秘书学概论11会议组织PPT文件格式下载.ppt
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nn四、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会四、领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集。
你将如何去做？
议结束前文件资料的收集。
2022/11/59第十一章会议组织情景题操作训练情景题操作训练n五、总经理外出参加一次交谊活动，按五、总经理外出参加一次交谊活动，按要求草拟一份活动安排方案。
要求草拟一份活动安排方案。
n六、如果你校请一位科学家给全体师生六、如果你校请一位科学家给全体师生做一场学术报告，你认为应有哪些议程做一场学术报告，你认为应有哪些议程？
会场怎样确定？
需要哪些设备？
可以？
可以怎样布置？
试拟出你的简单方案。
怎样布置？
2022/11/510第十一章会议组织n一、答案要点：
一、答案要点：
n
（一）安排好会谈等有关事宜：
（一）安排好会谈等有关事宜：
n搞清楚来宾的情况和来意。
搞清楚来宾的情况和来意。
n根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。
根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程。
n安排领导会见来宾。
安排领导会见来宾。
n安排双方商谈。
安排双方商谈。
n安排来宾考察、参观。
安排来宾考察、参观。
n做好做好安全安全保卫工作。
保卫工作。
n准备好送给来宾的纪念品。
准备好送给来宾的纪念品。
n准备好新闻报道工作。
准备好新闻报道工作。
n
（二）安排好生活接待工作：
（二）安排好生活接待工作：
n安排好食与宿。
安排好食与宿。
n安排好车辆使用。
安排好车辆使用。
n办好返程车、船、机票预定工作。
办好返程车、船、机票预定工作。
n安排好就医保健工作。
安排好就医保健工作。
n安排好来宾业余活动。
安排好来宾业余活动。
2022/11/511第十一章会议组织n二、答案要点：
二、答案要点：
n礼貌地与通话人说：
礼貌地与通话人说：
“请稍等请稍等”，用手盖住送，用手盖住送话器，热情欢迎来访者，请客人坐下稍候。
话器，热情欢迎来访者，请客人坐下稍候。
n尽快与通话人结束电话，记录好电话内容。
尽快与通话人结束电话，记录好电话内容。
n请客人再稍候，马上去总经理办公室迅速处理请客人再稍候，马上去总经理办公室迅速处理好急件。
好急件。
n办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。
办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。
n礼貌地送走客人。
礼貌地送走客人。
n整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后，向领导者汇报。
和来访者意见后，向领导者汇报。
2022/11/512第十一章会议组织n三、答案要点：
三、答案要点：
n意见应包括：
选择大小适中的会议厅、布局意见应包括：
选择大小适中的会议厅、布局形式选择形式选择“而而”字型、倒字型、倒“山山”字型或半圆字型或半圆型，会场装饰要讲求艺术性；
型，会场装饰要讲求艺术性；
n会场用品包括文具用品与饮品；
会场用品包括文具用品与饮品；
n会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；
会场的音像、音响、灯光、空调等设备使用；
n薄式签到或卡片签到；
薄式签到或卡片签到；
n标识座次；
标识座次；
n食宿、娱乐活动安排。
食宿、娱乐活动安排。
2022/11/513第十一章会议组织n四、答案要点：
四、答案要点：
n
（一）分发文件包括会前未发的文件和会议期间所
（一）分发文件包括会前未发的文件和会议期间所产生并使用的文件；
产生并使用的文件；
n要进行编号、履行登记手续和分装，保密文件要注要进行编号、履行登记手续和分装，保密文件要注明密级，征求意见稿或保密文件需退回的应付上清明密级，征求意见稿或保密文件需退回的应付上清退目录或清退说明；
退目录或清退说明；
n要求及时分发，尤其是会议简报，会议临时产生的要求及时分发，尤其是会议简报，会议临时产生的讨论稿等文件也应及时分发；
讨论稿等文件也应及时分发；
n注意分发不能出现漏装或重装的情况。
注意分发不能出现漏装或重装的情况。
n
（二）收集的八个范围的文件；
三个方面的渠道；
（二）收集的八个范围的文件；
四种方法；
四条要求；
注意收集后清退、立卷和归四种方法；
注意收集后清退、立卷和归档工作。
档工作。
2022/11/514第十一章会议组织n五、答案要点：
五、答案要点：
n
（一）详细活动计划要包括时间、地
（一）详细活动计划要包括时间、地点、参加人的范围、人数等项；
活动点、参加人的范围、人数等项；
活动前与活动中的具体安排；
前与活动中的具体安排；
n
（二）注意协调。
（二）注意协调。
2022/11/515第十一章会议组织n六、答案要点：
六、答案要点：
n简单方案举例：
简单方案举例：
n
（一）议程：
可以安排
（一）议程：
可以安排n校领导（主持人）致辞欢迎，介绍科学家情况；
校领导（主持人）致辞欢迎，介绍科学家情况；
n科学家做报告；
科学家做报告；
师生提问交流（限时）；
n校领导（主持人）致辞感谢；
校领导（主持人）致辞感谢；
欢送科学家离场；
n散会。
散会。
n
（二）会场安排：
在校大礼堂
（二）会场安排：
在校大礼堂n（三）设备需要：
音响设备，投影设备，黑板粉笔等。
（三）设备需要：
n（四）会场布置：
横幅写（四）会场布置：
横幅写“欢迎欢迎科学家来我校做学科学家来我校做学术报告术报告”或或“科学家学术报告会科学家学术报告会”；
主席台上设；
主席台上设发言席，并放置需要的设备；
听众席前排安排领导和教发言席，并放置需要的设备；
听众席前排安排领导和教师就坐，学生按班级安排就坐。
师就坐，学生按班级安排就坐。
2022/11/516第十一章会议组织情景题练习情景题练习n一、某公司总裁将来我公司就技术合作事项一、某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈，请制定接待方案。
进行商谈，请制定接待方案。
n二、公司要召开经理办公会议，由秘书负责二、公司要召开经理办公会议，由秘书负责会议文件的准备，秘书应做好哪些工作？
会议文件的准备，秘书应做好哪些工作？
n三、公司召开科技研讨会议，三、公司召开科技研讨会议，会议结束后，会议结束后，由秘书负责会议文件和资料的收集工作。
请由秘书负责会议文件和资料的收集工作。
请写出需要收集的文件及资料的范围。
写出需要收集的文件及资料的范围。
2022/11/517第十一章会议组织情景题练习情景题练习n四、某公司要召开一次新闻发布会，作为四、某公司要召开一次新闻发布会，作为秘书应该如何准备会议用品？
秘书应该如何准备会议用品？
n五、五、一家超市要举行开业庆典，请写出庆一家超市要举行开业庆典，请写出庆典开幕式的操作程序。
典开幕式的操作程序。
n六、某公司六、某公司要召开一次大型会议，会期时要召开一次大型会议，会期时间为间为3天，需要安排与会人员的吃、住、行天，需要安排与会人员的吃、住、行及娱乐活动，请拟制一份后勤保障方案。
及娱乐活动，请拟制一份后勤保障方案。
2022/11/518第十一章会议组织情景题练习情景题练习n七、两家公司要进行商务会谈，双方代表各七、两家公司要进行商务会谈，双方代表各15人，请对会场进行布局。
人，请对会场进行布局。
n八、在会议期间，秘书人员要负责会议文件、八、在会议期间，秘书人员要负责会议文件、资料的分发，在分发文件时，需要注意哪些资料的分发，在分发文件时，需要注意哪些方面的问题？
方面的问题？
2022/11/519第十一章会议组织情景题练习情景题练习n九、秘书人员在会议召开时，需要负责九、秘书人员在会议召开时，需要负责会议文件工作，请你以自己的认识和了会议文件工作，请你以自己的认识和了解谈谈需要做解谈谈需要做哪些方面的工作。
哪些方面的工作。
n十、公司召开小型座谈会，会议结束后，十、公司召开小型座谈会，会议结束后，要求秘书人员做好会议文件的收集工作。
要求秘书人员做好会议文件的收集工作。
请列出收集的渠道和方法。
2022/11/520第十一章会议组织一、答案要点：
（一）安排和来宾的有关工作事宜。
如：
1、查清来宾的基本情况和来意。
、查清来宾的基本情况和来意。
2、根据来宾意图和公司实际情况安排日程。
、根据来宾意图和公司实际情况安排日程。
3、安排领导会见来宾。
、安排领导会见来宾。
4、安排好双方商谈的会议室。
、安排好双方商谈的会议室。
5、做好安全和保密工作，以及礼品、纪念品的、做好安全和保密工作，以及礼品、纪念品的准备工作。
准备工作。
（二）安排好生活接待工作。
如食宿安排及车辆
（二）安排好生活接待工作。
如食宿安排及车辆使用安排等。
使用安排等。
（三）安排好来宾业余活动（三）安排好来宾业余活动。
2022/11/521第十一章会议组织二、答案要点：
（一）确定议题
（一）确定议题
（二）做好会议文件的印制或复制工作。
包括：
（二）做好会议文件的印制或复制工作。
会议程序性文件、中心文件、指导性文件、参考会议程序性文件、中心文件、指导性文件、参考性文件、管理性文件。
性文件、管理性文件。
（三）认真校对会议文件。
（四）做好会议文件的分发工作，（四）做好
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