工程技术档案管理制度Word格式.docx

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4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；

工程资料管理网络和人员网络

工程项目中标后一个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。

4.文件的编写

文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）

文件的编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。

规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。

文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：

①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距25cm，右边距、下边距1.5cm；

②纵向装钉的，上下留出25cm的距离；

③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。

对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。

正文文字一律采用四号宋体、倍行距，标题为小三号宋体。

凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。

页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。

文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。

案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。

档号：

项目代号+分类号+案卷号

项目代号：

是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。

分类号：

科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定，其它部门采用0--5大类的有关分类规则。

案卷号：

即为案卷顺序号。

移交资料的档号按业主要求编制填写。

案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。

编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。

保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。

密级依据保密规定填写（移交时业主给出，统一填写）。

缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。

卷内目录及卷内备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。

竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。

编写受控文件时均应标明文件编码。

（文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写）。

5.工程中使用的表格

工程中使用的各种表格包括：

质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。

各种表格的使用按以下规定执行：

国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。

《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格，这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。

如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室领导批准（按审批权限），方可使用。

6.工程资料的收集

工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。

工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。

其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。

（1）技术文件内容依据公司规定执行。

各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。

（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文件执行。

（3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。

任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。

各部门收集的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。

7.工程资料按以下要求进行整理和组卷

项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。

有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。

管理性文件按问题、时间或重要程序排列。

案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。

每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、检测试（实）验评定、证明等排列。

文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。

文件材料的排列：

批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

转发文件在前，被转发文件在后；

立卷人填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署姓名；

卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。

卷内备考表（各种表格）、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距应一致。

存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。

资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。

8.文件资料的传递

文件资料的传递包括发放与往来。

文件发放：

文件资料在发放前，发放部门应填写《文件发放审批表》，根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，并建立《文件发放登记表》台帐。

从业主、监理方接收领取的文件资料两小时内在网上公布，24小时内发放到使用单位、部门

文件往来

往来文件指与项目部以外单位的文件往来，一般包括与业主、监理、当地政府有关部门、设计院、设备厂家、调试部门、公司等的文件。

（1）接收：

资料管理人员建立《文件接收登记表》对接收的文件资料进行登记。

任何人无论从何途径得到的与工程有关的文件资料，都应交到资料管理人员，由资料管理人员组织识别并登记。

对接收的文件资料，资料管理人员根据审批权限送交领导审批。

（2）项目部任何部门、任何人向项目部以外单位发出与项目有关的文件资料，都应根据审批权限进行审批，在发出前在存档部门进行备案，对反馈信息及时归档。

（3）项目部各部门、各专业公司也应建立《文件接收登记表》。

9.文件、资料审批权限

接受项目经理委托，由生产经理、商务经理、总工（副总工）发放（传阅）审批的范围：

国家、行业有关本工程的文件、要求，业主、监理公司文件、会议纪要、工程联络单（确认有效性和发放范围后下发）、通知等，设计院文件，设备图纸、涉外技术文件资料，外单位交流信息，业主委托、工程变更（根据确定的范围），公司有关本工程的文件和要求，项目部有关工程管理的文件、要求、通知，工程简报，上报业主、监理、公司的文件和材料，施工组织设计等。

各部门负责人的审批范围：

本部门分管专业范围体系内的文件、资料、规程规范、标准、制度、规定，本部门编制的管理制度、规定、办法、计划、通知等，本部门所组织的专业会议纪要、总结、工作联系单，处罚通知等。

资料管理人员发放审批：

施工图纸、图集，作业指导书、施工措施（包括监理批复意见），图纸会审记录，设计变更，技术例会纪要、专业会议纪要、工程总结等。

10.文件资料的更改和作废文件处理

文件更改由更改提出人或提出部门的负责人填写《文件更改审批单》，重要更改要附上文字依据，由该文件、资料的原审批人或部门进行审批。

文件更改申请获批准后，由原文件发放部门（单位）按《文件发放登记表》的名单发放《文件更改一览表》，文件领用人按《文件更改一览表》对所持文件进行更改，如换页更改则进行换页。

文件的失效和作废

文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版本作废，换发新版本。

文件发放部门（资料管理人员）应根据《文件发放登记表》把失效和作废的文件及时通知给各部门（单位）。

作废文件应根据发文登记及时更换或撤回；

收回的失效或作废文件由发放部门填写《作废文件资料销毁申请及销毁记录》，经总工批准后执行。

需要作为资料保存的作废文件应加盖“作废参考”标识。

文件中有关问题处理结果的反馈

文件的接收部门（单位或人员），接到工程文件后要对照文件中有关要求及领导的批示意见，及时处理有关问题，并将办理结果以文字形式反馈（也可在网上反馈）。

11.工程资料管理办法

工程图纸管理办法

11.1.1工程图纸的收发统一由资料管理人员管理。

11.1.2各个专业的图纸在工程开工前，由各专业工程师按施工进度计划编制专业《图纸需求计划》，递交资料管理人员，由资料管理人员编制项目工程《图纸需求计划》，工程部长审核，总工批准，提交建设单位和设计单位，并在资料管理人员存档。

资料员拟订工程图纸发放范围和《文件发放审批表》，正式施工图纸的发放范围由资料管理人员审批，设备图纸和非正式图纸由总工或副总工审批，资料员发放。

图纸发放时要特别注意留出用于移交和归档的图纸。

11.1.3资料员统计图纸到位情况，按图纸交付计划向建设单位催交，接收的图纸进行登记（《文件接收登记表》），接到图纸两小时内在网上公布，未按计划到的图纸及时向资料管理人员和专业工程师汇报。

任何人员不论从何种渠道得到施工图纸，都要首先交资料管理人员，由资料管理组织确认。

11.1.4施工过程中，各单位要注意保护图纸，施工结束立即交回资料管理人员。

工程变更资料管理

11.2.1工程变更由专业工程师及以上领导签字认可后生效<

见《设计变更、变更设计和工程委托管理制度》）。

11.2.2资料员接收到生效的工程变更后按工程图纸发放的范围进行发放。

11.2.3工程变更必须加盖设计变更章并在图纸中反映出。

（1）资料管理人员在工程开工后确定工程变更盖章分工，根据分工，资料管理人员提供印章。

（2）资料管理人员下发设计变更的同时下发《设计变更标注通知单》，图纸使用部门或单位接到设计变更及标注通知单后在通知栏签字，图纸使用部门或专业人员在被变更的图纸上用红笔标注（相关方无特殊要求时）变更内容，标注后在标注通知单确认栏签字，资料管理人员资料员核实变更确已标注后，收回设计变更标注通知单；

存档图纸的设计变更由资料管理人员管理人员标注。

（3）同一项目有两次及以上变更，以最新版变更为准，原变更收回，盖“作废参考”章存档备查。

（4）设计变更章加盖在相应图纸标题栏上方10mm处，当变更不是针对具体图纸时，在本套图纸的目录页及总图上盖设计变更章。

施工过程形成资料的管理办法

每个单位工程按施工技术管理《过程控制记录》做详尽的记录。

11.3.1每项记录由单位工程技术员、质检员、施工员（根据各自职责）分别做出记录，分类建档，逐级审核后存于资料管理人员。

11.3.2所有记录按要求填写标准表格，内容要真实。

关于安装设备开箱资料的管理规定

11.4.1工程施工安装设备的开箱资料，在设备到场后由物资办事处综合管理员向资料管理人员移交（移交的内容包括：

《设备