电话订餐系统使用手册电话管理电话录音呼叫中心客文档格式.docx

电话订餐系统使用手册电话管理电话录音呼叫中心客文档格式.docx

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对通话过程无任何影响，录音文件自动压缩成mp3格式，20G硬盘约可存储2500小时左右的通话，可随时听取避免遗忘通话内容，也可作为解决纠纷的依据。

9.来电防火墙的功能，自动拒接骚扰电话并保留记录。

10.语音信箱功能：

电话无人值守时可让客户自动留言订餐，有新留言电脑会自动拨号通知您，将留言播放给你听取；

您也可以在方便时候拨回来听取和管理留言。

11.自动语音导航（IVR），例如“按1进入产品介绍，按2进入人工订餐，按3转语音留言系统”等，简单明了的图形化流程设计界面，可快速快速建立自动电话业务咨询。

12.短信群发功能：

通过线缆、红外或者蓝牙的方式等将手机和电脑连接，可通过软件进行短信群发，例如向客户群发新品上市、打折促销等短信通知，简单的操作。

13.日程安排和备忘录自动提醒功能备忘录自动提醒功能。

14.数据备份和恢复功能，有效保障资料的安全。

15.安装简单，软件易使用；

高可靠性，低成本。

系统由USB语音盒及软件构成，典型安装示意图如下：

Ø

参数说明

∙来电号码（CID）接收符合邮电部的标准，兼容FSK和DTMF两种传送方式

∙双音频（DTMF）码接收，记录呼入、呼出号码

∙每一路电话都可独立进行放音和接收用户按键码

∙单机同时录音1-20路电话，各通道互不干扰，对通话质量无任何影响

∙可直接对直线电话录音；

也可与交换机配合使用，对交换机的外线、内线同时录音。

对呼入/呼出均能录音

能给您带来什么？

∙加快订餐和送餐效率，提高业务量

∙提高客户服务满意度，提升企业形象

∙电话录音长期保留，有据可查，避免纠纷

∙加强对客户资料和业务资料管理

∙提供更丰富的客户沟通渠道

2.来电弹屏与订餐

●当客户来电，系统自动弹出客户的详细信息，订餐记录，客户偏好，历史通话记录等，让您迅速了解客户喜好，加快了订餐速度，提升客户服务感受

●可随时查看客户的历史订餐记录和统计。

3.今日订餐

●今日订餐

●查看或修改订单明细

4.送餐结算

●与送餐员结算所收的帐

注：

按Ctrl键，然后点击鼠标可以多选

5.今日销售统计

●统计今日的收入及其各种菜的销售情况

6.菜谱管理

●管理所有的菜谱信息，菜谱可随时打印出来。

7.点菜特殊要求管理

●客户可以根据自己的情况选用不同的配料,口味等.

8.通话录音

●系统自动对呼入和呼出通话进行高保真录音，避免纠纷，同时为考核服务、销售等部门绩效提供量化指标，提升员工工作效率和能力。

●录音文件自动压缩成mp3格式，可存储海量通话记录，20G硬盘约可存储2500小时的电话录音。

●当磁盘空间不足时，系统会自动弹出清除录音文件的界面。

9.语音信箱

●启动电话语音信箱，电话无人值守时可让客户自动留言订餐，有新留言电脑会自动拨号通知您，将留言播放给你听取；

●详细使用请参加“电话设置”－语音信箱管理部分。

10.来电防火墙

●来电防火墙功能，自动拒接骚扰电话并保留记录。

11.首页

显示当天的订餐记录，可直接点击右键对订餐记录进行修改，打印，删除等等操作。

左边的快捷菜单列出常用的功能，方便您使用

12.信息

12.1.客户资料管理

⏹客户信息

管理姓名、送餐地址、附近街道、电话等基本信息.

⏹订餐记录

◆查看所有的客户订餐

◆管理某订餐的明细

管理客户所有的订餐信息，包括订餐的金额，时间，明细，送餐时间等

⏹订餐统计

◆统计客户订餐情况

OutLook联系同步

提供了客户资料与MicrosoftOutlook联系人同步功能，可根据需要将客户信息导出到Outlook中或者从Outlook中将联系人资料导入到客户资料,此功能要求您的机器上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用.

12.2.客户资料导入/导出

客户资料导入?

⏹点击主菜单“信息”中“客户资料导入/导出”－>

“客户资料导入”

⏹支持将Excel的客户资料批量导入到系统中,Excel格式请参见导入文件模板。

选择要导入的文件名称，选中后选择“导入”，系统将把选择的客户资料导入到指定的分组中

客户资料导出?

“客户资料导出”子菜单

⏹系统允许将重要的客户资料导出进行备份，根据客户重要程度可根据客户分组情况导成Excel文件、XML文件、文本文件和网页文件等任一种格式，或者通过邮件，将备份出来的资料发给相邻的部门，满足不同的需要。

选择的导出客户分组后单击“导出”按钮，在弹出的对话框种输入文件名称，单击“保存”按钮，系统将根据选择的结果生成指定名称的数据文件，数据生成成功后，系统将弹出对话框提示导出成功。

12.3.菜谱管理

12.4.点菜特殊要求管理

12.5.备忘录

备忘录是您商务工作中的好助手，通过备忘录功能，您可以针对不同的客户方便的制定不同的提醒内容，快到提醒时间，系统会在屏幕上弹出提醒窗口。

系统有客户生日自动提醒的功能，自动将当天生日的所有客户资料自动弹出来，提醒您给客户送上生日的祝福。

点击主菜单“信息”中“备忘录”子菜单。

⏹新建备忘录

在窗口左边选择单击“新建备忘录”，新建备忘录主界面如下，选择输入主题、地点、标签（按重要等级）、输入开始时间、结束时间，提醒时间（0分钟－2周），选择客户名称以及需要提醒的文字内容。

按“确定”按钮即可保存并退出备忘录窗口，选择“取消”将不对修改进行保存并退出窗口，同时系统会对取消操作进行再次确认；

选择“删除”将删除已经设计好的备忘录内容。

⏹数据导出

在窗口左边选择数据导出，如下图，可选择的导出文件格式包括Excel文件、文本文件、网页文件和XML文件，单击“导出”按钮，系统将弹出保存窗口，选择要保存路径和输入要保存的文件名称，单击“保存”按钮，系统将把备忘录内容导出到指定文件中。

⏹OUTLOOK数据同步

选择“OUTLOOK数据同步”，选择数据同步方式：

“将数据导入OutLook”或者将“从OutLook中导出数据”，单击“执行同步”，系统将自动进行数据同步，此功能要求您的机器上装有MicrosoftOfficeOutlook才能正常使用.

12.6.信息设置

用户可根据自身的需要配置系统参数，例如付款方式等,菜谱类别管理,打印信息配置

13.电话

13.1.特殊号码管理

⏹拒接号码配置，来电防火墙功能

可将不受欢迎的号码加入到拒接的号码列表中，以后该号码来电时，系统将自动挂断，并保留呼叫记录。

需要在电话基本设置中，选中启动电话拒接功能才有效

⏹不录音号码配置，

允许对特定的电话不录音，例如重要的私人电话号码。

在该界面可以新增，删除，修改不录音电话号码；

不录音电话的添加，也可以直接在客户资料查询或客户资料管理中进行增加。

13.2.录音文件清理

⏹清除历史录音文件，腾出硬盘空间

⏹当录音文件存放目录剩余空间小于预设的值，软件启动时将自动弹出该界面。

14.电话设置

14.1.电话基本设置

⏹启动自动语音设置：

是否启动自动语音服务，

⏹电话自动录音设置：

是否启动电话自动录音功能

⏹电话拒接功能：

是否启动电话自动拒接黑名单的功能

⏹来电界面最小化：

选上该选项，来电时只会在桌面的右下方出现提示框

⏹隐藏来电和呼出界面：

如果来电时界面自动弹出影响您的工作，选上该选项，来电和呼出界面将不会弹出

⏹本地区号：

该设置是在程序首次使用时设置，请不要更改

⏹分机拨外线号码：

当您的电话在拨外线时，需要拨特殊号码才能拨出时（比如8或9等），需要设置该选项，比如8,,（一般需要加两个逗号，逗号表示间隔的时间）

⏹数据文件存放路径：

指定录音文件，文档保存的路径（一般不要放在系统磁盘上C盘），如果和程序放在不同目录下，需要指定全路径：

比如D:

\partnerFOOD\data

⏹磁盘空间报警伐值：

当磁盘的剩余空间低于该值时，程序启动时，将会提醒您删除录音文件

⏹电话铃声：

设置该铃声时，来电时，设备会播放该铃声

⏹电话号码:

本机电话号码

14.2.语音信箱管理

⏹语音信箱管理：

∙可以修改语音信箱号码和密码，通过该设置，可以远程收听语音留言，建议使用时修改密码。

∙查看留言历史留言记录

∙音信箱的详细配置，请点击语音信息配置

⏹语音信箱配置

∙启动留言自动通知：

在有新留言时，系统会自动呼叫通知号码，并播放留言内容

∙针对不同的电话号码配置不同的留言提示音（留言提示音个性化配置），注：

声音文件点击那个加号进入编辑

∙如果选上“只对以下号码启动语音信箱”，就只对配置的号码启动语音留言

14.3.自动语音导航管理

●语音导航设置总体流程：

1.用卖克风使用windows的录音机录制好所有的声音文件

2.将所有录音文件加入到“导航语音文件管理中”。

3.在“自动语音导航流程配置”里，设置完流程即完成所有设置。

当需要启动和关闭语音导航时，在主菜单“电话－>

自动语音－>

自动语音导航”，直接点击启动/关闭

⏹语音文件的管理

添加，删除，修改用于语音导航的声音文件，可通过“附件”－娱乐－录音机，录制您所需要的声音，并将格式调整为：

PCM，12KHz,8位，单声道，11kb/秒

⏹语音导航流程的配置

用于管理语音导航流程，在某一节点上双击后，可打开下一层节点

⏹导航节点类型设置

∙语音类型

名称

按键：

比如1（只能一位，1-9*#）

类型：

语音

提示声音：

比如产品介绍请按1

播放内容：

比如产品详细介绍。

不能有下级导航配置

∙回上级目录

比如*（只能一位，1-9*#）

回上级目录

比如返回上级目录请按*

无须配置

∙目录

比如2（只能一位，1-9*#）

目录

比如目录请按2。

需要配置下级导航

∙转留言系统

名称