商务接待一览表.docx
《商务接待一览表.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务接待一览表.docx（4页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
商务接待程序内容一览表
程序
序号
步骤
内容
区分
责任部门
备注
接场
1
接场方式
通常可以分为出发地接、路途地接和目的地接，一般情况下出发地接场为江浙沪的客人。
重要客人、特别重要客人
公司负责人、总经办或行政部
根据客人来访信息，并沟通协商确定
2
接场地点
通常分为宾馆、机场、火车站、客车站和码头，视客人具体位置而定。
按客人层次确定
行政部
据来访客人信息，与客人进行确定
3
接场工具
各类汽车（公司车辆及外部租用车辆），主要是汽车层次的不同，对应客人重要程度。
按客人层次确定
行政部
在已储备接待车信息中，选择相对应的车辆
4
接场人员
公司相关人员，重要客人或特别重要客人必要时邀请外部关联人员参与。
根据客人层次及重要性
总经办、行政部或对口部门
一般情况下，对口业务部门相关人员参与
5
接场道具
标识牌、鲜花等（用于特别重要贵宾），主要用于机场接场
重要客人、特别重要客人
总经办、行政部
对口业务部门协作，了解客人信息情况确定
6
接场说辞
欢迎词等，公司准备（用于特别重要贵宾），一般由公司负责人亲临接场。
公司特别重要客人
公司负责人、总经办
公司负责人现场向客人表达欢迎和敬意
会晤
1
会晤地点
公司或外部地点，如宾馆、会议室、会所等，一般情况在公司进行，特别重要贵宾在外部场所。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据会晤的性质和范围进行确定会晤场所
2
会晤布置
对会晤场所进行布置，如会议室内部布置等，要求做到简洁、大方。
根据场所具体情况而定
总经办、行政部
按照会晤的性质和重要程度进行布置
3
会晤道具
笔、记录本、投影、音响、摄像、录音等道具，特别是商务洽谈会晤，应准备齐全。
根据会晤的内容和要求
总经办、行政部
一般性会晤，可以省略此方面的道具
4
会晤材料
文字资料、电子资料、影像资料等，根据会晤的实质需要，进行提供。
客人的需要或公司宣传
行政部、技术部
业务洽谈会晤时，营销部应参与会晤
5
会晤招待
饮料、水果及餐巾纸等，指在会晤过程中，所提供的招待礼仪。
按会晤的实质情况而定
行政部
需要关注客人的需求和季节情况进行确定。
6
会晤保障
会晤过程的各项服务及其它方面的保障，指在会晤过程中，及时清理桌面和添加茶水等
根据会晤情况而定
行政部
注意把握时间节点进行，应根据会晤要求进行
7
会晤人员
公司相关人员参加，必要时外部人员，一般情况下，对口业务部门负责人参加
按会晤的性质进行确定
主导会晤的负责人
重要及特别重要会晤，由公司负责人进行确定。
住宿
1
住宿信息
查找已储备的宾馆信息，选择对应的二至三家以上宾馆信息。
按客人层次确定
总经办、行政部
应关注特别重要客人指定的入住宾馆信息的收集
2
住宿宾馆
根据客人的情况，在已选择的宾馆信息中进行预订，必要时对于特别重要贵宾应征求客人意见。
按客人层次确定
总经办、行政部
特别重要贵宾指定宾馆应提前预订，满足需要。
3
住宿房间
按照客人的情况和习惯，选择宾馆房间，主要是针对重要和特别重要贵宾而考虑。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
应提前征求特别重要贵宾的意见进行综合考虑
4
住宿陪同
根据客人及工作情况，安排陪同住宿人员，主要是重要和特别重要贵宾而定。
重要和特别重要贵宾
公司负责人
一般情况由公司负责人陪同或指定陪同人。
5
住宿饮食
指早餐等非常正式餐饮，一般在住宿宾馆进行安排，对于特别重要贵宾，应予以陪同。
按客人层次确定
总经办、行政部
视具体情况而定，通常由客人自行解决
6
住宿结账
客人住宿宾馆的费用进行结算，一般情况下，可集中结算。
按约定进行结账
行政部或总经办
对于定点宾馆，通常采取集中结账方式。
餐饮
1
餐饮预订
在储备的酒店信息中，选择符合客人口味菜的酒店，对于特别重要客人，至少提供二家待选。
按客人层次确定
总经办、行政部
对于特别重要的贵宾，应按其指定的酒店餐饮。
2
餐饮规格
根据客人的情况，确定宴请规格（按价格测算），包括餐饮包厢的环境位置等进行综合考虑。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人层次和人数进行确定规格大小范围
3
餐饮酒水
根据客人的喜好，确定宴请酒水品种和数量，正式宴请应备酒水，工作餐一般不备酒水。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人喜好和实际情况进行确定
4
餐饮陪同
根据宴请的规格和需要，确定陪同就餐人员，一般情况下，由对接业务部门陪同。
按客人的层次和需求
总经办、行政部及对接部门
重要客人，或公司负责人指定陪同人员参与
5
餐饮服务
礼仪服务方面准备，包括斟酒等，通常由酒店服务员操作，对于重要客人应由公司安排
按客人层次确定
行政部
一般情况下，由酒店服务员承担，特殊情况，公司应明确
6
餐饮说词
根据客人的习惯、性格等，主陪人员准备相应说辞，对于特别重要贵宾而定
重要和特别重要贵宾
公司负责人、总经办
总经办应根据场景，负责草拟框架内容
7
餐饮结账
就餐完毕后，与酒店进行结算，可一次或集中结账，对于定点酒店，采取签字记账。
按约定进行结账
行政部或总经办
一般在定点酒店餐饮，采取集中结算方式
娱乐
1
娱乐地点
在储备的娱乐地点信息中，根据客人的喜好，选择相适应的娱乐地点。
按客人层次进行确定
总经办、行政部
应了解贵宾客人是否有指定的娱乐地点，须满足。
2
娱乐方式
根据客人的喜好，在储备的娱乐方式信息中选择适合客人的娱乐方式。
客人喜好应予以考虑
行政部、总经办、业务部门
需要考虑客人娱乐喜好和方式，可集中或分散。
3
娱乐陪同
由公司确定娱乐陪同人员（内部和外租人员），对于选定的娱乐节目需要专业陪同，应考虑。
客人需求和娱乐方式
行政部或总经办
外租专业娱乐陪同人员，应严格把关质量
4
娱乐保障
主要娱乐过程送和接的车辆保障等，对于重要贵宾客人，应予以全程娱乐保障。
按客人层次进行确定
行政部或总经办
必要时，应考虑安排人员进行全程保障
5
娱乐结算
娱乐结束后，一次性进行结算，对于娱乐场所，应采取一次性结账。
按公司规定结账方式
陪同人员或驾驶员、行政部
特别注意娱乐小费的结算，基本采取现金结账
旅游
1
游玩景点
在储备的江浙沪旅游景点中向客人推荐，根据客人的时间安排和喜好进行。
客人的具体情况
行政部
应了解重要客人是否有指定的旅游景点，须满足
2
游玩路线
根据旅游景点，并向客人推荐旅游路线的选择，须按照景点旅游情况进行。
重要和特别重要贵宾
行政部
应考虑景点旅游时间周期与客人时间周期一致
3
游玩陪同
必要时，公司安排人员进行陪同，对于重要贵宾，公司应安排游玩陪同人员。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
特别重要贵宾由公司负责人陪同，或指定专人陪同
4
游玩保障
对于重要贵宾客人，应予以全程游玩保障服务，车辆、住宿、餐饮、照像、特产等方面须到位
重要和特别重要贵宾
陪同人员
对于贵宾客人游玩服务保障，应计划安排到位
5
游玩结算
旅游结束后，对于贵宾客人，行政部进行旅游消费结算，一次一结算方式进行
重要和特别重要贵宾
行政部、陪同人员
陪同人员应归类收集费用票据，交与行政部汇总。
送行
1
送行方式
根据客人离开上海的方式，确定采用飞机、火车和汽车等方式送行。
按客人的要求进行安排
行政部
对于贵宾客人应考虑予以商务舱（座）待遇安排
2
送行地点
根据客人的实际情况，确定客人从上海离开、还是在旅游地结束后直接离开。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
对于重要贵宾，公司负责人应到场相送。
3
送行礼物
为客人准备的礼品或礼金作为送行礼物，公司提前准备客人礼物或礼金
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
对于特别重要贵宾的礼金相送应个别进行
4
送行票务
为客人订购返回或离开上海的飞机票或火车票等，按客人的要求和层次，应提前预订
重要和特别重要贵宾
行政部、总经办
应提前了解客人是否需要预订票务类别
5
送行结算
送行结束后，行政部负责对整个商务活动所产生的成本费用进行统计。
按公司规定进行结算
行政部、总经办、对接的业务部门
应收齐整个活动中产生费用的票据和收条说明等，作为报销的依据。
升级会员 