英语商业文书大全摘录Word文件下载.docx
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HJackson,Esq.,但“Esq.”在美国只用于某些人，如：
法官，地方长官等。
2如某公司名称由人的姓名组成，则可用“Messrs”一字作为对该公司的尊称如：
Messrs.DavidBrown&
Co.
4.称呼（Salutation）：
英式为“DearSirs”，美式为“Gentlemen”。
难以确定对方性别可用“DearMadamorSir”。
5.正文（Message）
6.结束语（ComplementaryClose）：
Yoursfaithfully,Yourstruly,Sincerelyyours.
7.签名（Signature）:
手签。
代签则注以perprocuration;
perpro;
P.pro.或P.P.以代理，如：
perpro:
GuangzhouTradingCompany
StylesofEnglishBusinessLetters商务信函的格式
商务往来常常采用以下6种格式：
1.全齐头式（TheCompleteBlockForm）
2.齐头式（TheBlockForm）
3.半齐头式（TheSemi-blockForm）
4.缩进式（TheIndentedForm）
5.简化式（TheSimplifiedForm）
6.倒缩式（TheHangingIndentionForm）
TheSuperscription信封的写法
表示信函类别的信封标志有：
OrdinaryMail平信ByAirMail（ParAvion）航空
Registered（Reg./R.）挂号Double-Registered双挂号
Express快件ExpressDelivery特快专递
ExpressMailService（EMS）特快专递Sample样品
PrintedMatter印刷品PhotoInside内有照片
ParcelPost包裹邮件Local本埠
WithCompliments赠品Urgent急件
Immediate要件Personal亲启
Private私人信件Secret密件
Topsecret绝密Confidential机密
Rush快件；
etcx.
Tips（提示）：
1.写给已婚女性的信，信封上应称呼为Mrs.+丈夫的名字，写信给两位及两位以上的男士时，应用Messers.+姓名1+姓名2+……;
写信给两位及两位以上的女士时，应用Misses+姓名1+姓名2+……，写信给夫妇时，可写：
MrandMrs+丈夫的名字。
2.如果信要请某人转收，则应在收信人下面写：
C/O+代收人的姓名，C/O=careof,意即转交。
ChapterTwoLanguageSkills,NormalizeandWritingPrinciples商务信函的语言技巧、规范化及写作原则
1.实用表达（PracticalExpressions）
信函语汇中包括一些常用套语，现列举如下：
（1）“依照您的请求/意图”
asyourequested/asyouinstructed/atyourrequest/accordingtoyourrequestorwish/inaccordancewithyourrequest/incompliancewithyourwishes/followingyourdirections
（2）“承前一信/电话/会议”
furthertomylettersofMay1st/followingonourletterofMay1st/asafollow-uptoourtelephoneconversation/inthewakeofthe…meeting
（3）“我方了解到/注意到”
wenoteornotice/weseeorunderstand/wehavebeentold/wehavebeennotified/welearnedorhavelearned（from…）/wehavebeeninformed（by…of…）
（4）“尽力”
tryto/attemptto/makeeveryeffortto/doeverythingwecando
（5）“若贵方同意”
if（theplan）meetswithyourapproval/if（theplan）isacceptabletoyou/ifyouapproveof（theplan）/iftheideaappealstoyou
（6）“（望）即赐复，速复”
（togivesb.）apromptreply/anearlyresponse/animmediatereply
（7）“请接受我们的．．．”
Pleaseacceptourapology/congratulations/assurancethat…
（8）“现附上”
Attachedis/Pleasefindattached/Attachedare/Weareattaching/Ihaveenclosed/You’llfindenclosed
（9）“供参考/批阅/指正”
foryourinformation/foryourconsideration/forreview/forrecommendation
TheSevenC’sforBusinessWriting商务信函七原则：
7C：
courtesy礼貌,consideration体谅,completeness完整,clarity清楚,conciseness简洁,concreteness具体,correctness正确
ChapterThreeEstablishingBusinessRelations建立业务关系
1.ComprehensiveKnowledge（综合知识）
新的贸易对象的名址一般可以从以下几个途径获得：
（1）国内外商会（ChamberofCommerce）;
（2）大使馆（Embassy）,领事馆（Consulate）,商务参赞处（CommercialCounsellor’sOffice）;
（3）海外关系及其他客户;
（4）媒介上的广告;
（5）市场调查;
（6）商品交易会、展览会等;
（7）银行;
（8）贸易代表团体的互访;
（9）自我介绍。
2.建立业务关系的信函一般包括以下内容：
（1）告诉对方是如何获悉其地址和业务范围的，并表示意图与对方建立业务关系；
（2）向对方作自我介绍（企业性质、业务状况、经营范围、信誉声望等）；
（3）以礼节性的语言结尾，表明对对方回复和合作的希望。
同时，对于一般试探性接触的来函应该及时、认真地予以回复，切忌置之不理。
回函应包括：
（1）引出对方的来函日期（Date）和编号（Ref.No.）；
（2）对对方的来信和诚意表示感谢；
（3）说明我方的态度，交代汇寄资料，如不能满足对方要求，应婉述原因，真诚地表明歉意，为以后可能的交易留有余地；
（4）说明我方的明确打算。
Gentlemen:
Wehavelearnedfromthecommercialcousellor’sofficeofourEmbassyinGuangzhouthatyouareoneoftheleadingexportersChinesedinnersetsandenjoyagoodreputationformorethan40yearsintheworldmarket.
Wewouldliketoenterintodirectbusinessrelationswithyouonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.
Togiveyouageneralideaofthescopeofourbusinessactivitiesandtheavailablecatalogueforexport,weencloseabrochureandaprice-listunderseparatecover.Quotationsandsampleswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.
Welookforwardtoyourfavourablereply.
Yourssincerely,
先生们：
承蒙我方驻广州大使馆商务参赞办公室的介绍，我方获悉你方是中国餐具的主要出口商之一，40年来在世界市场上享有很高的声誉。
我们希望在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立直接的贸易关系。
为使贵方对我们的经营范围和可供出口的商品类别有所了解，我们另函附上产品手册和价目单。
一接到你方的具体询价，我方将航寄报价单和样品。
静候佳音。
谨上
DearSirs,
WewritetoofferourservicesasyouragentsinGuangzhouif,however,youarealreadysatisfactorilyrepresentedhere,pleaseignorethisletter.Thereisagrowingdemandherefortextiles,especiallyfancyworstedsuitingsandprintedcottonfabricsandtheprospectsarereallyexcellentforgoodqualityfabricsatcompetitiveprices.Assoonasweareinpossessionofdetailsandsamplesofyourrange,weshallbeinapositiontoadviseyouontheirsuitabilityforthisparticularmarket,toselectqualitiesthatarelikelytosellwellandthentovisitourcustomerswiththem.
Withregardto
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