4.4数据清单及其管理分析PPT课件下载推荐.ppt

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（二）构建数据清单的要求为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:

1.列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。

2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。

【例题单选题】下列关于Excel数据清单的说法中，不正确的是（）。

A.列标志应位于数据清单的第一行B.数据清单中的列是数据库中的字段C.每一行对应数据库中的一条记录D.同一行中各列数据项的类型和格式应当完全相同二、记录单的使用（二、记录单的使用（）

（一）记录单的概念记录单记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单数据清单中相关记录的对话框。

【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。

（二）通过记录单处理数据清单的记录1.通过记录单处理记录的优点界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

2.记录单对话框的打开Excel2003,“数据”菜单“记录单”Excel2013,“快速访问工具栏”“记录单”【提示】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

3.在“记录单”对话框中输入新记录4.利用“记录单”对话框查找特定单元格5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录6.利用“记录单”对话框删除特定记录【例题判断题】打开记录单对话框以后，仍可以直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

（）三、数据的管理与分析（三、数据的管理与分析（）在数据清单下,可以执行排序、筛选、分排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。

（一）数据的排序1.快速排序

（1）在数据清单中选定需要排序的各行记录;

（2）执行工具栏或功能区中的排序命令。

2.自定义排序

（1）在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框;

（2）在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序。

在进行设置过程中,为避免字段名也成为排序对象,在“排序”对话框中应选中“有标题行”（Excel2003）或“数据包含标题”（Excel2007或Excel2013）。

（二）数据的筛选数据筛选1.快速筛选2.高级筛选高级筛选与自动筛选不同,它要求在数据清单以以外外的区域单独设置所需的筛选条件。

该条件区域至少为两行,第一行为设置筛选条件的字段名,该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。

3.清除筛选对经过筛选后的数据清单进行第二次筛选时，之前的筛选将被清除。

（三）数据的分类汇总数据的分类汇总是对相同类别的数据相同类别的数据进行统计汇总。

包括求和、计数、平均值、最求和、计数、平均值、最大值、最小值大值、最小值等。

1.创建分类汇总数据分类汇总2.清除分类汇总“分类汇总”对话框“全部删除”【提示】分类汇总时，先对字段进行排分类汇总时，先对字段进行排序序。

（四）数据透视表的插入数据透视表是根据特定数据源生成的,可以动态改变其版面布局的交互式汇总表格。

基本概念：

报表筛选、列标签、行标签、值1.数据透视表的创建Excel2003：

数据数据透视表和数据透视图Excel2013：

插入数据透视表2.数据透视表的设置

（1）重新设计版面布局

（2）设置值的汇总依据（3）设置值的显示方式（4）进行数据的筛选（5）设定报表样式【例题多选题】下列属于数据透视表的值的汇总依据有（）。

A.求和B.平均值C.方差D.百分比（五）图表的插入“插入”“图表”1.设置图表类型2.设置图表布局3.设置图表样式4.设置图表位置5.设置图表大小本章小结本章小结【考试大纲基本要求】1.了解常用电子表格软件的种类2.了解电子表格软件的主要功能3.熟悉Exce1软件的用户界面4.熟悉启动与退出Exce1软件的常用方法5.熟悉Exce1文件管理的常用方法6.熟悉Exce1图表的插入方法7.掌握数据输入与编辑的常用方法8.掌握Exce1的公式及其运用9.掌握Exce1常用函数的使用10.掌握数据清单的设计要求11.掌握记录单的使用方法12.掌握Exce1的数据排序、筛选与分类汇总的方法13.掌握数据透视表创建与设置的方法