三峡工程监理信息管理浅谈Word文档格式.doc

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监理信息包括有监理工作日志、各种会议记录和会议纪要、设计文件和图纸、各种往来文涵、各种报表（包括计划、进度、质量、投资）、各种合同信息文件、工程图片、录像等多种多样的形式和内容，造成监理信息管理手段的复杂性。

（2）监理信息源和信息存储介质分散在监理单位的各级部门和具体负责人手中，增加信息集中管理的难度。

　　（3）监理信息要求准确性、真实性和实时性，必须随时收集到最新准确无误的各种资料信息。

　　（4）根据需要，必须在极短时间内查找出与某工程相关的各种信息，加以整理汇总及时向业主和有关部门提供材料或报告。

1．3　解决方法

　　综上所述，作为现代化的监理信息管理仅靠计算机单机管理是不可能的。

而且仅靠单纯的计算机联网，只能解决信息的共享问题，却不能解决信息的快速进行查询和大量信息的管理问题。

只有在计算机网络基础上开发“监理信息管理”系统，才能把监理信息管理水平提高上一个新的台阶。

　　由于监理信息是一种形式多样的“多媒体”信息，而且其中大部分是属于“非结构化”的信息，并且信息管理过程就是一种“工作流”的处理过程。

因此开发监理信息管理的软件平台应该具备解决上述问题的功能。

　　经深入调查和分析比较，我们认为采用LotusNotes群件开发平台开发监理信息管理系统较为合适。

2　采用LotusNotes开发平台的优点

　　LotusNotes是先进的群件平台，全面实现了对非结构化信息的管理和共享；

内含强大的工作流软件开发环境；

是群组协同工作和办公自动化系统的最佳选择。

　　群件是利用计算机和通信网络为群体提供使之可协同工作的系统，它建立在以下5种技术的基础上：

（1）媒体文档管理；

（2）工作流；

（3）电子邮件；

（4）电子会议；

（5）计划图表。

　　多媒体文档管理系统的单元是“文档”，一个文档可包含文本、图像、图形、声音和视频信息。

　　工作流定义了操作方式，它规定了必须按某种访问方式进行操作以及在异常情况发生时的处理方法。

　　电子邮件提供了按工作流传送信息的方法。

　　电子会议分为实时性和随时性2种，“实时性会议”允许成员组之间相互合作来完成一个共同的项目，“随时会议”使得人们在任何时侯都可以参加小组讨论。

　　计划图表可以完成安排会议日程、控制项目进展等工作。

　　LotusNotes是用文挡数据库实现多媒体文档管理的，并支持客户机／服务器工作方式。

通过文档数据库，用户可以在网络上存取追踪储存和组织信息，每个数据库可包含若干不同形式的Notes文档，存放在一个或多个服务器上，让许多用户共享。

Notes文档的结构是由表单定义的，表单中包含了各种各样的域，Notes文档就是数据库的记录。

用户可通过视图来浏览Notes文档。

　　为了保证信息的保密性和安全性，通过数据库的“访问控制清单”和“访问权限的级别”严格控制用户对数据库资源的访问。

　　Notes软件还具有以下几项特点：

（1）标准的Notes数据库操作界面。

一旦用户掌管了一个Notes数据库的应用，便可操作任何Notes数据库，因为Notes数据库的菜单命令和编辑操作对所有数据应用都是相同的。

（2）方便的电子邮件系统。

利用Notes电子邮件系统可以在Notes用户间方便地传送各种文件。

　　（3）实用的全文检索功能。

Notes提供了对文档型资料的全文检索功能，从而可以灵活快速、准确地找到所需要的文档。

　　综上所述，应用Notes群件软件平台进行监理信息管理，可以较好地克服信息管理工作中所面临的一些难题，并能大大提高监理信息管理的水平。

3　西北院三峡工程监理中心的Notes群件系统的软硬件配置　　

　　为了应用Notes群件软件管理监理信息，西北院三峡工程监理中心组建了28台微机的星型局域网络。

　　其软硬件配置如下：

（1）网络操作系统采用中文WindowsNTServer4．0；

（2）LotusNotes4．5中文版；

　　（3）一台PentiumⅢ450／64M／6．2G作为主域控制器（PrimaryDomainController，PDC）；

　　（4）一台IBMNetfinity3500（PentiumⅡ266M／64M／4．0G）作为Notes服务器，并兼作备份域控制器（BackupDomainController，BDC）；

　　（5）26台Windows98平台的Notes工作站。

4　开发Notes监理信息管理系统的规划、步骤与实施

　　开发一个完整的“监理信息管理系统”，是一个浩大的系统工程，需要投入大量的人力和物力，并消耗较多的时间，根据西北院监理中心的具体情况，为了缩短开发周期，使开发成果能及早应用于生产，开发原则为：

　　统一规划，分批实施；

先易后难，急用优先；

　　一边开发，一边试用；

征求意见，逐步完善。

　　根据西北院三峡监理中心所承担的任务和特点，经过分析，确定开发并完成投入运行的Notes文档库有：

（1）图书、资料库；

工程图纸库；

工程图片库；

（2）监理细则库与规划库；

监理报告库；

技术规定库；

　　（3）监理日报填报库；

周报填报库；

月报填报库；

　　（4）施工监理周报、月报、年报、向专家汇报材料、各阶段验收报告库；

　　（5）承包商计划库；

进度分析库；

　　（6）质量月报库；

质量简报库；

温控周报库；

温控月报库；

厂坝混凝土裂缝库；

厂房混凝土裂缝库；

安全周报库；

　　（7）收文库；

发文库；

会议纪要库；

　　（8）合同变更与索赔库；

　　（9）天气水情库；

　　（10）设备管理库；

人事管理库；

　　（11）监理中心简介库；

监理中心公告库；

　　（12）职工讨论园地库；

电子期刊库。

5　Notes监理信息管理系统在信息管理中发挥的作用　

（1）利用Notes监理信息数据库查询各类文件比手工查询快几百倍。

例如人工查询历史收、发文是一件非常困难的事情。

由于历史的收、发文文本早已归档入库，只能在收、发文登记册上查询，往往查询者对所要找的文档的编号、登记日期、文件标题等要素记忆模糊，浪费大量时间后仍然一无收获。

而利用Notes监理信息数据库查询历史文档极为方便，只需输入文档的编号、或登记日期、或文件标题、或单→关键CH（开始）位部门、或作者、或关键词、或文档文本中的内容词关键CH（结束）←等一个或数个要素，即可快速查找出所需的文件。

（2）利用Notes监理信息数据库中的各种信息编制施工监理周报、月报、年报、各种汇报材料及各阶段的工程验收报告，不仅加快了速度、提高了质量，而且便于各种报告的查询。

例如编制施工监理周报，以往由各项目部的内业人员将手写稿送交信息室，经汇总编辑输入成“周报”电子文档，再印刷出版。

由于各项目部的手写稿内容不规范、送交时间不统一（拖后时间较多），造成汇编工作量大、不能准时出版的情况时有发生，而且不规范的原始手稿用来存档也不合适。

现在利用Notes周报填报库汇编监理周报就十分方便，各项目部的内业人员按数据库内标准格式的“表单”准时填写数据，信息室人员可同步获取这些数据信息，经拷贝（不用录入）立即可汇编成监理周报。

而各项目部填报的标准格式的“表单”，将自动长期保存在数据中，供备查。

　　（3）保存在Notes监理信息数据库中的监理信息具有共享性，可提供给全体监理人员共同使用，克服了以往监理信息保存在个人手中很难查询的弊端。

例如编写向专家组汇报的材料，需要用到大量的各项目部的内部资料，以前这些资料一般都保存在各部门计算机个人目录下，当资料保管人不在时，这些资料很难找到，严重地影响了汇报材料的编写。

现在要求各部门将重要资料必须保存到Notes相应的数据库中，克服了分散资料难以查找的困难。

另外在编写各种报告过程中，会对各项目部所提供上来的数据资料中的错误进行改正，而保存在个人手中的数据资料错误没有改正，在编制下一个报告时这些错误又将重复出现，现在所有的数据资料均保存在共享数据库内，就可避免错误重复出现。

　　（4）计算机病毒、硬件设备故障、系统软件故障、使用误操作等因素，极易造成保存在个人计算机中的数据资料丢失，后果极为严重。

由于经常对保存在Notes数据库中的监理信息进行备份，比保存在分散单个计算机上要安全得多。

　　（5）由于大量的监理信息存储在Notes监理信息管理数据库中，监理中心的所有职工均可依据所给予的权限查看相应的资料，大大减少了各类文件的印发量，有效地减少了纸张和打印的消耗量。

6　结论和建议

（1）作为现代化的监理信息管理仅靠单纯的计算机联网，只能解决信息的共享问题，却不能解决信息的快速查询、大量信息的加工处理及信息流的控制问题。

因此开发一个好的监理信息管理系统，对提高监理信息管理是必不可少的。

（2）开发Notes软件平台监理信息管理系统，可以较好地克服信息管理工作中所面临的各种难题，是一种最好的选择。

　　（3）开发监理信息管理软件，不可贪大求全，要根据监理单位的实际条件来确定软件系统的规模、功能，量力而行。

　　（4）开发监理信息管理软件，应按照软件工程方法进行。

先进行需求分析，后开发软件。

由于一开始用户对需求的慨念比较模糊，所以刚开发出来的程序往往不能满足用户要求，必须根据用户反馈意见，重新修改设计和编制程序，往往要经过几次反复循环才能开发出较好的软件。

　　（5）由于一个工程的监理周期较长，而计算机硬件、软件系统平台发展又太快，有些应用软件在监理周期中被淘汰，造成监理初期保存的电子文档，在监理中后期无法打开调用（例如三峡一期工程的监理规划和细则的电子文档，在后期已无法打开）。

为了更好地管理和长期保存监理信息的电子文档，要求各部门录入计算机的文本文件统一采用Mi－crosoftOffice的软件；

各部门绘制的图形文件统一采用AUTOCAD的软件。

因为这些软件平台具备良好的向前版本兼容性。

对特别重要的电子文档建议采用纯文本文件格式保存，将不受软件平台变化影响。

　　（6）为了减少文档库的存储容量可以采取以下一些措施：

　　对各种图形、图像文档必须作一定处理。

例如对图像文件一般均采用JPG的压缩格式进行存储；

对Autocad的DWG图形文件一般可采用WMF的格式进行存储；

对巳有的印刷文件，可先用扫描仪输入计算机变成图像文件，然后用文字识别软件自动转化成文本文件。

采取上述措施后，图形、图像文档的存储容量可缩减几十倍。

　　（7）为了避免因硬件故障而造成监理信息的丢

失，必须定期从服务器中将一些有保存价值的信息备份到光盘中。

避免采用软盘作为长期保存信息的介质，因为软盘介质本身就不易久存。

　　（8）计算机病毒和网络黑客是监理信息管理系统的最大杀手，必须花大力气作好计算机病毒和网络黑客的防治。

要购置正版杀毒软件，随时更新病毒库，给所有的服务器和工作站都安装杀毒软件，还必须对全体职工进行计算机病毒防患知识教育。

　　（9）为了提高对“LotusNotes群件平台”的应用水平，必须对全体职工进行计算机、网络和Notes操作的应用培训。

　　（10）应用