文件控制Word格式文档下载.doc
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持有人
中铁十四局工程发展股份有限公司
编制人
卓龙花
审核人
于斌
批准人
修改记录
版本号
修改页
修改内容概要
修改人
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1目的
对管理体系所要求的文件进行控制，确保各相关部门和场所获得适用文件的有关版本。
2适用范围
适用于股份公司机关各相关部门、股份公司直属项目部、股份公司各子公司和分公司。
3术语和定义
引用股份公司《管理手册》中有关术语和定义。
4相关文件或引用文件
公司办[2003]80号《公文处理办法》、局办[1996]268号《企业档案管理办法》、《记录控制程序》。
5职责
5.1总经理负责《管理手册》的批准、发布。
5.2管理者代表负责《管理手册》的审核和程序文件的批准、发布。
5.3股份公司各分管领导分别负责所分管部门产生的股份公司文件的批准、发布。
5.4股份公司办公室为本程序的主管部门，负责本程序的制定、修改和实施；
负责股份公司管理性文件和外来管理性文件的登记、编号、核稿、发放和存档；
同时对股份内机关各部门、子公司、分公司和直属项目部的文件控制负有指导、检查职责。
5.5安全质量管理部负责《管理手册》、《程序文件》等体系文件和本部门其它专有文件的编制、审核、评审、修改、发放和管理。
5.6工程管理部负责工程技术文件和本部门其它专有文件的编制、审核、修改、发放和管理。
5.7企业发展部、投资经营部、财务部、人力资源部等相关部门负责本部门的专有文件的编写、审核与管理。
5.8直属项目部负责对本项目部文件的编制、审核、批准、修改、发放和管理。
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5.9股份公司机关各相关部门和直属项目部负责对各自外来文件的辨识、登记、发放和管理。
5.10股份公司内各子公司和分公司应根据股份公司《文件控制程序》的规定，结合本单位实际，制定本单位的《文件控制程序》或实施细则，对本级和外来的文件实施控制。
6工作程序
6.1文件控制程序图（见附录）
6.2文件的分类。
文件按管理类型分为三类
6.2.1一类文件：
体系文件。
包括：
《管理手册》、《程序文件》、《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》等。
6.2.2二类文件：
技术文件。
分为专用性和通用性技术文件。
专用性技术文件包括：
作业指导书、施工组织设计、技术交底书和设计施工图纸、图纸会审记录、表单等。
通用性技术文件包括：
国家/行业标准、规范、规程和通用性图纸等。
6.2.3三类文件：
管理性文件。
分为法规性和事务性文件。
法规性文件包括：
内部和外来的与体系相关的法律、法规、规章和管理规定、管理办法、实施细则及合同文件等。
事务性文件包括：
与体系活动直接相关的管理性、事务性文件。
6.3文件的控制方法
6.3.1一类文件（体系文件）的控制方法：
编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》。
6.3.2二类文件（技术文件）的控制方法：
a）专用性技术文件：
专用性图纸（设计施工图纸）编写唯一的受控号、登记签收、建立《文件清单》;
其他专用性技术文件登记签收、建立《文件清单》。
b）通用性技术文件：
登记发放、建立《文件清单》。
6.3.3三类文件（管理性文件）的控制方法：
a）法规性文件：
登记签收、建立《文件清单》。
b）事务性文件：
登记签收。
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6.4文件的编写与审批
6.4.1一类文件（体系文件）的编写与审批
a）《管理手册》由安全质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
b）《程序文件》由各相关部门编写，安全质量管理部审核，管理者代表批准。
c）《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部编写，安全质量管理部审核，管理者代表批准。
6.4.2二类文件（专用性技术文件）由项目部相应的程序主管部门负责编写并审核，项目部主管或分管领导批准。
6.4.3三类文件（管理性文件）的编写与审批
a）股份公司文件由股份公司机关各相关部门编写并审核，股份公司主管或分管领导批准。
b）项目部文件由项目部各相关部门编写并审核，项目部主管或分管领导批准。
6.4.4一类文件（体系文件）的编写格式与要求按照股份公司《体系文件编写导则》的规定执行。
6.4.5二类文件（专用性技术文件）的编写（包括编号）要求按照项目部相应程序主管部门的有关规定执行，同时应符合甲方及合同的相关要求。
6.4.6三类文件（管理性文件）的编写格式与要求按照《公文处理办法》的有关规定执行。
合同文件的编写格式与要求按照相关规定执行。
6.4.7表单由相应文件的编写部门按相关规定一并编写、审批。
6.4.8所有文件均须格式规范，字迹清晰，标识明确并切注明日期。
6.5文件的编号与发放。
6.5.1一类文件（体系文件）的编号和发放：
a）《管理手册》、《程序文件》由安全质量管理部负责编号和登记发放；
b）《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》由项目部负责编号和登记发放。
6.5.2二类文件（技术文件）的编号与发放：
a）专用性技术文件由项目部编写（或接收）文件的部门负责编号和登记发放。
b）通用性技术文件分别由工程管理部、安全质量管理部等相关部门和项目部根据
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工作需要负责收集和登记发放。
6.5.3三类文件（管理性文件）的编号与发放:
a）公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门负责收集和登记发放。
b）其他三类文件由股份公司办公室或项目部办公室负责编号和登记发放。
6.5.4实行《收发文记录》
文件的接收和发放均应使用《收发文记录》进行登记签收。
本单位或本部门编写的文件使用《发文记录》，接收外来文件使用《收文记录》。
文件的发放可采取领取签收、送达签收和邮寄等方式。
6.5.5一类文件（体系文件）的发放应首先填写《文件发放审批表》，经发放部门负责人批准后再使用《发文记录》进行发放。
6.6文件的评审与修改
6.6.1文件的评审
体系文件的主管部门应在每年的管理评审会议期间对体系文件（一类文件）进行评审，并不断改进，以确保体系文件的适应性、充分性和有效性。
6.6.2文件的修改
a）一类文件（体系文件）需要修改时应由需要修改文件的部门填写《文件修改审批表》，审批后按批准修改的内容在原文件的相应位置进行修改，如因位置所限，可在当前页另加附页。
修改后的文件内容应明确、清晰并随时填写程序文件首页的“修改记录”栏。
b）二类文件（专用性技术文件）需要修改时应按照6.4.5的有关规定和要求执行。
c）文件的修改、审核与批准权限应按照6.4.1和6.4.2的相关内容执行。
6.6.3外来文件的辨识
a）外来文件中的技术性文件和公开发行的法规性文件由文件的相关部门进行跟踪和识别，经本部门负责人批准后纳入本部门文件管理体系。
b）外来文件中的其他管理性文件的辨识按照《公文处理办法》的相关规定执行。
6.7文件的管理
6.7.1建立《文件清单》
a）股份公司机关各部门和股份公司项目部各部门应建立本部门的《文件清单》，并对
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其变动情况实行动态管理，随时掌握文件的现行修订状态和有效版本，保证各使用场所文件的适宜性和有效性。
b）《文件清单》的内容包括：
本部门适用的一类文件、二类文件和三类文件中的法规性文件。
《文件清单》应标明编制部门、编制人，并经本部门的领导审核批准。
c）股份公司机关各部门建立的一类文件和二类文件《文件清单》应同时报送安全质量管理部，安全质量管理部应汇总并建立《股份公司文件清单》（一类文件、二类文件）；
建立的三类文件《文件清单》应同时报送公司办公室，公司办公室应汇总并建立《股份公司文件清单》（三类文件）。
6.7.2文件的借阅
借阅文件应填写《文件借阅登记表》，经文件保管部门的负责人批准后即可借阅。
涉密文件的借阅按照《公文处理办法》的有关规定执行。
6.7.3文件的复制
复制一类文件和专用性技术文件应填写《文件复制登记表》，经文件的发放部门负责人批准后即可复制，文件的发放部门应对复制件进行核对和标识，确保清晰无误。
复制管理性文件按照《公文处理办法》的有关规定执行。
复制文件的发放按照6.5的有关规定执行。
6.7.4文件的补领
若需补领新文件，使用人应向文件的发放部门申请补领文件，同时填写《文件发放审批表》，经发放部门负责人批准后，即可领取文件。
文件破损丢失需补领新文件时，按以上要求补领新文件，但仍然使用原文件的受控号，破损文件同时上交发放部门。
文件持有人在调离工作岗位时应将文件交回文件的发放部门。
6.7.5作废文件的销毁和留用
a）作废文件的销毁
使用者应将已作废的体系文件和专用性技术文件及时向文件的发放部门移交，文件的发放部门应对其进行标识（加盖“作废文件”印章）。
销毁以上文件应填写《文件销毁登记表》，由文件的发放部门负责人审核批准后即可销毁。
管理性文件和涉密文件的销毁按照《公文处理办法》的有关规定执行。
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b）作废文件留用
因工作需要留用作废的体系文件和专用性技术文件，应填写《作废文件留用登记表》，
由文件的发放部门负责人批准并对其进行标识（加盖“作废留用”印章）。
作废留用的文件销毁时按照6.7.5a）的有关规定执行。
6.7.6文件的保管
保管文件应用专门的文件柜，并装盒、编目（卷内文件目录）、编号保存。
单位撤销时，应将需要归档的文件向上一级档案部门移交。
单位合并时，全部文件应随之合并管理。
6.8文件的归档
各类文件的归档应按照《企业档案管理办法》的规定执行。
7支持性文件
7.1《发文记录》CRSS20JL01-01
7.2《收文记录》CRSS20JL01-02
7.3《文件修改审批表
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