，方可借（查）阅。

二、借（查）阅档案，必须填写《借（查）阅档案登记簿》。

三、借（查）阅档案应在技术科进行，严禁私自带出。

如确需摘抄、复制、借出档案，须经分管领导签字批准。

四、查阅人应爱护档案，不准圈划、涂改、剪裁、损坏档案，借（查）阅后放回原处。

五、归还档案时，技术科人员应认真检查档案有无缺页或损坏，对核查无误的应在登记簿上予以注销。

发现有缺页或损坏的，应及时报告分管档案工作领导进行处理。

六、经分管档案工作领导批准的《借（查）阅档案申请单》只限一次有效，如需再查，应按规定重新办理审批手续。

档案收集制度

一、遵照《档案法》“统一领导，分级管理”的原则和有关收集档案范围的规定，结合矿工作实际，接收和征集具有保存价值的各种档案资料。

二、定期接收技术科各部门移交的档案。

三、收集与技术科工作有关的资料。

四、收集档案要坚持平时收集与阶段性收集相结合，保证档案资料的完整、齐全。

重大活动，重要会议要跟踪收集，

五、接收档案要保证质量，立卷、编目、抄写均应符合有关规定。

六、接收和移出档案手续必须完备，交代清楚，签字盖章，长期保存。

档案资料统计制度

为加强档案资料的统计工作，准确掌握矿所存档案资料的情况和具体数据，以利于档案资料的提供利用，特制定本制度。

一、档案资料管理人员，必须正确认识档案资料统计工作的重要性，坚持原则，实事求是，以科学的态度和方法认真做好档案资料的统计工作。

二、档案资料的统计，包括对档案、资料的收进和移出、保管数量、销毁数量、利用情况以及档案管理各方面的基础情况，及时准确地进行统计。

三、统计工作以原始记录为依据，分门别类，按规定的统一表格认真填写，做到帐物相符。

四、各项档案要定期统计，每年年终进行一次，按照统一规定和要求，向上级档案业务管理机关抄送和报送统计报表。

档案库房管理制度

一、根据档案集中统一管理的原则，各种类型的档案实行综合管理，不得分散和私自保存，钥匙要妥善保管，不准随身携带。

二、库房门窗要求坚固，空气流畅，保持清洁卫生，防止库房过高的温湿度（做好温湿度记录），防止有害气体和微生物，以避免档案的潮湿、发霉、生虫、鼠咬和纸张变脆、磨损、字迹模糊等。

三、加强档案的科学管理，做到库房、橱框、案卷规格、排列、编号统一化，存放条理化，排列系统化，保管科学化。

四、经常或定期检查档案的保管使用，对毁损或变质的档案要及时修补复制，发现可疑情况、意外事故立即向领导报告。

五、技术科内不准吸烟，严禁存放易燃、易爆物品和食物。

六、非档案人员不得擅自进入库房，若需要时，经档案管理人员同意并陪同下，方可入室。

七、每次下班要注意切断电源，关好门窗，严防有人破坏和各种事故的发生。

八、档案设备注意保养和维修，铁橱要定期上油打蜡。

档案保密制度

一、档案是党和国家的宝贵财富，是关系到国家安全和利益的大事，要妥善保管，严格遵守规定的保密守则。

二、接收、移出的档案、资料和收到、发出的文件，要严格交接、登记手续。

三、档案库房是保存档案的重要场所，非工作人员不准入内，外来人员参观，应经分管领导批准。

四、借（查）阅档案，应严格履行规定的手续，未经批准不准擅自摘抄、复制和借出。

五、非经领导批准，不得私自扩大借（查）范围。

六、查阅人事或其它机密档案，应经分管领导批准。

七、对批准销毁的文件、资料、档案要安全处理，由二人监销，防止档案遗失和泄密。

八、档案人员应严格遵守《档案法》、《保密法》的有关规定，做好档案的保密工作，违反者视情节给予纪律处分或承担法律责任。

档案鉴定、销毁制度

一、由矿分管领导、技术科负责人和专兼职档案员组成档案鉴定小组，负责档案鉴定工作。

二、鉴定档案保存价值，应遵循全面、历史和发展的原则。

三、鉴定保管过期的档案，要以档案管理期限为依据，针对各类文件资料的价值进行认真地分析鉴别。

四、经鉴定认为无继续保存价值的档案，销毁前要编制档案销毁清册，提出销毁报告，经分管领导批准后销毁。

五、销毁档案要坚持“复本从宽，孤本从严，技术科文从宽，外单位文从严”的原则。

六、对销毁的档案要注意保密，不准向废品收购部门或私人出卖或改为他用。

七、销毁档案要在指定的地点进行。

八、对批准销毁的档案，要指定专人负责，由两人监销，监销人要在销毁清册上签字盖章、存入档案。

档案设备维护使用制度

一、档案设备由技术科专人管理，专人使用，其他人员须经分管领导批准后方可使用。

二、一切电器设备保持正常运行，杜绝短路等现象发生。

三、每天应对库房进行清洁工作，保持库房的清洁卫生。

四、每周三为设备维护日，对档案橱具等清擦一遍，对所使用工具进行检查保养，发现问题及时维修，保证处于正常的工作状态。

档案库房消防安全制度

一、档案管理人员，要严格执行岗位责任制，熟悉库房各部位的情况，认真学习消防文件，明确防火意义，会用灭火器材。

二、非本室工作人员不经允许，严禁进入库房。

三、库房内、阅览室、整理室不准吸烟，不准存放易燃，易爆品。

四、加强对用电设施、器材的管理，发现不安全因素及时采取措施。

五、定期检查消防器材，发现问题及时检修或更换，使之始终处于完好状态。

六、时刻提高警惕，一旦发生火情，首先切断电源，并立即组织人员补救。

现代化设备的管理使用制度

一、微机、防磁柜、空调机和去湿机要明确专人管理，管理人员要爱护机器，确保机器的正常工作。

二、未经领导和有关技术人员同意，不得随意使用机器，如出现事故，矿将从严处理。

三、微机不得随意使用外来磁盘，如出现事故，追究当事人责任。

四、工作后要做到及时关机，注意防火。

五、每天下班前，管理人员要检查所有机器设备是否关闭。

档案管理现代化制度

档案管理现代化是档案管理的发展方向，档案管理纳入矿办公自动化程序是现代化管理的客观要求。

加大投入，强化培训、注重网络、全面开发，使电脑网络化、管理现代化、办公自动化、业务档案化的管理体系。

一、实施档案、打字、统计、业务分析的电脑网络、一体化建设。

二、加强培训、搞好开发，提高现代化的操作技能。

三、利用档案最新、最准、最快的信息，及时向领导汇报，为决策服务。

四、实现与档案的电脑联网，构建“大档案”的体系，更好地为矿井经济发展服务。

特殊载体档案管理制度

一、特殊载体档案指在照片、录音、录像、磁盘、光盘等载体形式上能够反映历史面貌，重大职能活动和重要业务活动的历史记录。

二、特殊载体档案，由矿综合技术科集中统一管理，以保证其完整性、系统性，应于形成后半个月内，由经办人按归档要求向技术科移交。

三、配备防磁柜、空调、吸尘器、去湿机等主要的保护设备，保持温度14~24度，相对温度45~65。

避免接近带有磁性的物体，防止灰尘，特别注意汗渍污染底片。

四、定期对特殊载体档案进行检查，照片档案每两年检查一次，磁带光盘一年重绕一次，以释放磁带内部压力，对需要长久保存的，破损或变质的特殊载体档案要及时修补，复制或作其它技术处理。

五、重要的录音、录像、光盘档案要实行两套制保管。

重大活动档案登记制度

一、认真做好矿重大活动的资料收集、整理、登记及归档工作，登记范围包括各级领导来我矿检查、指导、召开有关会议、现场会、工作的决定、决议及规章等行政性发文。

二、重大活动的登记、资料收集、整理归档时间不过月。

三、每漏记一项重大活动，追究有关人员的责任。