大型集团企业费用报销管理办法1.doc

大型集团企业费用报销管理办法1.doc

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费用报销管理办法

第一章总则

第一条为规范费用报销的基本原则及流程，明确费用报销的基本要求，加强费用的监管并明确监管人权力和职责，严格把好费用开支关，根据国家相关财务制度及规定，结合本公司具体情况，制定本办法。

第二条费用开支应遵循“必要、合理、节约”的原则，确保公司的经济利益不受损害。

第二章报销的基本原则

第三条公司工作人员因公事发生的费用或与公司有业务关系的单位及人员所发生的与本公司经营有关的费用方能予以报销。

第四条真实的费用支出，取得合法、有效的票据后，经过相关审批程序后方可报销。

第五条有报销标准的费用，凭正规发票在标准范围内报销，需要事先申请的，须附事先批复的申请单方可报销。

第六条费用的借支和报销人必须写明所在部门，以便公司对部门的费用进行考核。

第三章报销的基本要求

第七条费用发生后，当事人应取得与业务内容相应的合法票据，对事业性收费，需取得合法正规的财政收据，否则不允许报销。

第八条费用报销必须以合理、合法、真实的凭据为依据，原始发票及费用报销单不得臆造、涂改。

第九条对原始凭证的技术性要求：

1、报销的发票上应盖有开具发票单位的发票专用章，手写发票应写清楚公司名称、时间、购买物品的名称及数量、金额、开票人、收款人等国家税务机关要求的发票开具必备内容，票面金额不得有任何涂改，除金额外的其他项目改动，必须由开票单位在改动处盖章确认。

2、发票及收据均有一式多联，只能用发票的“发票联”或“报销凭证联”以及行政事业单位收据的“收据联”或“交付款单位”等字样的联次作为报销凭据，其他联一律不得作为报销凭据。

3、开具的发票或收据必须是双面复写纸套开，其他开具方式如用圆珠笔或水笔、钢笔等直接在发票上填写的一律无效，不得报销。

4、凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相等。

5、支付款项的原始凭证，必须由收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据，不得直接以费用报销单作为付款凭据。

6、职工因公出差或购物借款的借据单，必须附在记账凭证上。

回收款项时应另开收据，不得退还原借款借据。

7、预付性汇款，由经办人填制“付款申请单”，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

8、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签字，不得以通栏划大括号签一个字。

9、凡报销单内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

第十条给予个人的电话补贴、车辆汽油补贴或其他各种补贴，都必须有真实、合法的支出票据，票据不足的在限额内按实际发票额报销。

第十一条各部门（站、油库）负责人要注意检查发票的合理性，开具日期与实际费用发生日期是否相符，注意审核发票开出的金额与现实一般情况下发生的金额是否存在较大的差异。

第十二条报销单据上所写金额应与所附报销凭证总金额一致，若报销单据所写金额少于所附发票金额，应按报销单据上所写金额报支，若报销单据所写金额多出所附发票金额，应退回报销人补齐发票或重新填写报销单据。

第十三条报销单上填写的费用项目或费用类别必须与发票上的费用项目或类别一致。

报销单只能用蓝黑墨水钢笔或水笔填写，不得用圆珠笔或铅笔等填写。

第十四条对于小张票据，为便于凭证装订，必须粘贴在票据粘贴单上，粘贴发票时按照公司要求粘贴。

第十五条票据粘贴要求：

1、到财务部领取专门印制的粘贴单，粘贴时，在粘贴纸左边留出两公分装订线，将票据按类分别粘贴；

2、将胶水涂在票据左侧背面，沿着粘贴纸外侧和粘贴纸的下边依次从下往上均匀排开纵向粘贴，沿着粘贴单下边沿和右侧的票据必须将其下边和右侧与粘贴单对齐，所有粘贴的票据不得超出报销单的边沿；

3、装订线左侧不要粘贴票据，粘贴的票据要牢实，均匀分布在粘贴单上，也不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订的要求；

4、如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴纸上按照先小后大的顺序粘贴，相同金额的票据粘贴在一起；票据比较多时可使用多张粘纸，在每张粘贴纸上写明票据张数和金额；

5、对于比粘贴纸大的票据或其他附件，粘贴位置也应在票据左侧背面，沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴纸范围之内；

6、注意不得粘贴票面金额，也不得将票据随意裁剪，除了可将不规则的票据边沿修剪整齐外，不得将票据剪裁后粘贴。

第十六条有多项费用在一张报销单上填报的，必须分费用明细填写，不得将多项费用合并填列。

报销单上应写明单位名称、报销部门、时间、费用项目、金额、附件张数等，对于不按规定填写的单据或单据填写不完整的，不予报销。

附件张数按报销单后所附的单据的自然张数计算。

第十七条所有款项支付业务，都应取得收款方的发票或有效收款凭据，对于确实无法取得票据的，应说明原因，经公司总裁同意后报销。

第十八条财务部门相关审核人员应加强各项费用凭证的审核工作，对不符合公司制度的及越权审批的费用和支出一律不得报销，对于手续或填写不符合要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对报销发票所载日期至报销日超出2个月以上的，财务部门有权拒绝报销，要求报销人更换合规日期发票后始给予报账；费用报销应按月实施，禁止几个月的费用集中一次报销。

第十九条公司员工因业务办理需预先借款的，报账时一律先扣除借支款项，有余额的再支付现金，如果报账金额不足还款的，由借款人以现金归还；每月10日前财务部需对上月个人欠款情况进行清理，对于未了清上月个人借支款项的，暂停其工资发放，待了清后单独填写“领款单”申请工资。

第四章费用报销时间

第二十条费用报销人每星期一把费用报销单及相关单据交到部门负责人，每星期二把经过部门负责人审核签字后的单据交到主办会计处，于星期四上午交到总裁处，公司出纳室每星期五为集中报账支付日，其他时间原则上不支付报销费用。

第二十一条为保证各会计期间数据的准确性和可比性，确保当月费用当月入账，在日常报账时间外，各部门在每月1日需清理上月已发生但尚未报销的费用，并将费用单据报送财务部。

报账时若遇节假日或星期日，时间顺延。

第五章费用报销相关人员责任、义务

第二十二条经办人（出差人、申请人）：

费用发生后，当事人应取得与填写业务内容相应的合法票据，必须如实填报各项报销凭证和申请上规定的项目，规范粘贴相关票据并对所报销的内容的真实性负责，并签字确认。

第二十三条部门（站、油库）负责人：

对所报销内容的实质性和合理性进行一级审查以及根据本规定对报销单据填写的规范性进行审核，并签字确认。

第二十四条公司分管领导：

对所报销内容的真实性和合理性进行复核以及根据本规定对报销单据填写的规范性进行审核，并签字确认。

第二十五条会计：

严格遵守费用报销制度，认真审核报销单据，发票等原始凭证是否符合财务要求，审核报销流程是否规范，审核审批过程是否越权或在授权范围内；对不合法的原始票据拒绝签字，检查报销凭证金额与所附单据是否相符。

第二十六条出纳：

复核发票金额与会计、审核的金额是否相符，审批程序是否合规，原始附件是否完备。

第二十七条财务负责人：

严格遵守报销制度，认真审核各种凭证，审核票据是否符合财务要求，对不合法的原始票据应拒绝报销；检查报销凭证金额与所附单据是否相符，是否符合报销标准，对报销凭证的合法性、合规性进行审定、并签字确认。

第二十八条单位负责人：

确定公司的各项支出是否报销，对允许报销的单据签字确认。

第六章业务招待费

第二十九条招待费包括因公请客的餐费、娱乐费、礼品费、礼金券、旅游券、赠品等开支，填写业务招待费报销单据时，必须附发票及酒水单。

点餐单等明细单据的签章及金额应与发票签章一致，否则不予报销。

第三十条实行预算管理后，部门业务招待费实行月度预算控制，由各部门在月度预算内自行掌握。

未实行预算管理前，公司发生的所有业务招待费须征得总裁或董事长批准。

第三十一条宴请标准根据客人的重要性而定。

宴请之前，经办人须向公司领导书面报告来客单位、姓名及职务，我方拟参加陪同的主陪人员及其他人员，拟申请宴请的饭店及标准，经公司领导批准后，按批准的陪同人员名单、宴请标准和地点执行。

宴请标准基本原则如下：

1、很重要的客人，一般指战略伙伴，对公司的经营有重要影响，宴请标准、饭店及陪同人员由董事长或总裁确定。

2、重要客人，一般指公司主要客户和主要合作伙伴，宴请标准为100-120元/人（酒水自带）。

具体宴请标准、饭店及陪同人员由常务副总批准，并口头报告总裁。

3、一般客人，一般指一般客户、业务联系者、供应商、承建商等，宴请标准为50-60元/人。

具体宴请标准、饭店及陪同人员由常务副总批准。

第三十二条为宴请服务的驾驶人员除经公司领导明确要求可参加陪餐外，原则上不参加陪餐。

驾驶人员可就近就餐，中餐每人每餐标准不超过15元，晚餐每人每餐标准不超过18元。

第三十三条公司员工因公外出中午不能回公司就餐的，可报销一餐误餐补贴，标准为15元/人。

第三十五条业务招待费审批流程：

1、招待费事前审批流程：

（1）董事长或总裁安排的宴请且董事长或总裁为主陪的，无须经过事前审批。

（2）常务副总、副总、部门负责人为主陪：

①经办人填写业务招待费申请单→②部门负责人审签→③常务副总审批。

（3）如遇特殊情况，可事前通过电话口头请示，事后完善审批手续。

2、招待费报销流程

①经办人填写费用报销单→②部门负责人审签→③财务会计审核→④财务负责人审签→⑤常务副总审签→⑥总裁审签（与工程项目有关的招待费送董事长审签）

第七章办公费

第三十六条采购办公用品和财产类物品时，必须有手续完备的验收注明。

需入库的物资，必须填写“材料入库单”，由实物保管人员按计划或合同验收单上填写实收数量并签字。

不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给实物保管人员或是使用人员进行验收，当场领用的需同时开具“入库单”和“出库单”。

在入库单上务必写上采购地址、联系电话、采购时间，以便日后审计查询。

第三十七条办公费是指公司内各部门办公用品、办公耗材、办公低耗品、办公维修费、办公清洁费、办公绿化费、办公饮用水、办公报刊杂志费、办公印刷费、办公邮电费等费用。

1、办公用品包括笔记本、签字笔芯、信签纸、信封、钢笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮筋、抽取纸、卷宗盒、便条纸、橡皮、长尾夹、圆珠笔、钉书钉、印油、白板笔、荧光笔、修正液、电池、乒乓球等。

2、办公耗材包括打印纸、热敏传真纸、硒鼓、墨盒、墨粉、色带、墨水等。

3、办公低耗品包括电话机、U盘、计算器、剪刀、笔筒、文件夹、文件盒、三联杂志筐、书立、美工刀、钉书机、起钉器、装订机、打孔机、打码机、米尺、印泥、印台、可记录光盘、书报架、白板、白板架、水牌、乒乓球拍、羽毛球拍等。

（未纳入固定资产、存货类别中的低值易耗品管理的物品均纳入办公低耗品管理）

4、办公维修费包括固定资产日常维修、日常办公维修。

（1）固定资产维修包括办公设备维修、家具用具维修、电子设备维修。

其中：

办公设备维修包括电脑及电脑配件、交换机、服务器、打印机、UPS设备、复印机、传真机、扫描仪、机架、刻字机、白板、投影仪等设备的日常损坏、损耗维修。

家具用具维修包括沙发、门店展台、灯具、办公桌、椅、柜、屏风、保险柜、文件柜、成套办公家具等的日常损坏、损耗维修。

电子设备维修包括空调、电视、音响、摄影机、冰箱、热水器、照相机、点钞机、考勤设备、门禁系统、健身器械、消防器材、通讯设备、安全设备、机电设备等设备的日常损坏、损耗维修。

（2）日常办公维修包括门锁、铰链、拖柜、把手、办公椅、灯管、开关、管道、照明线路及强弱电、公共区域排水排污等维修。

（3）10000元以上的大额办公费用维修需事先报审计部门，经办部门在审计部门的监督下选择三家