总经办部门职能8724498960Word格式文档下载.doc

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十五、公司办公区域的管理。

十六、完成总裁或总经理交办的其他工作。

总经办组织机构

主任

主任助理

车队长

内勤主管

秘书（两人）

司机（两人）

内勤文员

档案管理员

外勤主办

行政助理

前台文员

清洁员

外勤文员

注：

1、本部门人员编制为11人，增加两人共13人，分别为档案管理员岗和行政助理岗；

2、其中秘书岗和司机岗为两人；

3、主任助理兼任内勤主管（目前）；

4、外勤主办兼任外勤文员（目前）。

岗位说明书

岗位名称：

主任定员：

1人所辖人数：

12人

所属部门：

总经办直接上级：

总裁助理

序号

项目要素

具体内容

1

工作概述

全面负责总经理办公室工作，处理相关外联事务

2

任

职

资

格

学历及专业要求

本科以上学历，企业管理及相关专业毕业

工作经验要求

三年以上大型企业行政管理相关工作经验，有大型零售业管理经验者为佳

执业、技术资格要求

能力要求

具有较高的组织、计划、协调、理解、判断能力；

具备较强创新能力、实施运作能力和社交能力

辅助技能

熟练的计算机操作技能；

C牌驾照

素质要求

具有良好的职业道德，坚持原则，秉公办事，保守秘密，工作勤奋，效忠公司，开拓进取

身体状况

良好

3

工作职责

（1）督促、检查各部门对公司办公会、总裁、总经理决定的贯彻执行。

（2）根据总裁、总经理指示，组织做好会务工作。

（3）组织起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告。

（4）组织办公用品的订购和管理工作，严格控制办公成本。

（5）编制、完善、执行公司各项行政制度。

（6）下达、指导、监督、检查本部门各项工作的完成情况。

（7）对本部门员工进行培训、考核、培养及工作鉴定。

（8）妥善安排公司办公间的分配，检查各部门文明办公情况。

（9）组织本部门的质量认证工作。

（10）按政府职能部门、社会团体等要求组织开展相应工作。

（11）组织接待外来检查。

（12）督促公司相关证照的办理和年审。

（13）组织做好来客接待和车辆使用、管理工作。

（14）协调公司各部门开展工作。

（15）按时完成公司领导交办的其他工作。

主任助理定员：

人

总经办直接上级：

总经办主任

协助总经办主任开展公司行政事务管理工作

大专以上学历，企业管理及相关专业毕业

二年以上大型企业行政管理或相关管理工作经验

具有较高组织、协调、理解、判断能力；

具有较强实施运作和社交能力

熟练的计算机操作技能

（1）协助总经办主任开展部门的日常事务管理工作。

（2）协助主任控制办公费用，定期对各项费用进行核查。

（3）分管公司的党、工、团工作。

（4）拟定公司各项行政管理制度。

（5）组织公司大型文体活动。

（6）总经办文件的起草；

各项文件的部门内部传阅。

（7）按政府职能部门、社会团体等要求开展公司的相应工作。

（8）协调好部门员工间的关系及本部门与其它部门的关系。

（9）收集、提交员工建议。

（10）员工宿舍的安排、管理。

（11）统计本部门的考勤。

（12）按时完成公司领导交办的工作。

行政助理定员：

1人所辖人数：

人

总经办直接上级：

协助总裁助理开展日常事务工作

本科以上学历，中文/文秘/行政管理相关专业毕业

二年以上大型企业文秘/行政工作经验

较强的公文写作、社交和沟通协调能力；

懂法律知识；

熟悉商业企业的规范运作

熟练的计算机操作技能、良好的英语口头表达能力

作风严谨，谦和谨慎，保守秘密，遵守职业道德，原则性强

（1）协助总裁助理做好日常事务工作。

（2）进行工程项目的资料收集，为领导决策提供信息。

（3）各类呈报总裁助理的文件资料、相关函电的处理及文书档案的管理。

（4）配合总裁助理进行相关对外事务的开展。

（5）部分文书、报告、合同等文字材料的起草、校核。

（6）法律事务办理的配合与跟进。

（7）按时完成部门领导交办的其它工作。

秘书定员：

2人所辖人数：

人

协助总裁、总经理处理日常行政事务性工作

大专以上学历，中文/文秘/行政管理相关专业毕业

一年以上文秘/行政工作经验

秘书资格证（中级以上）

较强的公文写作能力；

熟悉商业企业的规范运作；

具有较强的社交能力和协调能力

较强的英语口头表达能力

（1）合理安排总裁、总经理的日程，对重要事项及时予以提醒。

（2）协助做好会务工作（会议纪录/记要）。

（3）根据领导要求，起草文字材料。

（4）做好公司印鉴、证明信、介绍信的使用保管工作。

（5）做好总裁、总经理的来访接待工作。

（6）各类呈报总裁、总经理的文件资料的分类、传递。

（7）总裁、总经理相关函电的处理。

（8）总裁、总经理相关文件资料的管理。

（9）根据总裁、总经理指示对相关工作进行跟进和督办。

（10）按时完成总裁或总经理、总经办主任交办的其它工作。

外勤主管定员：

办公用品的采购管理、部分公司对外联络事务和后勤服务保障工作

大专以上学历，企业管理及中文等相关专业毕业

二年以上公司行政事务管理经验、熟悉政府部门办事程序

具有较强的协调能力、较高的办事效率、社交能力和对工作理解落实能力

计算机操作熟练；

具有良好的职业道德，清正廉洁，维护公司利益，保守秘密，勤恳务实

（1）对公司各部门办公用品的使用情况进行汇总分析，报总经办主任。

（2）每季度对议定价格的办公用品至少作一次市价调查以及时做出价格调整。

（3）对采购商品的质量进行监督。

（4）及时交纳公司部分相关对外费用。

（5）收集、整理职责范围内的相关法律事务资料，处理简单的相关业务纠纷。

（6）安全、准确、及时地送达公司对外文件资料，并严守公司秘密。

（7）完成公司领导交办的其它临时性工作。

外勤文员定员：

1人所辖人数：

总经办直接上级：

外勤主管

部分对外联络事务和后勤服务

大专以上学历，企业管理、中文等相关专业毕业

二年以上公司行政事务工作经验；

熟悉政府部门办事程序

具有较强的协调能力、较高的办事效率和对工作指示的理解能力

计算机操作熟练

具有良好的职业道德，清正廉洁，保守秘密，勤奋踏实

（1）每月定期进行办公用品的集中采购。

（2）按时完成公司领导交办的临时采购任务。

（3）公司各种证照的办理及年检。

（4）安全、准确、及时地送达公司对外文件资料，并严守公司秘密。

（5）办公设备的维护。

（6）完成公司领导交办的其它临时性工作。

内勤主管定员：

2人

公司内勤管理

二年以上大型企业行政事务特别是后勤事务工作经验

具有较高组织、计划、协调、理解、判断能力；

具有较强创新能力、实施运作能