行政生产营销及财务管理系统.docx

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行政生产营销及财务管理系统

行政、生产、营销及财务管理系统

一、概述

        我们知道，企业需要具备四大功能：

研发、市场、销售，服务。

企业要实现这四个功能必须具备这样几个保障：

人、财、物、信息。

通过多年运作，徐家木业逐渐形成了行政、生产、营销和财务四大系统。

这四大系统象四个地球围绕一个太阳运转，为公司、社会和员工本人创造价值。

尽管这四大系统分工不同，各有侧重。

但是他们的终极目标是一致的。

        徐家木业正常运作，行政、生产、营销和财务四大系统都必不可少。

这四大系统各有一套复杂的运行规律，但相对而言，生产研发、营销和财务还是属于比较专一的部门，职责面较小，行政部门应该是四大系统里最复杂的部门，其职能也是最多的。

因此，我首先重点谈谈行政系统。

        首先，行政系统。

        可以说，行政部门在行政管理体系担负着企业的管理工作。

企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。

行政管理体系推动和保证着企业的生产研发、市场营销、资金（财务）发展几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

        作为行政系统，它的基本功能是行政管理，是以满足公司发展需要为核心目标。

徐家木业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。

具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，车辆、安全、卫生和人事、劳动保障等。

        日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；车辆、安全、卫生和人事、劳动保障等其他事务视具体情况而定。

作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。

        除了上述职责外，沟通以及信息的收集和整理，并及时提供给高层管理者，也是行政系统，（当然不仅仅是行政系统）不可缺少的一项工作。

这项工作包括纵向沟通和横向沟通。

纵向沟通分为与公司上级沟通和与下级部门沟通。

与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。

与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织协调能力。

横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体、政府机关等等。

在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。

与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。

        注重信息的收集和整理，并及时提供给高层管理者，不仅是行政部的一项职责和基本功，也是公司各部门的一项职责和基本功。

信息包括企业外部信息和内部信息。

外部信息具体包括：

国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。

        徐家木业内部信息的传递，是由各个不同的系统部门分别进行的。

徐家木业内部信息具体包括财务状况；生产状况；营销状况、服务；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。

作为一名行政管理人员最重要的基本功是：

要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化，收集并优化内部信息，做好总经理的参谋。

        培育传播企业文化,这也是行政部门的一项主要工作。

在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。

也就是我们通常所说的人本管理。

公司创立“和谐之家”、“家和万事兴”的企业文化很具特色，很有代表性，非常符合企业的特点。

通过企业文化的建设，能够不断促进企业的快速发展。

        总之，一个企业完善成熟的制度有了，即定目标有了，下一步的关键就是要做好，要踏踏实实地去执行。

要做好执行需要注意四点：

（1）什么事情该做，该怎么做。

（2）如何更好更快完成该做的事情。

（3）清除所有障碍。

（4）形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。

只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，我们的企业就能运转有序，就能够敢于面对任何困难。

        另外，行政工作通常还包括印信管理。

（徐家木业的印信管理由财务部负责）

        其次，生产系统。

        生产系统无论在哪个实业企业，它都是一个很重要的部门。

生产系统为企业系统的一部份，它是发挥企业系统机能功效的一个主要系统。

生产系统包含有转换各项投入因素的功能，并最终创造企业利润。

正是因为生产系统为企业系统的一部份，除了生产机能外，尚有其它机能的子系统，这些子系统间的互相影响，将会影响主系统的运作，例如在外在大环境之影响下，不论外在市场，内部员工士气，或企业文化的形成均会受到影响，从而左右企业经营营运绩效，再如企业所属内部之管理环境、管理哲学、或信息之处理，运用形态等，均对企业经营有极为深远的影响。

生产管理实际上是处于执行性地位、处于企业的中层，生产系统的管理者要根据经营决策下达的具体任务，组织生产活动并保证实现产品增值。

由于生产系统出于这样的位置，作为该系统的管理者，他必须要考虑品种、产量、质量、产值和交货期。

考虑生产成本，投入和产出，考虑人员和设备的生产能力。

否则就不是一个合格称职的管理者。

        第三，营销系统。

        市场营销是个人和群体通过创造并同他人交换产品和价值以满足需求和欲望的一种社会活动和管理过程。

市场营销的最终目标是“满足需求和欲望”。

“交换”是市场营销的核心，交换过程是一个主动、积极寻找机会，满足双方需求和欲望的社会过程和管理过程。

交换过程能否顺利进行，取决于营销创造的产品和价值满足顾客需求的程度和交换过程管理的水平。

        而为了能够满足消费者的要求，由企业的市场部门、企划部门、服务部门以及物流部门共同组成了一个大的市场营销部门，这样一些的部门的组成，通常被称为营销系统。

徐家木业对这个系统的要求是：

要快，坚守承诺，为顾客创造价值。

        徐家木业对这个系统人员的素质要求是：

需要有较高的忍耐力、克服困难的能力和进取心，以及在工作中解决问题的能力。

此外还有一个重要的方面就是承受压力的能力，因为销售需要承受很大的压力。

而我们将要来做市场，涉及的素质包括对数字的敏感性、分析问题的能力，以及个人的创造性。

第四，财务管理系统。

        财务管理是企业组织财务活动和处理财务活动中所发生的财务关系的一项经济管理工作，是企业管理的一个重要的组成部分。

企业的财务系统包括会计和财务两部分。

可以说，财务管理渗透到企业的各个领域、各个环节之中。

财务管理直接关系到企业的生存与发展，从某种意义上说，财务管理是企业可持续发展的一个关键。

        企业内的财务人员在很多时候能直接改变或影响企业正常进行的各种运作。

就也就是说，好的财务管理能够支持企业所进行的各种运作及发展规划，而混乱的、或不能很好进行财务管理的企业,正常的企业运行往往会受到影响，当然最终是不可能按规划正常发展壮大的。

所以，我们不难发现随着社会经济的不断发展，财务管理在经济活动的作用与地位越来越重要；经济发展越来越快，对财务的要求也越来越高，完备的财务制度，规范的财务管理是保证一个企业正常运作及发展壮大所必不可少的，同时也能够对企业的成长提供一定帮助。

基于这样的原因，财务管理在企业管理中是不可或缺的，财务管理在企业管理中的作用是极其重要的。

        由此我们便引出企业对财务人员的素质要求。

会计是财务的基础，财务离不开会计。

会计基础薄弱，财务管理必将缺乏坚实的基础，财务预测、决策、计划和控制将缺乏可靠的依据。

目前国家新的具体会计准则和新会计制度普遍采用谨慎性和实质重于形式的会计原则，有利于为企业财务管理和决策提供客观、真实、完整的会计信息资料，减少财务决策风险。

我们要求，会计人员必须掌握有关财务知识，熟悉徐家木业的内部财务规定。

同样，主管财务人员必须懂会计，能熟练分析和运用相关会计信息资料。

        上述四个系统组成徐家木业企业管理的大系统。

为了确保各个系统的正常运转，每个系统都必须要苦练内功。

苦练内功培训工作十分必要。

人总是要活到老，学到老的。

目前，在社会竞争加剧，人才济济的大背景下，如果我们故步自封，停滞不前，肯定会被社会所淘汰。

因此，人人参加培训是历史和社会发展的必然。

二、行政、生产、营销及财务管理对人员素质的要求

1、对行政管理人员素质的要求。

        行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。

企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”。

这就要求我们企业行政管理人员要从以下几个方面要求自己：

（一）思想素质

        具有良好的个人品德，荣誉感和奉献精神强，事业心强，有较高的自我成功期待，思辨能力强。

企业行政管理工作大都是重复性、繁琐性工作，只有具有良好的个人品德，较高的自我成功期待和奉献精神，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。

（二）心理素质

        勇于创新，富有远见，意志坚定，灵活应变，包容性强，成就欲强，镇静自若，条理性好，乐观进取。

我们徐家木业具有与其他其企业不同的特色。

因此，企业的行政管理结构有所不同，那么，行政管理人员的工作范围，和职责也不相同。

所以，只有具有良好的应变能力才能较好的控制企业的行政管理工作。

再者行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都会安排布置需要从事的工作，这就要求行政管理人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。

（三）身体素质

        身体健康，精力充沛。

行政管理人员要服务于领导和员工，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务员工。

（四）能力素质　　

        沟通协调能力强，善于识人用人，公关沟通能力极强，富于创造性思考、策划和研究能力，发现问题和处理危机的能力强，擅长授权和人际关系管理，具有一定的决策能力。

企业行政管理作为综合部门，是为企业全局工作服务的，要站在全局的角度去想大事，议大事，做到“五事务考虑”，大事主动考虑、要事提前考虑、急事全权考虑、全局的事统筹考虑、领导们想到的事尽量替他考虑。

行政管理人员要善于和敢于实事求是地分析问题，做“实干家”。

在企业中一些关系尚未理顺的情况下，各部门之间在工作中难免会出现一些摩擦和互相扯皮的问题。

这些矛盾如何协调，关系怎样理顺，如果我们按照领导的意图，把这方面的工作做好了，就能减少各部门之间的摩擦和内耗，疏通中便阻塞，有利于各项部署和决策的贯彻落实。

这就要求行政管理人员，顾大局、识整体，实事求是，秉公办事，积极主动地做好协调工作。

（五）知识素质、专业要求　　

        丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。

了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识。

作为企业的“调研员”、上传下达的“宣传员”、帮助企业工作的“服务员”、提供资料情报的“信息员”，这就要求行政管理人员要具有专业知识，并了解其他部门工作流程和业务，掌握组织整体的情况和信息，具有战略管理、人力资源管理、财务管理、生产管理等相关知识，在在全面、大量的情况基础上，经过去伪存真、去粗取精，由此及彼、由表及里的比较、分析、加工、综合，找出带有规律性、普遍性的问题。

为领导决策提供高层次、高质量的“实用产品”，为各部门提供准确及时的情报信息资料。

2、对生产管理人员素质的要求。