公文写作讲义文档格式.docx

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其中既包括中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所明确规定的14种公文，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种公文，还包括其他党派机关、社会团体和企事业单位在处理公务时所运用的各种文书。

狭义的公文，则是专指法定公文，即中国共产党机关和国家行政机关各自正式规定的主要文种。

显然，广义的公文概念，既包括法定公文，又包括非法定公文，无论是在文种、体式和功用方面，它都要比狭义的公文概念宽泛得多。

公文与文书、文件三个概念，既有联系，又相区别。

“文书”的概念外延很宽，既包括公务文书，又包括私人文书。

公务文书简称公文，从社会管理的角度来说，它是文书的核心和主体部分；

私人文书又称个人文书，是个人在其社会活动中所产生的文书，比如书信、日记、札记、传记、回忆录等。

公文既包括党政两大公文法规中所明确规定的法定公文，又包括虽无明确规定但在公务活动中又经常用到的非法定公文。

“文件”的概念，实际上也有广义和狭义之分。

广义的“文件”所指的范围要比“公文”大很多，凡是在工作和生活中可以用作依据和参考的书面材料，都可以称之为“文件”。

狭义的“文件”则专指法定公文，其种类是有限的，即各级党政机关、社会团体、部队、企事业单位发出的具有固定格式的正式公文，即通常所说的“红头文件”，如“中共陕西省委文件”、“北京市人民政府文件”等。

从县级以上党政机关带有红色版头的文件范围看，一般均没有超出18种法定公文，实际多数是通知、请示、报告与意见、印发的会议纪要等。

从这个意义上看，狭义的“文件”概念和狭义的“公文”概念，无论在内涵还是在外延上都是一致的。

（二）公文的种类

目前我国的公文和公文处理存在党、政、军三个体系，即中国共产党机关公文体系、国家行政机关公文系统、中国人民解放军机关公文体系。

根据1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）规定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种。

根据2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，行政机关的公文种类主要包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

根据2005年10月修订的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军队机关公文种类分为命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通告、会议纪要12种。

可以看出，党、政、军三个公文处理体系及相互重合，又相互区别。

应该说，这是由党、政、军公务运行的不同范围和不同规律所决定的，既体现了党、政、军三个不同系统公文运行的共同性，又分别体现了其各自的特点和要求。

依据不同的标准，可以将公文分为不同的类别。

根据使用范围，公文分为通用公文、专用公文。

通用公文是指在各系统、各机关都可以使用的公文，如通知、报告、请示、函等；

专用公文是指在一些特定的系统和部门使用的公文，例如司法文书、军事文书、财经文书等。

通用公文，又可分为法定公文和非法定公文。

法定公文是指在党、政、军的公文管理法规中对其文种、功能和格式有明确规定的公文。

前述党的机关14种公文、行政机关13种公文、军队机关12种公文，在其特定的体系之内，都称为法定公文。

在实际的公文运行过程中，除了上述法定公文之外，还存在着一些在文种、功能和格式方面没有明确规定，但却有相当高的约定俗成性的一些公务文书，包括简报、计划、总结、调查报告、规章制度等，我们称之为非法定公文。

根据机密情况，公文分为秘密公文与非秘密公文，其中秘密公文又可分为秘密、机密、绝密三个等级。

秘密公文是指那些内容涉及到党和国家政治、经济、军事、社会等方面的安全，需要限制阅读范围的重要公文。

非秘密公文是指可以向全社会公开发布的公文，其中既包括通告、公告等面向大众的文种，也包括未必面向大众的其他各文种中不需要保密的部分。

根据行文关系，公文分为上行文、平行文、下行文。

上行文是下级机关向上级机关报送的公文，包括请示、报告、议案等；

下行文是上级机关向下级机关下达的公文，如命令、决定、批复、通知、通报、公告、通告等；

平行文是同级机关或者不相隶属机关之间往来联系的公文，主要是函。

某些文种，如会议纪要、意见，根据实际情况，有时候属于上行文，有时候属于下行文，不可一概而论。

根据公文的知行功能的不同，我们也可以把公文划分为报请性公文、指令性公文、知照性公文和三大类。

报请性公文包括议案、报告、请示和作为上行文的意见；

指令性公文包括命令（令）、决定、批复和作为下行文的意见；

知照性公文包括通知、通报、公告、通告、函和会议纪要。

（三）公文的特点

1、法定的作者和特定的行文对象

公文不是随便什么人就可以制定和发布的。

公文是由法定的作者制定，并向特定的读者对象发布的，具有特殊的执行功能的文书。

这是公文与一般文章作者的一个显著的区别。

作者的法定性是指公文的作者必须是那些依法成立，并能以自己的名义行使职权并承担义务的机关、组织和法人代表。

大多数情况下，公文是以机关或部门的名义制发的。

这些能在自己的职权范围内制定和发布文件的机关、部门或者单位，称为发文机关。

与此相对应的特定的行文对象，称为收文机关。

发文机关和收文机关统称行文机关。

公文的法文有时候也会用国家元首、政府首脑或者机关首长的名义，如中华人民共和国主席令、国务院（总理）令等。

这是领导人行使职权的重要方式。

以领导人个人名义制发的文件，在领导人名字前必须署上机关名称和领导人的职务。

一旦这些人不在担任这一职务，他们也就随之失去该文种法定作者的地位。

2、法定的权威性

公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作等目的而制发的。

公文是代表公文制发机关发言，是组织行为，体现了制发机关的权威性。

比如，国务院文件代表的是全国最高行政机关的意见，体现的是中央政府的领导权威，它的范围和权威性很大，全国各地各级机关都要执行；

而国务院办公厅文件体现的是中央政府的一个正部级部门的意见，它的范围和权威性则要小很多，虽然它是国务院公文运转的核心。

显然，国务院和国务院办公厅的不同职权范围决定了它们所制发的文件的权威性的不同。

需要特别指出的是，公文的权威性之所以是法定的，是因为它发文机关的职权范围是法定的。

一旦发文机关所制发的公文内容超出了其法定的职权范围，或者与之不符，这样的公文是不具有权威性的，必须要依法予以撤销。

3、写作的受命性

公文写作是受命之作或者说是遵命之作。

一般而言，公文的草拟者所受之命是领导集体的意图，既不是出于某一领导者的个人意见，更不是公文草拟者的自发行为，因此，不允许带有任何的随意性。

具体而言，一方面，公文草拟者是否要撰写某一份公文，在很大程度上与草拟者个人的写作愿望或意图没有关系；

另一方面，公文写什么，公文的主要内容是什么，什么时间写公文，一般要按照主要领导或者领导集体的意图。

更具体地说，在草拟公文的过程中，公文表达什么主旨，运用什么材料，提出什么建议，汇报什么内容，传达什么事项，总体而言，都是最终受制与授意者（领导集体或主要领导）的。

4、内容的针对性

公文是依法行政和进行公务活动的工具。

同其他应用文体一样，公文本身具有很强的实用性、直接的功利性。

因此，公文的内容就必然具有很强的针对性。

从根本上说，所有公文的内容都是为了指导实际工作和公务活动，为了或处理工作中出现的现实问题而展开的。

例如，通知是为了传达机关意图，报告是为了反映情况、汇报工作，意见是对重大问题提出见解，决定是对重大行动做出安排，请示是对具体问题的请准或请助，批复则是对请示所涉及的具体问题的答复等等。

从这个意义上，公文内容必须立足现实，有的放矢，不可漫无目的，空洞无物。

5、格式的特定性

公文具有特定的格式规范，其中法定公文的格式是由《国家行政机关公文处理办法》所具体规定了的。

根据该《办法》第三章第十条的规定：

“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

”公文格式的规定性，是由公文处理程序的规定性决定的。

6、处理程序的严格性

根据《国家行政机关公文处理办法》，公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序。

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

草拟公文必须符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；

如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

7、强烈的时效性

公文的时效性要求公文必须快写、快发、快处理。

公文都是为了解决实际问题而制发的，它的效用总是和时间性联系在一起。

既没有脱离时空的公文，也没有永远有效的公文。

因此，一方面，公文的草拟和制发有时间性要求，既不能拖拖拉拉，更不能贻误时机，对时间性要求很高的“急件”和“特急件”，尤其不能因文误事；

另一方面，公文的权威性和有效性是有时间限制的，在实际情况发生变化并且新的、替代性文件产生之后，旧的、被替代的文件随即作废，从而失去其权威和效力。

二、公文格式

由国务院办公厅提出，中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（GB／T9704—1999），对国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则提出了具体要求。

下面我们仅就公文中各要素标识规则加以说明。

《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称眉首；

置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；

置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1.公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

公文份数序号一般仅用于绝密公文和机密公文，作用在于为公文的分发、清退和查找提供管理和统计的依据。

2.秘密等级和保密期限

公文涉及国家机密的应当同时标注保密等级和保密期限。

保密等级一般分为“绝密”、“机密”和“秘密”三种。

其中“绝密”、“机密”级的公文还应当标明份数序号。

秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度

紧急公文根据紧急程度分别标明“特急”和“急件”。

如以电报方式发出，则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级与