文书室管理制度牡丹江医学院文档格式.docx

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2、严格印信审批手续。

严格填写用印审批单。

使用学院、党委印信需经主管领导批准；

印信不经批准不得使用。

严禁开空白、空头介绍信。

3、不得把印信带出办公室，特殊情况需经批准后由两人以上携带。

离开办公室需将印信锁好，以确保印信安全。

4、文件、材料、报表等加盖印章时，一般情况下应由文书盖印，如经批准，用印者自己盖印时，文书要现场监督，不得离开。

5、开具介绍信由文书填写，不得本人在无文书监督下自行填写；

介绍信必须填写工整完全，两联相符。

6、各部门需用学院印信时，应持本部门介绍信，经主管领导批准，方可办理。

三、保密管理制度

1、文书室工作人员应严格遵守《保密法》，不得泄露党和国家的机密。

2、所有文件、材料、资料、简报要有专人妥善保密，不得随意、到处堆放。

3、严格执行文件的阅读范围，不经批准不得擅自扩大应知范围。

4、不经批准不得随意借阅地师级和绝密文件。

5、不带机密文件和内部资料离开工作岗位，借阅文件要严格借阅手续，不擅自翻印中央、省委文件和领导同志的内部讲话。

6、不准在通信和电话中谈论和涉及秘密事项；

不准将无关人员随意带进文书室。

7、工作人员调动工作时，须将自己经管的文件资料交接清楚。

8、不准向废品收购部门出售文件、内部资料、刊物等，要认真登记造册，按规定定期定点销毁。

档案室管理制度

为保证学院档案有序、规范、安全管理和利用，根据档案主管部门的相关要求，结合学院工作实际，制定如下制度。

1、档案室负责学院各类档案的管理、利用及办公室文件的归档立卷工作。

2、档案室工作人员应按照档案的内在、历史的联系科学地管理好档案，做到条目清晰、准确、登记完备，并在每年的3月末前将各类文件、资料归档完毕。

3、所有档案都不准外借，更不准私自摘抄、外传，秘密级以上档案不准复印；

查阅学院文件必须经主任批准。

4、保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作，档案室内禁止存放危险物、杂物，严禁吸烟。

文件制发审批制度

为进一步提高文件制发质量和办文效率，控制不必要的行文，根据《中国共产党机关公文处理条例》等有关规定，特制定本制度。

一、党委文件的种类、适用范围

《中共牡丹江医学院文件》有牡医学院发、牡医学院呈两种。

“牡医学院发”主要用于发布党委决策和重要工作部署，“牡医学院呈”主要用于学院向市委、省委的重要报告、请示等。

二、党委文件审批权限

1、凡以党委名义制发涉及学院工作的方针、政策性文件，要经党委委会议讨论通过，党委书记签发。

2、以市委办公室名义制发的文件，内容属于传达或代市委发布某一方面的工作部署；

转发地方、部门党组织对全市有普遍指导意义的报告；

向省委办公厅的重要报告、请示；

同有关地方、部门商洽工作、询问和答复问题，由市委秘书长签发（涉及某方面工作的，送交分管常委审阅）。

3、以市委办公室名义制发的文件，内容属于一般性通知，办公室事务方面的文件，由市委办公室主任签发。

三、党委文件的审批制发程序

市委机关文件的审批制发，一般按以下程序办理，即：

起草单位→有关部门会签→办公室主管主任→主管书记→下发。

四、党委文件行文的基本原则

1、坚决杜绝逆行文。

各部门起草的文件，由起草部门领导审定后，送学校办公室审核，不得直接送领导个人。

2、从严控制联合行文。

党政联合行文，必须是党委、行政共同发布的重要决策或共同管理的重大事项和重要工作。

3、提高文件质量和行文时效。

严格把好文件起草、审核、校对关。

特急件、急件要随到随办；

一般件要在3天内定稿；

疑难件要抓紧协调承办，力争在最短时间内办完。

急件要在印完的当日发出，平件2日内发出。

文书处理工作规范

为提高文件处理工作的效率和质量，使之规范化、制度化、科学化，依据《中国共产党机关公文处理条例》，特制定文书室工作规范。

一、文件处理的基本原则

准确、及时、保密。

二、文书的工作范围、职责和基本分工

负责文件的收发、传阅、归档、清缴和销毁；

负责党委序列各单位工作的办理；

负责文件催办；

负责当年文件的管理及借阅；

负责会议材料的发送、收集和管理；

负责年底将本年度文件、会议材料等按文号和存档要求向档案室的移交；

负责文书室的保密、安全、卫生。

三、文书工作的基本程序

（一）熟悉情况

1、熟悉文书的工作范围和职责及文书工作的各项规章制度，熟悉各种登记簿（传阅、处理单）的使用。

2、熟悉中央、省委文件的阅读范围，熟悉上级、本级文件发放范围、份数和方式。

熟悉文件的标印格式，熟悉各种工作程序。

（二）收文

1、签收。

签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

急件要特别注明签收的具体时间，以利于提醒快办和备查。

收错的要及时退回文件交换站。

2、登记。

登记文件需将顺序号、收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时限、标题、件数、发往单位、主题词等项内容逐项登记清楚。

（四）传阅

1、实行上级、本（下）级文件分别由专人管理的办法；

常规性文件坚持每日三送三取。

即早8时30分送一次，上午10时取、送一次，下午14时取、送一次，16时30分取一次。

急件随送随取。

并主动提示领导阅示，加快办理速度。

2、一般参阅性文件按惯例传阅。

领导阅批后的文件，按意见传阅，经领导特别注明阅知人的要及时通知阅知人阅。

3、坚持传阅文件登记制度，掌握文件的行踪。

传阅文件要件件有登记，并做到一天一清理核对。

4、每日应与秘书室沟通一次，掌握领导活动，以利于文件及时传阅。

5、阅知件应按照领导的排序由前向后组织传阅，请批件应按领导人的排序由后向前递送。

文件多时，可以交叉传阅，尽量别把许多文件同时送给一位领导。

要多做宣传工作，提示领导不要横传文件。

6、取文件时，要在领导办公室认真核对每一份文件，领导应该签字的是否签了，没有签的一定要提醒领导签字。

7、做好领导阅后文件的处理工作。

对领导阅后的文件要认真与处理单进行核对，及时清理，该传的传、该办的办、该存的存、该销的销。

（五）催办、注办

1、要认真研读领导在文件上的批示，不清楚和不明白的要及时问领导，不能望文生义。

2、领导批示传阅的重要文件要及时通知阅知人到文书室阅文，一般文件可通知阅知人所在单位登记后取走，限时送回文书室（也可根据情况复印相应份数，以加快传阅速度）。

3、要做好文件的传阅登记，适时催还。

4、认真做好注办文件的登记，及时通知承办部门取领导批示件。

批给谁，谁取文，办理时限、结果、注办文件的退还等都要做好登记。

领导要结果的，要准时通报领导并做好登记。

5、传达领导批示时，要严格按原文传达，不要多做解释，上级会议通知类文件，要按领导批示及时协调与会者名单和行程，在规定的时限内上报。

6、对办理完毕的文件，文书要及时注办，将处理程序、结果登记在文件处理单和登记簿上。

（六）复印与借阅

1、本着有利保密的原则，秘密级以上文件，未经文件制发机关同意，不得自行复印。

2、实行翻（复）印文件登记制度。

复制秘密级以上文件（包括各种重要材料）须按规定由负责上级文件的文书办理。

领导批示复印的文件，要有领导批示，并将领导批示与被复印文件一并保存好。

3、严格执行文件借阅登记制度。

当年文件借阅的登记和追缴按分工各自设本登记。

上年以前的文件到档案室借阅。

4、各部门有的文件，原则上不予借阅。

文件借阅要有科长以上领导批准。

绝密级，地师级文件，须在文书监督下借阅，未经主管领导批示不准带出文书室。

（七）文件的管理、清缴、销毁和归档立卷

1、要做好当年文件的保管，保证向档案室移交时没有污损和缺页。

2、将办理完毕的文件，依据文书号或者办理时间及时归入文件盒中。

3、每年年末或年初，一个大流水号结束。

与档案室密切配合，将文件与登记簿认真核对后，根据立卷原则归档立卷。

4、立卷后，将档案移交给档案室，移交中要有完整的移交手续。

5、文件的清缴和销毁由管理上级文件的文书负责。

注明文件种类和份数，要认真与发文登记核对，以免遗漏。

对需要销毁的文件，要用专车专人到指定地点销毁。