会展场馆档案资料与信息的管理PPT格式课件下载.ppt

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二、档案管理二、档案管理nn1.1.搜集搜集搜集搜集nn2.2.整理整理整理整理分类分类立卷立卷案卷排列案卷排列编制目录编制目录编制档号编制档号nn3.3.鉴定鉴定鉴定鉴定重要文件或一般性文件重要文件或一般性文件nn4.4.保存保存保存保存nn5.5.检索利用检索利用检索利用检索利用nn6.6.剔除和销毁剔除和销毁剔除和销毁剔除和销毁nn具体流程图具体流程图具体流程图具体流程图

（一）档案管理流程：

（一）档案管理流程：

（二）档案查阅纪律

（二）档案查阅纪律1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制；

总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制；

2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准；

其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准；

3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文件的查阅要事先征得办公室主任同意；

件的查阅要事先征得办公室主任同意；

4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查阅并签字；

阅并签字；

5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；

确需解文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；

确需解除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主任以上领导签字批准；

任以上领导签字批准；

6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事由单，提交办公室主任签字批准；

由单，提交办公室主任签字批准；

7.不准携带私人物品进入档案室不准携带私人物品进入档案室8.借阅文件要注意保护，不得损坏。

借阅文件要注意保护，不得损坏。

（三）文书档案的管理（三）文书档案的管理（11）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件和音像资料；

和音像资料；

（22）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、计划、总结等）；

计划、总结等）；

（33）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同契约等）；

契约等）；

（44）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。

修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。

1.1.管理范围管理范围2.2.管理程序管理程序1.1.搜集搜集搜集搜集移交文件；

清点核收文件；

检查手续是否完整。

移交文件；

2.2.整理整理整理整理3.3.分类分类分类分类场馆收文按发文单位；

场馆发文按收文单位；

场馆收文按发文单位；

场馆文件按文种；

各部门文件按部门类别。

4.4.查阅查阅查阅查阅内部查阅、外部查阅（见表内部查阅、外部查阅（见表11，表，表22）。

）。

表表11文件文件/档案借阅审批表档案借阅审批表表表22档档案案借借阅阅审审批批表表3.3.清理与保存清理与保存档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。

年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写档案销毁清册。

永久保存中心章程；

组织及规章制度；

重大决定、决议；

批文、重要会议纪要；

政府机关核准文件；

上级文件等5年保存期满或解除之合约、场馆一般性文件（文字、函字）等1年保存结束后无长期保存必要文件、中心各部门文件等表表33文书档案保管期限表文书档案保管期限表（四）财务档案的管理（四）财务档案的管理1.1.管理范围管理范围会计凭证、财务账簿、财务报表、会计凭证、财务账簿、财务报表、会计资料档案、工资表、其他有归档要会计资料档案、工资表、其他有归档要求的等。

求的等。

（1）分类分类

（2）归档归档财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。

财务部保管期满后，编制清册连同档并装订成册。

财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。

案一并移交场馆档案室保管。

档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，要会同原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

（3）查阅查阅（4）保管和保密保管和保密保管期限分为永久和定期，原则上按保管期限分为永久和定期，原则上按企业会企业会计档案保管期限表计档案保管期限表执行；

执行；

严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

防毁损、散失和泄密。

2.2.管理程序管理程序企业会计档案保管期限表企业会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证记帐凭证汇总凭证15年其中：

涉外会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二、会计帐簿类1日记账15年其中：

现金和银行存款日记账25年2明细账15年3总账15年包括日记账4固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年5辅助帐簿15年6涉外会计账簿永久序号档案名称保管期限备注序号档案名称保管期限备注三、财务报表类（包括各级主管部门的汇总会计报表）1财务报表永久2会计报表永久3税务报表永久四、工资表永久（五）工程档案的管理（五）工程档案的管理1.1.工程建设档案管理范围工程建设档案管理范围

（1）归档内容（前期工作资料、基础资料、设计文件、施工文件、竣工文件）；

（2）归档要求2.2.工程设施设备档案管理范围工程设施设备档案管理范围以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等：

土建、装修工程，电力系统，配电系统，照明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统，综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信系统等。

3.3.管理程序管理程序

（1）整理）整理

（2）分类）分类（3）归档）归档工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。

工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。

（4）查阅）查阅（5）保管）保管永久性保管资料；

分类谨慎保管，严禁毁损和丢失（六）人事档案的管理（六）人事档案的管理1.1.管理范围管理范围场馆员工人事档案、员工花名册、场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。

档案、干部任免文件等。

2.2.管理程序管理程序

（1）

（1）归档归档

（2）

（2）鉴别鉴别（3）（3）整理整理（4）（4）查阅查阅a.事由（查阅本人档案、履历，或出具证明）；

b.审批；

c.纪律（档案转递需留档案转递通知存根、发出通知单并接受回执单）。

（5）（5）保密和保管保密和保管（6）（6）剔除和销毁剔除和销毁第二节第二节会展资料与合同的管理会展资料与合同的管理一、会展场馆的资料管理一、会展场馆的资料管理

（一）会展场馆资料管理的含义：

（一）会展场馆资料管理的含义：

1.广义：

包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。

2.狭义：

会议展览资料的管理。

（二）会展资料范围：

11.筹备会议、展览所搜集的原始资料。

筹备会议、展览所搜集的原始资料。

2.2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图；

陈列大纲、平面图、效果图；

有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；

上级领导对展览的指示与题字；

品及其说明书；

开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物；

物；

报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。

告等。

3.3.展会闭幕后的总结、统计材料等。

展会闭幕后的总结、统计材料等。

（三）展会资料搜集（三）展会资料搜集nn将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。

资料管理的基础，专业性、针对性强。

nn方法：

征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。

nn渠道：

1.个别搜集；

2.社会搜集；

3.相关部门、单位提供全套资料。

（四）（四）展会资料管理展会资料管理nn任务：

任务：

完整地、系统地搜集和存储文献资料，提供依据和参考，开发资源，传播知识。

nn程序：

程序：

搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分类、著录编目、入库上架、宣传报道和提供利用。

（五）展会资料登记（五）展会资料登记1.总括登记：

以一批或一套资料为登记对象按入馆先后进行登记。

2.按类登记：

以一种资料为登记对象，将同类资料登记在一起。

（六）展会资料分类（六）展会资料分类原则：

归类正确，反映充分，前后一致，便于检索。

（七）著录编目（七）著录编目书本式目录或卡片式目录二、策划部门文件存放管理规定二、策划部门文件存放管理规定每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明目录和标号以便于查阅，同一项目的文件目录和标号以便于查阅，同一项目的文件须存放在一档内，以利综合使用。

须存放在一档内，以利综合使用。

（一）会展策划部经理

（一）会展策划部经理展会项目文件夹、客户档案展会项目文件夹、