办公室事务管理日常工作时间安排Word文档格式.docx
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复习提问
复 问 内 容
学生姓名
成绩
时间管理的一般方法？
工作日程安排需要注意哪些方面？
作业及预习要求
预习管理日志。
日常工作时间安排
使学生理解、掌握日常工作时间安排的相关知识、技能。
教学时数：
4
教学内容与过程：
在美国有一项调查指出，大部分成功的公司老板每天要不停的工作12小时左右，有少部分甚至达到15小时之多。
他们没有太多个人时间，即使有，也会被许许多多的工作分割的支离破碎，很难有连续的空闲时间；
然而这种忙碌的情况，会随着公司的扩展而越来越严重。
比如星期日对一般人而言是一个休息的日子，大家都可以放下工作暂时轻松一下，可是这些上司们却没有这个福气，他们仍得为下周的工作安排绞尽脑汁。
因此，如何利用时间成了公司上司要上的最重要一课。
上司专心在办公室工作的时候，最不愿意受到外人打扰，秘书的责任之一，就是保护上司不受外界琐碎事务的干扰，可以安心工作；
而且在日常的工作中，上司可能要出席会议、会见客人、接洽生意、考察或者发表演讲、参加聚餐等活动，公务十分繁忙。
作为上司的得力助手，秘书的作用在这个时候得到了最大限度的发挥。
秘书应该很好地为上司安排工作日程，有效地为他管理时间，见这些活动安排妥当。
比如说能合理地安排会议会谈的日程，能妥善地为上司安排旅程，能有效地安排一天的工作日程，使上司提高工作效率，在有限的时间内井井有条、有序的工作。
一、日程安排须知
请看表5—1所示的日程安排。
表5--1
日程安排
8月26日拉古斯那教授偕同夫人MONEST女士乘MU5310航班于20：
55到达济南机场，
我校派车去接。
安排到新校留园宾馆居住。
8月27日安排拉古那斯教授及夫人去泰山旅游。
8月28日上午8：
00—11：
00在电子系二楼大会议室，教授与大家见面并进行第一次讲学；
下午2：
30—5：
30在同一地点进行第二次讲学。
8月29日上午8：
00在电子系二楼会议室，教授进行第三次讲学；
30在同一地点进行学术讨论并与大家告别。
8月30日安排教授及夫人去市里参观，购物；
当晚19：
10教授及夫人乘MU5129航班返回北京。
8月31日早9：
40教授及夫人乘AF1029航班回国。
从表5---1可以看出，对如此繁杂的活动进行日程安排不是一件简单的事情，其中也有许多技巧。
时间要安排的紧凑、严密，同时又要有一定的弹性。
在安排日程的时候，必须注意以下几点。
（一）顺序先后与时间的分配
掌握上司的工作脉络及其与公司内、外各组织的关联，经常考虑应该先做哪项工作并向上司请示报告。
请示时要认真，不要只报告聚会或会见的开始时间而漏了所需时间。
（二）进行预约的方法
预约是以书面或口头（电话）方式来进行的。
如果是通过对方秘书得到的预约，要请对方秘书向其上司报告和请示，且不要忘记确认是否接受。
有的预约不是通过秘书而是通过上司直接决定的。
这时，秘书也要马上与上司取得联系，以便进行必要的主准备工作。
（三）合理安排日程，时间上留有充分余地
安排上司的工作日程，在时间上一定要留有余地。
有许多秘书都犯过这样的错误：
为了争分夺秒，上司刚开完董事会，就安排与A先生会谈等。
其实，这样看似时间排得很紧，似乎人的潜力得到了最大的发挥，然而事实证明，这并不能提高工作效率。
因为如果上司刚刚开完董事会，思想还不能一下子转过弯来，加之没有休息，比较疲劳，以这样的状态与A先生会谈，是不会取得最佳的效果的。
而且如果董事会要延长的话，就会白白浪费A先生的时间。
所以，在制定日程表的过程中，最大的困难就是时间的测算。
董事会要开多久，与A先生的会谈需要几个小时等，这两项活动之间要留多少时间，以应付突然事件的发生都要计算好。
如果是公司内部的会议及其他活动，时间的测算也要容易一点，与公司外部客人的会谈则不好说了。
比如说签合同，如果事先知道对方会提出什么条件和要求，事情也许好办一点，如果事先不知道的话，还需要讨价还价，合同签下来到底需要多少时间，就更加难以预测了。
因此秘书在安排日程表的时候，最好在每项工作原定时间后，再加上10---15分钟的机动时间。
（四）内外兼顾
随着公司的发展和业务的壮大，上司会给越来越多地与外界打交道，但作为一个上司，他必须内外兼顾。
因此，在给上司安排工作日程表的时候，一定要留出专门的时间让领导来了解公司的生产经营状况，及时处理内部事务中的各种矛盾和问题等公司内部业务，从而把握本公司的发展。
如果从上午8点就开始开始开董事会，10点与A商社的B董事长会谈，下午一点半去拜访C公司D经理，如此等等，上司一天到晚忙于这些活动，没有时间了解各科室的情况，对请示报告也不能及时批阅，对必须由他解决的矛盾也不能及时解决，则会影响本公司的发展。
因此在给上司安排日程表的时候，一定要留出适当的时间，让上司来了解公司的基本情况。
这样才能使上司的外部活动与处理内部事务共同服务于公司的发展。
（五）提高效率
上司要到几家公司拜访，是先到A公司还是B公司？
是由A公司到C公司还是由B公司到C公司？
对于这些问题，秘书要事先统筹考虑，找出最佳行车路线，减少路上耽误时间。
当然，如果C公司提前邀请，那么在时间安排上要尽可能优先。
上司要经常乘车外出，因此秘书对乘车时间和交通状况要比较清楚，比如上下班时交通拥挤的情况，顺行和逆行的情况，周末和平时的情况等，对于这些情况要心中有数，才能比较准确地算出上司外出办事在路上所需要的时间。
类似这样的要根据具体的情况来安排具体事务的例子在实际生活中有许多，如果要做到成功运用，就需要平时多加留意一些生活细节。
（六）适当保密
上司的工作日程安排，一般都是制成一览表的形式，因为它简单明了。
日程表给上司本人一份，给秘书科长和其他综合负责人一份，再就是给有关科室和汽车司机复印几分。
不过，给业务科和司机的日程表，内容不能太详细---比如上司某月某日出差，在前一天的上午与A商社的B常务理事会谈-----只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细，因为日程表送的越多，泄密的可能性越大。
比如业务科室的人在与客人洽谈业务时，无意中让对方看到了上司的详细日程表，后果就难以设想了，所以，给这部分人的日程表，只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。
因此，在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，但是，这些符号所代表内容在公司内部要统一，不仅负责指定日程表的秘书要明白，而且要让其他秘书都能看懂。
另外，日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时能用铅笔添加和删除。
（七）事先同意
在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要工作，都要事先征得上司本人的同意。
因为上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己的经验来考虑采取什么方法处理，是否要安排专门的时间，而这些也正是秘书所要掌握的。
但是，也不能完全听任上司的主观意思去做，把计划丢一边，如果是这样，秘书就有可能不知道下一步该干什么，使日程表变成了一张废纸。
几乎所有的秘书都是这样：
在本月末安排下个月的工作；
周末安排下一周的工作；
在前一天下午或者当天早晨的第一件事就是安排当天各项工作的时间与具体步骤，并与有关各部门打好招呼，保证各项工作按计划顺利进行。
二、日程安排的形式
上司的日程安排可以分为年度计划、当月计划以及每天计划等形式。
计划是安排越细越好还是越粗越好？
这主要根据上司的实际需要而定。
一般来说，由于客观的变化和许多不可预料因素的影响，中长期计划是宜粗不宜细。
现在大多是这样，年前制定年度计划，年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓，比如为了实现某项重要目标而抓哪几项工作，或是按规定要开哪几个例行大会，根据年度计划的设想，安排当月计划。
而本周的计划就是实施，比如星期一上午与某某商社董事长会谈，星期二下午召集哪些人开研究会等。
不仅如此，还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划，使之更具体、更详细。
下面的内容是对上面所列的几种工作计划表的简略说明，可以和秘书的工作实践相对照。
（一）年计划表
公司在一年的例行活动，上司所属企业在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，就事先列入表中。
（二）月计划表
从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动
（三）周计划表
正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间安排。
在周末要向领导报告下周计划表，并得到确认。
周计划表的安排要考虑到领导的忙碌程度以及其他因素，如果上司本周身体不好，或临时事项太多，则可以将一个月内必须完成的已知事项，安排在其他周完成。
（四）日程表
上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。
在前一天下午或者当天清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认（如果不制作日程表，根据周计划安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认）。
此外按照不同的分类标准，还有出差计划表、旅行计划表等。
无论采取哪一种计划表，或哪几种计划表相配合使用，均应该根据上司的身体状况、忙碌程度、公司经营情况、业务进展情况等做出选择和统筹安排。
一般来说，刚刚参加工作的秘书不可能把上司的工作日程表安排得那么周到，至少得2—3年才行。
所以如果你是一位新入行的秘书，应该很虚心地向资深前辈学习和请教，同时自己也应该多加留意，掌握计划表安排得技巧和方法，与有关科室密切配合，才能将这项工作做好。
三、日程计划表的编制
（一）编制步骤
重大商务活动，一般都在一年计划表或一季计划表中及时地做妥善安排，由高级管理人员商讨研究后，定下重大活动项目，交秘书制作成文。
所以说秘书在日程安排方面的经常性工作就是日志、一周计划和一月计划表。
一周计划表编制步骤如下：
（1）与本周的前几天，将工作预定表分发给每个高级管理人员，请他们将自己下一周内预定事项写清楚。
（2）周末，要将每位高级管理人员的预定表收集上来加以整理。
如果有的高级管理人员无暇填表，则秘书就要以直接口头询问的方式，得到回答后，帮他填表。
（3）仔细阅读每位高级管理人员的预定表，并与月计划、备忘录进行核查，若发现有矛盾，立即向本人询问，以便及时调整
（4）将预定表编制成下周计划表，复印成副本，将正本送给每位高级管理人员本人。
月计划表和周计划表制作步骤相同。
下一个月的计划表一定要在本月内制作完成。
一天的安排，按时间先后记载，秘书要有敏锐的分清主次的判断力，将重要工作安排在一天中最佳时间内。
（二）注意事项
编制日程计划表的注意事项如下：
（1）不论年、月和周哪一种计划表，都必须归纳为一页，以便于查阅。
画出表示时间的线段，一看便可以掌握开始时间、所需时间等。
这种线段考虑了上司的工作时间带，标明了某项活动的必要时间。
（2）计划表设有日期、时间、地点、预定事项、备注等几项内容。
（3）不要把全部按上司所交代的预定事项列入计划，而要以上司能否按计划行事为基础编制计划表。
（4）对于处理完毕的工作，从计划表上删除，这样可以清楚计划落实完成的情况。
（5）秘书应该谦虚豁达，谨慎处理计划表中的变更事项，避免引起有关人员的误解。
（6）周计划表和日志卡片用毕后归档。
秘书要编制相当精确的计划并不容易，但必须尽心尽力编好。
为上司安排好各项工作
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