时间管理对时间的分析Word格式.docx

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上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。

总之，不向下授权往往会吃力不讨好。

沟通不善

前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。

关于沟通障碍引起的时间浪费主要体当下俩个方面：

1.时间用于处理沟通不善带来的恶果

例如，某员工对公司有壹些见法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，可是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，壹传十，十传百，员工的个人见法于众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。

作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。

如果员工能够和你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。

2.无效沟通

花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。

很多职业经理也认为花了大量的时间和下属进行沟通。

问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。

沟通只是第壹步，目的是为了获得高效的沟通。

沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。

不良习惯

有的人把大量时间浪费于不良习惯上。

例如，喜欢于电话里聊天；

于桌面上堆放壹大堆材料，用的时候就得花时间去找；

有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；

有些人对办公环境特别敏感，必须于壹定的环境中才能静心工作；

有些人于某些时段的工作效率不高。

对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。

如果是普通员工，不良习惯只会影响壹个人。

作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。

【事例】

人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天均忙，却忙的不是地方。

让我们来分析壹下任经理某壹天的活动：

8:

30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，壹直到10:

00。

10:

00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。

20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，壹直到11:

11:

00处理文件方案等，到12:

00，仍有壹部分没有过目。

吃过午饭，见了壹会报纸，聊了壹会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划方案仍没有完成，就急忙赶到办公室。

14:

00和销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等均由任经理自己确定，这项工作又占去俩个小时。

16:

00刚要写公司人力资源规划方案，壹个下属又进来请示工作，顺便聊了壹会私事和公司最近的传闻。

4：

30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，仍拖延了时间，壹直持续到5:

已经没有时间写方案，只好把未写完的方案和需要处理的文件带回家。

晚上又得加班了。

仔细分析壹下，任经理的时间为什么不够用？

电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

上司不定期召见使时间具有很大的随意性。

喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。

对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天均于处理事务性的工作。

事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。

工作没有目标和程序，就没有主动性。

没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。

不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。

乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。

【忠告】

浪费时间的根本原因仍于于自己！

【自检】

分析壹下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？

见见你对时间是如何控制的？

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时间分析方法

时间价值的计算

你的时间（单位能够是小时，也能够是天）值多少钱？

进行时间价值的计算，能够帮助你理解时间意味着什么？

1.计算方法

（1）成本价值法。

即年薪（或年度人工成本总额）和工作时间之比。

每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。

表5-1成本价值计算

年薪

（元）

每天的价值

每小时的价值

每分钟的价值

15000

62.0

8.86

0.15

25000

103.3

14.76

0.25

35000

144.6

20.7

0.34

45000

186.0

26.6

0.44

55000

227.3

32.5

0.54

65000

268.6

38.4

0.64

75000

309.9

44.3

0.74

85000

351.2

50.2

0.84

100000

413.2

59.0

0.98

（2）收入价值法。

即销售目标（年销售额或年利润额）和工作时间之比。

表5-2收入价值计算

销售额

（万元）

10000

4.13

0.59

0.0098

5000

20.66

2.95

0.049

41.3

5.9

0.098

20000

82.6

11.8

0.2

50000

206.6

29.5

0.49

2.时间价值计算法的启示

（1）每壹天、每壹小时、每壹分钟均有很大价值

时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。

浪费的时间，无论如何也弥补不了。

（2）钱是壹分壹分挣来的

钱是通过每壹分钟、每壹小时、每壹天的努力工作挣来的。

壹天浪费（不管什么原因）1—2小时，意味着于其他时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。

（3）浪费时间等于浪费金钱

用上面的俩种方法计算壹下时间价值，且牢牢记住：

浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。

（4）时间需要规划

规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用于能够产生最大收益的活动上。

时间支配能力分析

请回答下列问题，测试壹下你对时间的支配能力。

请问答“是”或“否”。

（1）你是否壹到公司便列出当日工作安排？

（2）你是否于固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？

（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？

（4）你是否能避免各种浪费时间和精力的“琐事”？

（5）你能使每项工作均善始善终，避免头绪多而乱吗？

（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？

（7）你只欢迎那些实于的、对公司有益的推销员或顾问吗？

（8）你除非万不得已才召开会议吗？

（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？

（10）你收到函件后是否阅后立即处理？

（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？

（13）你肯放手让部下独立工作吗？

能不频繁检查或干扰他们吗？

（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？

（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？

（16）你能充分利用电话提高效率，不于工作时间煲“电话粥”吗？

（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？

（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？

（19）当你遇到非得靠专门知识和经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你于召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？

回答“是”，得5分；

回答“否”，得0分。

如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的时间，不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。

如果得60-80分，表明你基本上能够有效支配时间，只于某些方面仍须改进，可参考测试结果对照检查。

如果得30-60分，表明由于做事计划性差、效率低，增加了很多工作压力，你的问题集中于三个方面：

主次不分；

不能充分相信下属，不放权；

精力分散，易受不速之客干扰。

只要下决心改正之上不足，你壹定能于有限的时间里取得更高的效益。

如果得30分以下，那表明你面临严重的问题或将被解职，除非你立即全力以赴提高效益。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具

运用《工作紧急性分析表》。

表5-3工作紧急性分析表

姓名：

日期：

年月日

紧急性

工作事项

非常紧急（马上要做）

紧急（短时间内

要做）

不很紧急（可从长计议）

不紧急（无时间要求）

频次

时间

于紧急性的四格中选择“”即可

3.程序

（1）将工作事项的紧急性分为四档：

非常紧急，马上要做；

紧急，短时间内要做（壹般是当天要做的）；

不很紧急，可从长计议（能够纳入计划中做）；

不紧急。

（2）统计“频次”。

即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。

（3）统计“时间”。

即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。

4.工作紧急性分析法的启示

（1）统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？

（2）非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。

制度、营销策略、产品品质等重大问题，和时间无关。

（3）“紧急事项”越多，时间管理问题越大。

（4）“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。

（5）除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。

工作重要性分析

1.目标

分