07合同评审程序.doc

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北京捷高光电科技有限公司

二阶文件（程序文件）

文件编号：

JG/02.06

合同评审程序

版本号/修订次

A/0

第5页共5页

北京捷高光电科技有限公司

二阶文件（程序文件）

JG/02.06

合同评审程序

版本：

A

修订次：

0□□□□□

状态：

发文号：

批准

审核

编制

2005年9月1日发布2005年9月1日实施

1.目的

为确保顾客的需求和期望得到充分的理解和满足，规定相应的过程并加以实施和保持。

2.范围

适用于本公司对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客之间的沟通。

3.职责

3.1市场营销部负责识别顾客的需求和期望，组织有关部门对合同、标书中有关产品要求进行评审，并与顾客进行沟通。

3.2技术研发部负责设计和开发能力和技术支持能力的评审。

3.3生产部负责原材料供应能力、产品生产能力、交货期和检测能力的评审。

3.4总经理负责对特殊或重大合同的审批。

4程序

4.1顾客需求的识别

市场营销部负责识别顾客对产品的需求和期望，根据顾客规定的订货要求（如合同草案、技术协议、口头订单等），考虑以下方面的内容填写《合同评审记录表》：

4.1.1顾客明示的产品要求，包括产品质量要求、可用性、交付、支持性服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面的要求。

4.1.2顾客没有规定或没有明确的要求，但预期或规定的用途所必须满足的产品要求，公司应对这些通常所说的隐含的要求作出满足顾客要求的承诺。

4.1.3顾客没有规定，但国家强制性标准或法律法规规定的要求及本公司自身的附加要求。

4.2对产品有关要求的评审

4.2.1在投标、接受合同或订单之前，市场营销部应对已识别的顾客需求（包括本公司规定的附加要求）组织相关部门对标书、合同和订单的产品要求进行评审。

4.2.2评审

4.2.2.1产品要求的评审应在投标书、合同或订单签定之前进行，并确保以下方面的问题得到落实：

a）产品要求（包括顾客的要求和公司自行规定的附加要求）得到明确规定；

b）顾客没有已书面形式提供要求时（如口头订单），在接受顾客要求之前得到确认；

c）与以前的合同或订单的要求表述不一致（如投标或报价单）的问题，应与顾客协商并得到解决；

d）公司有能力满足标书、合同和订单的要求。

4.2.2.2合同的分类

a）常规合同：

对公司已形成系列的定型产品所签定的合同。

b）特殊合同：

尚未设计和开发过的新项目以及针对定型产品有改进要求所签定的合同。

c）重大合同：

金额在10万元以上的合同。

d）4.2.2.3市场营销部负责将《合同评审记录表》传递到相关部门并组织进行评审。

4.2.2.4对产品要求的评审，按《评审流程图》进行（流程图附后）。

4.2.2.5对于有现货的常规产品合同，由市场营销部销售人员将产品的名称、型号规格、数量等填写在《合同评审记录表》上并签名，然后经营销总监批准并由库房管理人员确认签字，即合同评审完毕。

4.2.2.6对于没有现货的常规产品合同（包括重大合同），生产部应分别对生产能力、交货期及原材料物资采购供应能力进行评审，将评审意见填写在《合同评审记录表》上并由负责人签字。

市场营销部综合评审意见，并对合同条款的适用性、完整性、明确性等进行评审，将评审结论填写在《合同评审记录表》上，经营销总监签字确认，即评审结束。

4.2.2.7对于特殊合同（包括重大合同和已经设计和开发并交付使用过的类似生产项目合同），市场营销部均应组织技术研发部、生产部，分别按照部门职责进行评审，但对于已经设计和开发并交付使用过的类似生产项目合同可以简化评审程序。

以上部门负责人均应将评审意见填写在《合同评审记录表》上并签字认可，然后由市场营销部将评审结论填写在《合同评审记录表》上报总经理批准实施。

附图：

产品要求评审流程图

市场营销部组织相关部门识别顾客需求和期望进行投标书准备工作

市场营销部与顾客洽谈投标意向

市场营销部组织对标书进行评审

是否中标

结束

否

是

识别顾客需求、准备合同草案

是否常规合同

是

否

有无现货

市场营销部组织相关部门

对产品要求进行评审

无

有无不确定条款

无有

有

与顾客协商解决

总经理批准《合同评审记录表》

签定合同

4.2.2.8对于口头订单（如电话定货）销售人员负责将相关内容填写电话记录或通过传真方式予以确认。

涉及到相关部门评审的，按4.2.2.5～4.2.2.7条款执行。

4.2.2.9在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，市场营销部应负责与顾客联系，征求书面意见。

4.2.2.10市场营销部负责保存《合同评审记录表》、合同书或订单以及与销售相关的其他文件，包括对评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施记录。

4.3合同的签定与实施

4.3.1对产品要求评审后，营销总监代表公司与顾客签定合同；对老顾客的口头订单，双方对口头订单中的内容确认后，填写《来人、来电、来函登记表》即视为签定合同。

对新顾客则必须签定正式合同。

4.3.2合同签定后，市场营销部负责将相关文件，根据各部门的需要发放到相关部门，作为设计开发、生产、安装生产、采购、检验验收、产品出库和项目交付等依据。

4.3.3市场营销部负责合同执行的监督，并根据需要及时将信息与顾客沟通。

4.4产品要求的变更

当产品要求由于某种原因需要变更时，市场营销部通过电话与相关部门进行联系和沟通，相应的文件（如合同评审记录表等）应及时进行修改，将变更的要求与顾客协商一致并通知相关部门，文件的修改执行《文件管理程序》。

必要时，市场营销部还应组织相关部门对更改内容进行再次评审。

4.5市场营销部负责与顾客之间的沟通，并确保：

4.5.1在产品售出、项目交付之前及销售过程中，应通过多种渠道（如广告宣传、产品销售服务月活动、顾客定货会等）向顾客介绍产品，向顾客提供咨询服务，并建立此类活动的记录。

4.5.2根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，应与公司内部相关部门以及顾客协调一致。

4.5.3产品售出或项目交付后，应主动的搜集顾客反馈的信息，妥善处理顾客的投诉，以取得顾客的持续满意，并执行《顾客满意程度测量管理程序》的有关规定。

5相关文件

5.1《文件管理程序》。

5.2《顾客满意程度测量管理程序》。

6质量记录

6.1《合同评审记录表》。

6.2《来人、来电、来函登记表》。