秘书三级操作技能PPT课件下载推荐.ppt
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筛选后的议题按重要程度予以排序,然后交会议主持人签字认可。
议题一般1-2个主要和1-2个小议题为宜。
)3.会议室的准备(小型,设备齐全;
室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等;
座位安排。
)4.通知与会人员5.准备会议需要的文件材料AA主持人座位主持人座位BB与会者座位与会者座位CC会议桌会议桌DD盆栽植物盆栽植物EE投影投影幕布幕布FF照片或图画照片或图画GG展示橱柜展示橱柜HH饮水机饮水机II窗户窗户JJ门门KK挂钟挂钟
(二)例会中工作1.提前到达(开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。
)2.做好会议记录(秘书承担,关于会议记录的方式在录像中不好考查。
)(三)会后工作1.撰写会议纪要2.检查、督促会议决定的贯彻情况3.清理会议室,为下次会议做准备办公室日常事务
(一)办公室的环境管理1.绿化(会客室、上司办公室)2.空气(新鲜的、气味的调整)3.光线(自然光、灯光)4.声音(安静)5.办公室的安全
(二)办公责任区的管理对上司办公区的管理对上司办公区的管理(提前到达,开窗换气、植物浇水和修理、桌面文件整理和用品检查、饮料准备、清洁卫生)公共责任区的管理。
公共责任区的管理。
1.卫生2.设备管理维修个人办公责任区管理个人办公责任区管理(以桌椅为范围的平台、计算机、档案柜、文件夹、电话、地面、墙壁等一切物品和设备。
)1.清洁地面、平台、计算机、电话。
2.整理文件夹3.桌面上只摆放目前进行的工作资料4.离开座位时覆盖文件5.下班后桌面上只摆放电脑、电话,文件资料收藏到抽屉或文件柜接打电话
(一)接听电话1.“铃响不过三”(特殊情况应主动道歉:
“对不起,让你久等了”)2.先行问候3.记录4.及时通报5.涉及上司的工作进入日志(上司参加会议的时间、地点的变动,需上报审批文件的期限,以便随时提醒上司。
)
(二)拨打电话1.拨打前的准备(拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。
)2.铃响七声再放下(电路出现故障,主动再拨打;
拨错后主动道歉,并说声再见。
)3.先行问候,并通报单位名称4.做好拨打记录总结录像考试情况根据以上梳理,我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断:
1.办公室内绿色植物(有:
对;
无:
错)2.办公室内环境(自然,能用窗帘遮住强光,对;
否则就错)3.将电脑、打印机等用电设备(放置在一起,便于电源接线和管理,对;
否则错)4.办公桌、椅(堆放文件,错;
整洁是:
对)5.电话铃响(三声内接听,用语规范,对;
否则错)6.记录(一边接电话一边记录重要信息,对;
否则错)7.对上级布置工作落实(能马上落实:
否则错)8.会议准备(能迅速确定会议议程、时间、地点及人员,并准时通知:
否则错)9.进入会场时间和设备检查(提前进入会场检查并调试设备,对;
否则错;
如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用,错;
)10.会议开始时宣布议题,并做好引导(能在会议中先宣布会议议题,引导大家充分发表意见,对;
否则错)11.会中出现情况的应对(能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾,保证会议顺利进行,对;
否则错)12.会议记录(能在会议中安排秘书做好会议记录,对;
否则错)13.会后总结(能及时总结会议发言,形成会议决议,并责任到人、分工明确,对;
否则错)14.会议落实(能否与领导和员工沟通,使员工为共同目标而合作,对;
否则错。
以面谈的形式与上级进行沟通,尊重对方,有理有节,对;
)(这个问题可分解为两个答案)15.对于一些大型会议处理(在前能对会场进行现场检查,对;
否则错)16.处理突发事件(对会议中的突发事件有应对能力,对;
否则错)17.着装(符合职业要求为对,否则错)18.阳光直射电脑屏幕。
操作题写作题:
写作题:
情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。
回答问题:
新闻发布会准备工作的要点、列出会前、会中、会后需检查的主要的项目、会议的筹备方案、提供参加会议活动的着装建议、提供会议应急方案主要内容、如何检查会议筹备工作、远程会议筹备方案与一般会议的特点、开展档案利用工作的方式和利用工作的要求、检查的主要内容和原则、编制采购预算的一般程序、拟定商务活动的礼宾次序方案;
不同的工作模式及优势(办公模式的类型及管理方法)、选择办公设备和易耗品供应商时须考虑的因素、办公设备采购方式的优缺点和采购步骤、设计办公用品的库存记录卡及其记录内容、如何为领导出访做准备工作、处理保密文件时应注意什么、秘密(文电、会议、宣传、科技涉外、通讯、经济、金融、企业、组织人事)存在形式、信息开发工作意义及信息开发工作中应当注意的事项、访问法与问卷调查法及其优劣(调查研究)、准备待签文本的要求、预防紧急情况的措施和应对方法、如何做好库存监督工作、剪报的含义、特点及剪报的步骤、庆典准备工作的要点。
操作题范例一、问答题首先提供一个背景,然后提出问题如:
背景:
您是宏运公司行政部秘书,下面是行政经理需要您完成的几项任务。
1.公司生产的红木家具一直很畅销,但近期销售出现下降趋势,客户服务部建议使用询访法或问卷来进行市场调查,请告诉我询访法以及问卷法的优劣势所在。
行政经理2003年5月20日二、写作题高叶:
你好。
请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料,代表公司向各下属部门发文,宣布对这起事故的处理意见(依据员工管理条例,给予除名处理)。
行政经理苏明年月日我公司原棉花仓库的保管员夏明,出生于年月日,现年岁。
夏明在年月日晚于仓库值班之时,违反管理规定,在库房内吸烟并将烟头扔在地上。
21时左右,他擅自离开仓库,外出购买食品。
半小时以后,当他回到仓库时,仓库已被滚滚浓烟吞没。
夏明不知所措,没有及时打电话报火警,直到值班的总负责人发现才紧急报警。
经消防队员的奋力扑救,大火终于被扑灭。
此次事故造成的直接经济损失约万元。
(考生可根据试题内容自定日期)问答题答题法询问法:
是调查人员对调查对象进行分别访问、交谈以了解或核实情况。
1.优点:
面对面交谈,可追问、可讨论,了解情况全面深入,且能随时察言观色,易辨别情况的真伪程度。
2.缺点:
费时费力,难以作大规模的调查,而且问题难有统一、科学的标准,所以情况不易作定量分析。
问卷法:
是把了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷,由被调查者做书面答案。
优点:
用数字或符号表示答案,便于计算机统计;
缺点:
答案有限,只有几种大体类型,无法调查特殊及深层的情况。
1.利用工作方式
(1)开设阅览室
(2)档案外借(3)制发档案复制本(4)出具档案证明(5)提供咨询服务(6)印发目录(7)举办档案展览2.利用工作的要求
(1)依法开展
(2)主动、及时开展(3)完善服务方式评分标准:
1.本题满分20分;
2.每答出1点2分;
3.若阐述符合情理,可酌情给分,但满分不能超过20分;
4.在叙述中出现错字、别字,每3个字可扣除1分,但最多扣除3分。
写作题注意事项公文要按其格式写作事务文书、礼仪文书的写作及其他方案也要根据其要求书写,充分体现应用文的写作特点。
1.着装符合职业要求。
()2.能提前到会场做准备。
()3.会前要求调节会议室温度,注意通风。
()4.热情招呼开会人员礼让递水,沟通得当。
()5.能提醒领导准点开会。
()6.能事先通知与会人员开会的主题,做好准备。
()7.问卷没有综合,没有给每人一份。
()8.对会议的评估基本到位。
()9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。
()10.对于会后暂留人员能做妥善安置。
()11.会前资料准备不足。
()12.对会议服务人员环境培训没有到位。
()13.能控制会议经费的使用。
()14.能马上收拾会议室。
()15.能请领导在会议记录上签字。
()着装规范。
()2、阳光直射电脑屏幕。
()3、办公桌整洁,文件分类清楚。
()4、简报报头缺少期号。
()5、简报日期数字写法错误。
()6、会使用图表进行简单描述。
()7、档案管理规范,分类清楚。
()8、会使用跟踪卡了解信息的去向。
()9、能够主动上门为其他部门同事服务。
()10、能够对借阅的档案建立记录。
()11、没有及时接电话。
()12、电话接应用语不规范。
()13、没有提前准备充足简报用纸,影响工作效率。
()14、能够及时进行纵向信息的反馈。
()15、能主动提出建议,制定档案有关制度。
()16、明确起草的制度须领导审批把关。
()17、纵向沟通正确。
()