记者招待会流程Word文档格式.doc
《记者招待会流程Word文档格式.doc》由会员分享,可在线阅读,更多相关《记者招待会流程Word文档格式.doc(4页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
新闻发布会的由来
一位叫安妮·
罗亚尔的女记者总希望能单独采访一次当时的美国总统亚当斯,但每次提出要求都被白宫婉言拒绝。
后来,她得知总统常到附近的波多马克河去游泳,于是便在一天中午尾随走出白宫的总统来到河边。
当总统脱掉衣服跳入河里游泳时,她走过去,坐在总统脱下的衣服上,非要当场采访不可,总统只得回答他提出的要求。
罗亚尔走后,亚当斯越想越觉得这次被迫接受采访所答问题言不由衷,未尽其意,一旦公开会引起世人误解。
于是他回到白宫立即举行了名为“记者招待会”的新闻媒体见面会,向记者阐述和澄清了一些问题,避免了可能出现的不良后果。
“记者招待会”因此得名,且一直沿用至今。
二、举办记者招待会的条件
(1)企业有特别新闻需要向社会公众公布,通过记者招待会发表或解释。
(2)企业有重大轰动希望借机扩大影响,如某企业的纪念日或庆祝日。
(3)企业有希望记者临场观察的题材。
(4)企业有重大经济信息需要公布。
(5)企业有举办记者招待会的经济实力。
(6)企业有举办记者招待会的紧迫性要求,也就是说,乳沟不举行此会议,可能造成企业的重大损失,或失去扩大影响的机会。
礼仪操作
一、记者招待会前得准备工作
(一)确定会议的重要性和主题
即明确为什么要举办记者招待会,想要达到何种目的。
(二)确定会议的时间和地点
召开的时间应尽量避免节假日和有重大社会活动的日子,以免记者不能来参加(特殊情况除外。
如国庆记者招待会)。
选会议地点时主要应考虑能否给记者创造各种采访的条件,如录像和拍照的辅助灯光、视听辅助工具、幻灯片或电影的播放设备是否齐全,适合记者使用的桌椅、电话机、传真机是否齐备,以及交通是否便利、会场是否安静,等等。
总的来说,就是要符合交通便利、设施齐全、环境良好的原则。
(三)确定邀请的对象并发出请柬
根据会议的主题,有选择性的邀请有关的记者参加。
同时根据消息发布的范围来确定记者的覆盖面和级别,如考虑选择报纸、杂志、广播、电视等不同新闻媒体的记者。
邀请对象一旦确定,请柬应提前7天道10天送到,临近开会时还应打电话联系落实。
在公关工作中,细节是值得重视的。
所以,召开记者招待会前应注意再打电话核实一遍出席记者招待会的人数,以确保宣传效果。
案例6—1
中国第一家公关公司——环球公关公司,是新华社和世界著名的博雅公关公司合作成立的。
在环球公司举办的第一个新闻发布会上,员工们给记者发了邀请函后,博雅公司的代表还要求给中国第一家公关公司记者打电话,确认对方是否出席。
一开始,大家都颇不习惯,总觉得邀请函已发,来不来是人家的事,打电话去催多不好意思!
可博雅公司方面强调:
这是必不可少的工作程序。
(四)选定主持人和发言人
由于新闻记者的职业要求和习惯,他们大都会提出一些尖锐深刻甚至难以回答的问题。
这对会议的主持人和发言人提出了很高的要求。
主持人和发言人除要求具有较深的文化修养和专业水平外,还要思维敏捷、口齿伶俐。
主持人一般由企业公共关系部门的负责人来担任,发言人则应由企业的高级领导人来担任。
不论是主持人还是发言人,都是企业形象的化身,其外表形象的设计也应下一番工夫,服饰礼仪、言谈举止都应给人以礼貌真诚的感觉。
深圳市要求新闻发言人不说谎,不说正确但没有用的废话,即做到“五个要”:
一是要坦诚;
二是要主动;
三是要讲大局;
四是要有技巧;
五是要遵守发言人制度。
(五)要准备好发言稿和报道提纲,以及宣传辅助材料
根据会议的主题全面收集有关资料,针对记者可能提出的问题,提供准确、生动的发言稿供发言人参考,必要时还需准备一些与会议主题有关的图片、实物、影像、模型等辅助材料,同时还要写好报道提纲,在会上发给记者作为采访报道的参考。
需特别注意的是,会前应将会议主题、发言稿和报道提纲在组织内部通报一下,以防会上口径不一而引起猜疑和混乱。
(六)布置会场,安排好工作人员
要提前布置会场并调试各类器材。
人员安排也要提前做好计划。
(七)做好组织记者参观的工作
必要时要为记者创造实地采访、摄影、录像的机会,增强记者对会议的感性认识。
注意安排好接待、介绍工作。
(八)根据会议的规格和规模做出可行的经费预算
经费预算的项目一般包括场租费、会场布置费,应刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材等费用以及邮费、电话费、交通费等。
需要用餐时还应加上餐费。
(九)小型宴请的安排
必要时安排一些小型酒会、冷餐会或茶会,以密切联系。
(十)礼品准备
适当准备一些小纪念品、礼品,以扩大影响,加深友谊。
二、记者招待会中应注意的礼仪事项
(1)主持人应充分发挥主持和组织作用。
当会议冷场时,活跃会议气氛,引导记者踊跃提问;
当记者的提问离会议主题太远时,要善于巧妙地引向主题;
当会议出现紧张气氛时,能够及时调节缓和;
控制好会议时间而不能随意延长。
(2)对于发布的信息资料必须做到准确无误,若发现错误应及时以纠正。
对于不愿发布或透露的信息,因委婉地向记者做出解释,切忌吞吞吐吐。
案例6—2
环球公关公司曾代客户美国波特曼公司发布新闻。
事后《人民日报(海外版)》
的记者打电话询问:
会上宣布的该公司在上海某项目上的投资额是否准确?
这
下环球公司傻眼了,因为数字是美方提供的,还未来得及向国内有关部门核实,
一旦有误,就成了发布假消息。
于是环球公司赶紧派人去有关部门查询。
从此
以后,环球公司定下一条纪律:
凡外方投资项目,其各种字节一定要先向中方
核实后才能发布,以免被动。
环球公司的经验教训是适用于所有的新闻发布会,
也就是说,必须核实新闻,确保准确无误。
(3)不应随意打断记者的提问,也不应以各种动作、表情和言语对记者表示不满。
即使记者的提问带有很强的偏见或带有挑战性,也不能激动发怒,要表现出深厚的涵养,用冷静的态度和缓和的语言陈述事实,予以纠正和反驳。
遇到不友好的问题,应该冷静、礼貌、机智地阐述自己的看法。
(4)遇到回答不了的问题,不能简单地说“不清楚”、“不知道”、“无可奉告”,而采取灵活而又通情达理的办法给予回答,如告诉记者可到哪里获得答复和资料,以免引起记者的反感。
在回答记者的提问时,应尽量详细。
(5)对记者的提问要一视同仁,绝不能厚此薄彼。
三、记者招待会后的工作
(1)尽量整理出记者招待会的记录资料,对记者招待会的组织、布置、主持、回答等各方面工作的经验和不足做出评价和总结,并归档备查。
(2)收集到会记者发出的报道资料,并对这些报道内容及倾向进行归类分析。
通过分析来检查是否达到了记者招待会的预期目标、是否由于失误而造成谬误。
对于不利于组织的报道,则应采取行动说明真相,要求媒体更正。
对于检查出的问题要分析原因并设法弥补。
(3)收集到会记者及其他与会代表对记者招待会的反应,了解接待、议程安排等工作是否有欠妥和不当之处,并对照签到簿看哪些记者对该会作了报道,以作为以后举办同类会议的邀请名单的参考。
一召开记者招待会如何实施安排?
1、确定记者招待会的主题;
2、确定应邀记者的范围;
根据会议的主题,有选择性的邀请有关的记者参加。
3、选择恰当的时机;
召开的时间应尽量避免节假日和有重大社会活动的日子,以免记者不能来参加。
4、做好请柬的发放工作;
邀请对象一旦确定,请柬应提前7天道10天送到,临近开会时还应打电话联系落实。
5、确定会议主持人;
由于新闻记者的职业要求和习惯,他们大都会提出一些尖锐深刻甚至难以回答的问题。
因而,主持人一般由企业公共关系部门的负责人来担任。
6、准备充分的发言稿和报道提纲;
根据会议的主题全面收集有关资料,针对记者可能提出的问题,提供准确、生动的发言稿供发言人参考,写好报道提纲,在会上发给记者作为采访报道的参考。
7、精选会议工作人员;
8、布置会场;
9、准备好通讯设备;
10、策划好会议的程序;
二、试述电视在传播信息中的优势和弱势?
优势:
1、对象广泛。
广播电视传播不受受众文化程度的限制,不受发行渠道和其他自然与社会条件的影响,而是无远弗届,渗透性强。
2、时效性强。
广播电视传播与接收几乎是同时的,不必经过一系列的运输、发行环节,更重要的是可以现场实况直播,充分体现出现场事件发生发展、节目播出和受众收听收看这三个环节的共时同步。
3、丰富直观。
广播电视综合了各种艺术门类的表现手段,其传播内容丰富多彩、包罗万象;
广播电视视听传播直观形象,具有强烈的感染力。
劣势:
1、接受随意。
广播电视节目是按时间线性展开的,必须按照节目播出的时间顺序收听收看,不能自由选择。
2、转瞬即逝。
承载广播电视节目的无线电信号是转瞬即逝、过耳不留的,广播电视传播的内容是无法被读者反复琢磨,甚至留存为以后查阅之用。
4