Word解决方案等长篇文档排版教程Word文档下载推荐.docx
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5、正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用;
6、参考文献的标注及引用。
2设置页面布局
2.1基本设置
文档的页面页面布局是排版的第一步,利用它可以规范文档在使用哪种幅面的纸张,文档的书写范围,装订线等信息,设置文档的页面布局在Word2013的【页面布局】选项卡,如图21。
在图中1区可以分别设置页边距等信息,需要更详细的设置单击2区的右下箭头,打开【页面设置】详细对话框,如图22。
图21设置文档的页面布局
图22页面设置常用选项
【页边距】选项卡中,可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置,页边距各参数的含义如图23,【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型,一般选“A4”即可,【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布局。
图23页边距各参数含义
2.2让文字更清晰
长篇文档一般很多文字,年纪大的人阅读起来比较吃力,为使用文字更清晰,一般采用增大字号的方法,但效果并不理想,其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,即使不增大字号,也能使内容看起来更清晰,具体步骤如图图24。
图24设置文档网络让文字更清晰
3定义文档中将要使用的样式
样式是文档中文字的呈现风格,通过定义常用样式,可以使相同类型的文字呈现风格高度统一,同时可以对文字快速套用样式,简化排版工作,而且,Word中许多自动化功能(如目录)都需要使用样式功能。
对于常用的样式,还可以先定义到一个模板文件中,创建属于自己的风格,以后只需基于该模板新建文档,就不需要重新定义样式,让写作者更关注文档内容本身。
3.1样式的设置
Word2013中已经定义了大量样式,一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。
样式的设置方法为,【开始】选项卡中,在需要修改的样式名上【右键】|【修改】,即可进入修改样式对话框,如图31。
在修改样式对话框中,可以修改样式名称,样式基准等,单击左下角的格式,可以定义该样式的字体段落等格式,常用的设置如图中序号所标,可以根据具体要求进行适当修改,其中,可以为某样式设置快捷键,以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。
需要指出的是,“正文”样式是Word中的最基础的样式,不要轻易修改它,一旦它被改变,将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。
另外,尽量利用Word内置样式,尤其是标题样式,可使相关功能(如目录)更简单。
图31修改样式
3.2样式的保存与载入
所有常用的样式定义好以后,为避免以重复工作,可以将样式保存起来,一般的方法是保存到模板,方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板(*.dotx)”,重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。
以后要使用这个模板,只需要双击该模板文件,即可基于该模板快速建立一个新文档,并且可以使用之前定义的相关样式。
4制作各章标题及页眉页脚
4.1带编号的多级标题
一般论文等长篇文档需要在各章节前加上编号,形如本文档标题结构,定义章节编号的功能可通过【开始】|【段落】面板中的按钮|【定义新的多级列表】打开定义新的多级列表对话框,如图41。
1、在1处单击“更多”按钮,展开右侧面板;
2、在2处选中级别1;
3、在3处设置级别的编号样式;
4、在4处设置编号的对齐方式;
5、在5处设置级别1链接的样式为标题1;
6、类似设置好级别2,级别3等,一般到级别3即可,这样就能在开始面板上看到如图42中定义好的带编号的多级标题,以后,只需要对标题文字应用相应的标题样式,即可自动编号。
图41定义新多级列表
图42带编号的多级标题样式
小技巧:
有的论文要求一级标题为“第一章……”,二级标题为“1.1……”,这个可以在定义多级编号的时候,选择编号样式为“一,二,……”即可,但会出现图片题注中出现“一.1”这样的别扭显示,一般的作法是在定义多级编号的时候仍然选择“1,2……”样式,并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字,然后手动敲上去第一章等字样,可解决此问题。
4.2利用定义好的多级标题生成目录
很简单,【引用】|【目录】|【自定义目录】,打开目录对话框,如图43。
图43目录
在1处可以设置目录中显示的级别,一般选择3,另外,如果要自定义目录中文字的格式,可在2处单击【修改】,即可进行相应的修改。
标题有变化时,只需要在生成的目录上【右键】|【更新目录】即可。
5定义页眉和页脚
5.1为各章分节
分节为页眉页脚的基础,有关页眉页脚的要求一般都要先通过分节才能实现,如奇偶页不同等,同时,分节也是很多其它操作的基础,如纵向版面与横向版面混排。
分节符的插入在【页面布局】|【分隔符】|点击相应的分节符即可。
此处顺便说一下纵向版面与横向版面混排的问题,有的图片或表格可能太大,无法在纵向版面中放下,需要临时切换成横向版面,操作过程如下:
1)在该片面前后各插入一个分节符,2)在页面设置中设置该页版面为横向即可。
5.2插入页眉和页脚
然后回到文档开始(快捷键Ctrl+Home)
【插入】|【页眉】,出现【设计】选项卡,第一页一般不需要页眉,直接点击【下一节】,先点击【链接到上一条页眉】,取消选中,避免修改后第一节页眉跟着修改。
下面以页眉中插入章标题为例进行说明。
在页眉中,点击【引用】|【交叉引用】,出现交叉引用对话框,如图51。
1处引用类型中选标题,2处引用内容中选标题文字,3处选中页眉所在章节,4处点击插入即可,然后跟正文一样设置页眉的格式,对齐方式等。
如果要在页眉中加入其它内容,如页码或其它文字等,方法与上述一致,善用交叉引用即可。
图51通过交叉引用在页眉中加入章标题
在插入页眉的时候,有的页面不需要页眉,即可删掉了还是会在页面处增加一条横线,实际是为页眉文字加了一条下边框,虽然删除了文字,段落符号还在,所以横线还在,去除的方法就是:
1、选中页眉中的段落标记,【开始】|【边框与底纹】
2、在打开的边框与底纹对话框中,去掉下边框即可。
插入页脚的方法与页眉类型,只要注意,要先取消【链接到前一条页脚】再进行修改,以免影响前一节页脚的内容。
另外,插入页码的时候,要选中页码文字|【设置页码格式】,如图52。
在1处设置为起始页码,2处设置为1。
图52设置页码格式
6图片、表格和公式的编号及引用
6.1图片与表格的编号及引用
在Word2013中,图片与表格的编号及引用比较简单,主要利用题注,交叉引用即可。
因为图片与表格类似,区别就是表格题注在表格上面,图片题注在图片下面,这个可以在插入题注的时候选择,所以,在此以图片为例。
插入图片的一般过程如下:
1、【插入】|【图片】,选中需要插入的图片;
2、右键单击图片|【插入题注】,弹出题注对话框,如图61。
在1处新建标签,如“图”,在2处设置编号,如需要在编号中加入段落编号,勾选相应选项即可,在3处输入图名。
图61插入图片题注
3、在需要引用图编号的地方,【插入】|【交叉引用】,引用类型选择图,引用内容选择标签和编号,插入即可完成引用。
表格类似,在此不再赘述。
6.2公式的插入、编号及引用
公式的插入一般利用MathType工具,虽然Word2013中内置了公式编辑器,远没有MathType方便。
插入公式可选择【MathType】|【Inline】,弹出公式编辑器,在该编辑器中编辑好公式后关闭编辑器,即可将公式返回Word。
一般论文中对公式的排版要求是公式单行居中,公式编号居右,当然,可以加大量的空格及手工调整实现,不过Word显然提供了更好的工具,那就是制表位。
要使用制表位,先通过【视图】|勾选【标尺】,将标尺显示出来(如图62),然后单击1处图标变成居中制表位,再在2处适当位置单击添加一个居中制表位,类似的添加一个居右制表位。
图62插入制表位
为公式添加编号,需要先规范编号的格式,本文以公式编号中需包含章节号为例,如果不需要包含章节号更简单,此处不再赘述。
【MathType】|【InsertNumber】下拉按钮|【Format】,弹出如图63对话框,在1处定义是否包含章编号及格式,2处定义此格式应用于整个文档。
章编号对应于ChapterNumber,勾选即可。
但这里的章编号并不是Word里面的章编号,而且MathType的章编号,可以通过控制【MathType】|【Chapter&
Sections】|【InsertBreak】添加章编号,如图64。
图63公式编号格式化
图64插入公式章编号
这样就定义了公式的编号格式,接下来,将光标移动到公式右侧,【MathType】|【InsertNumber】,即可插入公式编号。
利用之前定义的制表位,在公式前单击Tab键,公式即可居中,在编号前单击Tab键,编号即可居右。
同时,为了保存制表位的设置,使每个公式位置相同,可将公式段落定义为新的样式,保存到模板中。
定义完成的效果如式(6.3):
(6.3)
引用公式时,只需在引用的位置,【MathType】|【InsertReference】,然后双击要引用的公式编号即可。
7参考文献的编号与引用
一般论文都要引用一定数量的参考文献,标注参考文献的方法比较多,很多人推荐用尾注或脚注的方法,虽然比较麻烦,不失为一个好方法,此处增加一条删除脚注横线的方法:
【视图】|【普通视图】|【引用】|【显示备注】|【查看脚注】|【脚注分隔符、脚注延续分隔符】,删除即可。
使用脚注或尾注的方法自动化程度高,但可定义性小,很多时候无法满足需要。
其实有一种简单些的方法,依然是利用交叉引用。
1、新建一页,并插入分节符,作为参考文献列表页;
2、【开始】|【定义新编号格式】,弹出定义新编号格式对话框,如Error!
Referencesourcenotfound.。
在1处选择编号样式,2处编号前后输入中括号,或按要求输入其它符号。
3、在编号后输入参考文献的相关信息。
4、在需要插入参考文献编号的位置,【引用】|【交叉引用】,引用类型选择编号项,引用内容选择段落编号,即可插入,如果需要以上标形式标出,选中序号,进行相应的编辑。