秘书处管理办法.doc

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西安建筑科技大学校学生会秘书处管理办法

校学生会秘书处是我校学生会的日常事务处理部门，是校学生会的中枢神经，在校学生会中发挥着重要的桥梁纽带作用。

为了保证校学生会高效统一地开展工作，特制定秘书处管理办法如下：

一、办公室人员管理

1.例会管理。

每周一中午12：

15准时召开秘书处例会。

若需请假,应提前一天向秘书长或副秘书长申请。

无故不到会三次或三次以上者，视为自动退出校学生会。

2．值班管理。

秘书处人员必须按照值班表的安排按时到位值班。

若需请假，应于当日值班时间前一天告知值班负责人，也可私下与秘书处其他人员调换值班时间。

无故三次或三次以上不值班者，视为自动退出校学生会。

如有时间上的冲突，应及时告知值班安排负责人，负责人应及时做出调整；若不及时告知负责人，出现无故不到班的情况，由当事人自己负责。

3．由专人负责例会到会及每周值班情况的统计，并将统计结果和存在问题于例会时公布。

4．会议记录由专人负责安排，并由负责人做出详细的记录员名单及其所记录的会议名称。

记录员要在会议开始前15分钟到达开会现场，做好准备工作。

会间，要按要求认真做好会议记录。

若有疑问，应及时询问负责人并进行补充和修改。

二、办公室财务管理

1．桌椅管理。

办公室值班人员负责自己值班时间桌椅的清点工作。

出借桌椅时，应由借入单位负责人开出借据。

（借据内容包括：

桌椅数量，借入单位名称，负责人姓名及联系方式，借出人姓名，借出日期，学生会盖章）按时归还后，在双方当事人在场的情况下，由我方负责验收；确认无误后，撕毁借据。

若借入单位负责人不在场时发现桌椅有损坏，不得追究借入单位负责人的责任。

2．电器管理。

校学生会电脑、电话、热水器等电器属公有财产，值班人员在使用时应爱护珍惜，在未经秘书长或副秘书长同意不得私自使用或借与他人。

如发现上述物品有所损坏，应及时上报并说明原因，否则，当时值班人员应负全部责任。

3．公章管理。

校学生会公章由秘书长负责保管，未经主席或秘书长的同意，不得随便盖章或者外借。

4．其它资源管理（包括纸张和书籍）。

应尽量减少对新纸张的使用。

打草稿、随手记录电话号码或通知等，可使用已用过纸张的背面。

书籍不可随便外借。

三、办公室资料管理

1．办公室资料属校学生会的重要文件，应置于资料专柜中，由专人负责整理及清点工作。

2．资料要分门别类，按所属文件夹存放。

每份文件至少要有五份作为备用。

3．每周要对文件进行一次清点，按

（2）的要求进行整理。

4．资料未经秘书长同意不得外借。

四、办公室卫生管理

1．每日值班人员要负责当天当时段办公室卫生的打扫工作。

包括桌椅的擦洗和摆放、资料桌的整理、地面的清洁。

2．在常委例会部长例会开始之前，当时值班人员应根据与会人数布置会场内的桌椅，并要保证地面干净整洁。

五、附则

1．该办法于2005年11月28日起开始施行。

2．所有秘书处人员要按照本<<办法>>规定开展工作。

不得违反。

3．<<办法>>的最终解释权归秘书处。

校学生会秘书处

2005-11-27