档案工作管理制度.doc
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档案管理制度
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在经济工作中的作用,为公司积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,结合公司的实际情况,制定本办法。
第二条本办法所称的档案是指公司从事房地产开发、商务运营等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条公司档案是基础管理工作的组成部分,对提高工作效率和质量具有重要作用。
第四条公司档案工作实行统一管理的原则。
在工作活动中形成的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案、电子文本、实物档案均有总裁办统一管理。
第五条加强档案工作的科学管理,建立健全各项规章制度,把档案工作列入工作计划,列入有关人员职责范围和岗位责任制中,并定期检查、考核、保证档案工作的规范性、系统性和延续性。
第二章档案工作机构和任务
第六条公司总裁是档案管理部门,负责指导、监督、检查各业务部门的档案管理工作;其他部门指定专人负责本部门形成的业务材料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。
第七条档案管理部门的职责:
(一)宣传贯彻《档案法》及相关规定,提高员工的档案意识及档案工作管理水平。
(二)负责制定档案管理工作各项办法、规章制度。
(三)负责管理公司不同门类、不同载体的全部档案和公司经营活动中有关的内部资料,做好档案、资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索工作。
(四)督促和指导各部门做好文件资料的整理归档工作。
(五)贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案和资料的安全。
第八条专兼职档案工作人员要坚持党的路线,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研档案管理基本理论和房地产业务知识,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作的顺利进行。
第三章归档范围
第九条档案的种类
(一)法规性文件。
包括上级颁发、需公司执行的,或由公司制定的各种标准、规章制度等。
(二)企业的重大决议。
包括由公司办公会及其相关的行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
(三)计划性文件。
包括公司发展规划、开发经营计划、财务计划等。
(四)总结性文件。
包括公司年度和月度工作总结、部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
(五)批示性文件。
包括公司的各类批复、月度重点工作等。
(六)凭证性文件材料。
包括公司各部门上报的在经营活动中形成的原始记录和凭证,如:
财产状况、房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
(七)证件性文书资料。
包括法人营业执照、土地使用证、土地许可证、房屋产权证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
(八)汇报性文书资料。
包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
(九)人力资源资料。
包括公司各部门的人员任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
(十)声像制品资料。
包括公司及各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如:
照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
(十一)题赠性资料。
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
(十二)技术性资料。
包括各类项目前期的可研报告、策划报告、项目规划图纸、施工图纸、文件资料;建设过程中形成的竣工工程图纸、竣工资料、临时资料等。
第四章文件资料的整理、归档
第十条公司总裁办负责制定各种门类、各种档案的载体分类方案,其他部门应严格按照归档与不归档的范围,将在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料,收集齐全,分类整理、立卷归档,集中统一管理,任何部门和个人都不得将应归档的文件资料据为己有。
(一)各部门应在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,移交档案室归档。
(二)归档文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须齐全。
(三)立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件之间的密切联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
(四)立卷应以部门为主,结合文件形成特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
(五)立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
(六)立卷归档后,发现需立卷补充的文件资料,可按立卷原则进行插卷,使其保持文件资料的完整性。
(七)文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
(八)各种实物档案(奖品、奖杯、奖章、锦旗、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
(九)声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十一条档案质量总的要求是:
遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
(一)立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁的拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固、无任何金属物、填写备考表,注明保管期限。
(二)填写案卷一律用碳素黑墨水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
第十二条对公司全宗档案应依据档案的来源、产生时间、内容和形式的不同进行科学分类。
文书档案按年度—保管期限—组织机构分类法进行分类;
工程档案按项目进行分类;
声像档案按年度—载体形式进行分类;
实物档案按年度—载体形式进行分类;
会计档案按年度—名称进行分类。
第十三条文书档案、工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三类;会计档案保管期限分为永久、定期两类(定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十年五类);声像档案、实物档案保管的期限分为永久、定期两类。
第十四条移交接收要求:
(一)文书档案由总裁办按照归档要求,将上一年度形成的文件材料进行分类、整理、并于六月底前归档。
(二)当年形成的会计档案,在会计年终了后,暂由财力资源部保管两年,期满后由财力资源部编制移交清册,向总裁办移交。
(三)工程档案应由相关部门专业人员在工程竣工三个月后,整理立卷登记造册移交总裁办。
第五章档案的借阅
第十五条档案主要供本企业利用,一般不外借。
如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
(一)各部门工作人员在办理档案借阅手续后,可直接查阅本部门业务范围的档案资料。
如需查阅非本部门的重要文件和密级档案,须经总裁办或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
(二)档案的借阅者应负责档案的完整和安全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
(三)对珍贵的或易损的档案,应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。
如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
(四)必要时,总裁办应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖公章后才有效。
总裁办证明只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。
(五)档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况,可以做短期外借,最多为十天,但必须经领导批准并办理借阅手续。
第六章档案的管理
第十六条公司在工作活动中形成的全部档案为全部档案为一个全宗。
全宗内档案按不同门类、载体及不同保管期限分别系统排列。
案卷排列应统一,前后保持一致,不得任意改动。
第十七条采用科学的方法做好档案材料的保管工作,以确保档案材料的安全和最大限度地延长档案寿命。
档案材料如破损或字迹模糊,应及时进行修补或复制。
第十八条随着公司的发展,档案资料的增加,应根据保存资料的数量,设置必需的档案库房和柜架。
有条件时,做到档案库房、办公用房、阅档室三分开。
库房要坚固,并配有通风、防盗、防强光、防高温、放火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等设施。
档案库房温度要保持在14—24℃,相对湿度保存在45—60﹪。
第十九条档案库房应由专人负责管理,定期检查并做好统计工作。
第二十条总裁办应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定处理。
档案鉴定工作,应在总裁办负责人的主持下和有关部室组成鉴定小组共同进行。
基本要求是:
根据档案鉴定工作的原则,做到手续清楚。
第二十一条鉴定工作结束后,应提出档案鉴定工作报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经公司领导审批后,予以销毁。
第二十二条销毁档案时,必须严守保密制度,指定两人负责监销。
监销人在完成任务后,要在销毁清册上签字,并注明“已销毁”字样和销毁日期。
第二十三条临时机构形成的档案,在工作结束后,必须进行系统整理,移交。
第二十四条档案工作人员调动时,必须在离职前将所整理的档案数量和状况交代清楚,履行签字手续,办好交接工作。
第七章档案的利用
第二十五条档案工作人员要熟悉所保管的档案情况,主动了解本单位各项工作利用档案的需要,积极开展档案的编研、开发和综合利用工作,为各项工作服务。
第二十六条总裁办应严格档案的借阅手续,根据档案密级程度,确定不同的利用范围及审批手续,并对档案的收进、移出、保管、利用等建立登记和统计制度。
附则
第二十七条本办法由公司总裁办负责解释。
第二十八条本办法自印发之日起施行。