长江学院办公室设计方案Word格式.docx

长江学院办公室设计方案Word格式.docx

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办公室作为一个工作系统，必须保证工作人员之间充分的沟通，才能实现信息及时有效地流转，系统内各因子、各环节才能协调地运行。

（二）便于监督

办公室是集体工作的场所，上下级之间、同事之间既需要沟通，也需要相互督促检查。

每个人由于经历、学问、性格等方面的差异，都有各自的特点，有优点和长处，也有缺点和不足，而个人的缺点往往又是自己难以觉察到的，如不及时纠正，便会给工作带来损失。

同事之间的相互监督能够有效地避免这一问题。

因此，办公室的布置必须有利于在工作中相互督促、相互提醒，从而把工作中的失误减少到最低限度。

（三）协调、舒适

协调、舒适是办公室布置的一项基本准则。

这里所讲的协调是指办公室的布置和办公人员之间配合得当。

舒适，即人们在布置合理的办公场所中工作时，身体各部位没有不适感，或不适感最小。

协调是舒适的前提，只有协调，才会有舒适。

协调的内涵是物质环境与工作要求的协调。

它包括办公室内设备的空间分布、墙壁的颜色、室内光线、空间的大小等与工作特点性质相协调，人与工作安排的协调，人与人之间的协调，包括工作人员个体、志趣、利益的协调及上级与下级的工作协调等。

三、办公室装修整体装饰

办公室装潢设计与秩序密切相关，可以说秩序在办公室设计中起着最为关键性的作用。

设计中的秩序，是指形的反复、形的节奏、形的完整和形的简洁。

办公室设计也正是运用这一基本理论来创造一种安静、平和与整洁的环境。

为了增加办公室设计的秩序感，所设计的面要很广，如家具样式与色彩的统一；

平面布置的规整性等。

四、办公室布置的具体要求

（一）办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。

同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。

（二）各座位间通道距离要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。

（三）光源布置应自然合理，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。

（四）常用设备应放在使用者近处。

（五）电话应确保每人一部，电话离座位不要太远。

（六）办公桌是工作人员的必备工具，应注意美观、适用。

同时，应根据职务高低，设计不同形式的办公桌椅。

五、办公室注意事项

（一）办公室装修要实用和安全。

（二）办公室装潢在设计上，充分考虑色系的有效协调。

（三）办公室装潢线路放置有序，避免到处拉扯。

（四）办公室的用具设计要精美，坚固耐用。

六、布局说明

首先，这个办公室是坐东朝西的，所以门应该开在西面，接待区放在靠门的位置，方便来访者。

根据远门为上的原则，主任办公区放在距大门稍远的位置，这样领导不仅有独立的工作空间，而且方便与秘书人员之间的工作交流。

秘书工作区放在大门的右侧，既方便与办事员沟通，又方便与领导交流。

七、详细方案

接待区、秘书工作区、主任工作区的墙壁色调选择白色，因为白色简洁、纯净、清爽，给人以放松舒适的感觉；

白色还给人严谨的感觉，使员工呈现最佳心理状态；

白色会增强室内光线的强度，还给人一种空阔的感觉，调解缓和情绪。

（一）接待区

1.接待区域

（1）沙发组合，其中茶几是与客人会谈放置文件或茶具等用品。

桌面的大小应在人手能够得着的范围，并满足东西摆放的空间使用要求。

（2）在茶几旁边放置有饮水机，该饮水机有制热和制冷功能，方便不同人群的不同需要，而且价格合理，大小适中。

下面有储物柜，可以储放杯子、茶叶以及保持杯子的清洁。

（3）饮水机旁边放置了一盆绿萝。

绿色植物能使人镇静、平和。

所以办公室内摆放一些绿色花木会使得办公室内空气更清新，布置更优雅，使得员工能心旷神怡。

绿萝是优良的室内装饰植物之一，攀藤观叶花卉。

这样既充分利用了空间，净化了空气，增加了线条活泼、色彩明快的绿饰，极富生机，给居室平添融融情趣。

2.书报展示架

展示架放在沙发的左侧，上面可放置报纸杂志供阅读，有助于宣传学校的精神文化，而且外观优美、结构牢固、组装自由、拆装快捷、运输方便。

精品展示架起到良好的装饰效果。

3.前台

接待台正对办公室大门，开门见山，方便来访者询问问题，风格简约大方，大小适中，放在大厅内给人一种整洁、干净的感觉。

办事员坐在前台，主要负责接待工作。

4.接待处灯具选择

我们采用LED天花灯作为基础照明，同时以翻转式射灯对背景形象墙重点照明，达到突出学校形象、展示学校实力的效果。

5.接待台后面的墙是形象墙，张贴学院的校训，宣传学院形象。

6.接待区的地板选择：

木质室内地板。

7.灭火器的摆放：

秘书工作区与主任工作区之间的贴着主任办公室墙壁，将灭火器放在玻璃柜里，防止有人走过将灭火器踢翻。

（二）秘书工作区

1．秘书职责（秘书由北向南，由西向东横数为1—6，靠近复印机等设备的秘书为7，秘书位置由工作岗位职责决定）

（1）方位：

秘书1（见图）将其设置在和门最近的位置，减少对其他人造成的影响。

因为与学生、其他部门接触的相对时间比较多，学生来来往往，容易对其他秘书造成声音的干扰。

秘书1主要职责：

①协助组织实施各专业的人才培养方案，按照课程归口的原则，落实好各学期的教学任务及各门课程教材的选用、预订工作；

②具体落实学院（系）课程的考核及试卷命题、保密、送印等管理工作，负责学生成绩录入等成绩管理工作；

③协助教务处做好大学英语等级考试等国家级、省级考试报名管理工作；

④具体办理学生报到、注册、升降级、休学、复学、退学等学籍处理工作；

⑤协助教学院长组织申报专业、课程、教材建设等教改项目；

⑥负责编制与本学院有关的教学统计报表和整理、保管本学院的各种教学档案。

（2）方位：

秘书2的办公桌设置在秘书1办公桌的东面。

因为秘书2外出走动的时间也比较多,主要考虑动与动放在一起以减少了对负责撰写（相对较静的工作）工作人员的干扰。

秘书2主要职责：

①贯彻执行上级部门的政策法规，严格遵守工作制度，不擅离岗位并做好节假日期间值班工作；

②负责学校各单位来往公文、机要文件、印刷品的收发、登记、投送工作；

③负责学校单位和个人公私电报、特快专递的收发、登记、领取工作；

④负责学校单位和个人公私汇款单、包裹单、挂号函件、挂号印刷品的收发、登记、领取工作；

⑤负责学校单位和个人信件、明信片、印刷品的分拣、各类报纸、杂志的征订、分发和投送工作；

⑥做好办公室领导交办的其它工作。

（3）方位：

秘书3位于东北角，相对而言比较安静，思维较清晰，而管理零用现金需要用到保险柜（文件柜中有保险柜），这样秘书3工作时更加方便。

秘书3主要职责：

①零用现金的管理；

②商务费用的报销；

③出差费用的办理；

④负责信息管理工作。

（4）方位：

安排在外面一点的位置。

因为该秘书一般需要外出向上级提出申请，外出的时间相对较多。

秘书4主要职责：

①根据实际用量和库存情况，制定合理的办公物品购置计划；

②日常办公用品的购买、进货与发放；

③负责处理各类突发事件；

④负责安排上司的差旅事务、制定旅程计划表等。

（5）方位：

安排在南面中间位置。

主要考虑到其工作相对较静，又需靠近做文字工作的秘书5。

秘书5主要职责：

①认真贯彻执行党和国家的教育方针政策，认真按时完成上级领导及办公室领导安排的工作任务；

②统一安排全校作息时间和节假日值班工作，协助组织安排全校性重要活动，协助办公室领导组织安排校务会议、行政会议、办公会议并做好会务工作；

③负责起草学校综合性行政工作报告、总结、学校领导讲话材料并按文书处理程序起草以学校、办公室名义印发的各种文件；

④负责做好学校与地方大学协作单位教育信息交流工作，建立全校管理信息系统供校领导有关部门查阅，及时办好学校工作简报。

负责信息的收集、信息的整理、信息的传递、信息的存储、信息反馈和利用。

（6）方位：

秘书6安排在最靠近文件柜的位置，背后就为文件柜。

因为该秘书需要整理、归纳文档资料，需要靠近文件柜。

秘书6主要职责：

①做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。

②定期维护、清查，做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施，遵守保密制度。

③每天记录一次库房湿度情况。

④负责档案的修复、复制工作。

⑤做好档案交接工作，及时向科长通报文书档案工作情况。

⑥督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作。

⑦对应销毁的档案及时清理、造册，按保密制度进行销毁，做好善后工作。

⑧搞好档案的开发、利用，服务态度好，并做好各项统计工作。

⑨完成领导交办的其它任务。

（7）方位：

秘书7靠近打印机等设备，方便其操作使用。

秘书7主要职责：

①文件材料打印，打印文件材料要按单位、文号、标题、印制份数进行登记后才能进行打印；

②做到文件材料打印及时，纸面整洁清晰，对文件内容严格保密，打印后蜡纸、校对纸、废纸页及时销毁；

③文印室工作人员要爱护设备，发现故障及时进行维修；

④做好办公室领导交办的其它工作。

2.秘书办公桌方位和选择

秘书办公桌坐东朝西，贴着南墙和北墙分两排，每排三人摆放。

办公桌所使用的色彩要与办公室整体色彩相协调，还要考虑区分主任与秘书等级的不同。

秘书办公桌采用木质米黄色。

办公桌的右下方从上至下依次有两个抽屉，一个橱柜，左下方有个可放主机的柜子。

3．秘书办公桌桌面物品置放

为了办公方便，桌面物品要尽量少放。

但常用的东西要备齐全，尽量伸手就能找到。

秘书人员坐在中间，右边放置电脑，左边放置电话，左前方笔筒之类的装饰物。

文件架统一放在左上方。

在办公桌高出桌面的架子上，根据秘书人员喜好，放置小盆栽。

4.文件柜的选择

用三个文件柜（两个不带保险箱的文件柜，一个带保险箱的文件柜）。

秘书文件柜贴着秘书办公室东边的墙壁，方便秘书存取资料。

将两个不带保险柜的文件柜置于秘书办公室东墙南部，将带保险箱的文件柜置于秘书办公室东墙北部。

①文件柜上部是玻璃柜：

可清晰看到放置物品，隔板可调整。

②文件柜中间部分的三个抽屉放一些散的文件。

第一抽屉要放置文件追踪记录卡、文件分类卡。

下部为大柜子，可以放大件物品或分量重的物品。

③文件柜选用灰白色，营造出一种庄重的氛围。

5.复印机、传真机、碎纸机设备的摆放

复印设备置于秘书办公室西南角，这边靠近门、窗户，通风条件好。

复印打印设备工作时有噪音、灰尘。

将这些设备置于办公室西面墙壁，离秘书比较远，并且在秘书与复印设备间已设置隔板，不会对秘书工作造成干扰。

复印机比较大，直接放在地上，传真机放在桌子上。

复印机附近放一个纸箱。

办公室配备碎纸机，可以及时将不需要的重要文件销毁，防止机密文件外露。

6.秘书工作区灯具摆放

秘书工作区的中间区域顶部天花板处两排，每排2个共4个。

复印设备区域偏中央上方装置一个灯。

采用统一间距的布灯方法，并结合地面功能区域采用相应的灯具照明。

工作区域上方采用格栅灯盘，使工作空间光线均匀，并减少眩光。

在集体办公室通道区域采用LED节能筒灯照明，给通道补充光线。

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