招标项目档案资料管理文档格式.docx
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1、电子资料
电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：
HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。
中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。
2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。
档案盒：
除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。
实施时间
HNZK
11111
招标人名称
项目名称
1/1
保存期至：
湖南省政府采购项目档案资料
档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：
盒内目录
备案资料
招标文件
投标文件正本
中标通知书
资料移交登记表
客户反馈意见表
其它资料
成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。
公开招标采购归档盒内目录
招标编号：
HNZK-项目名称：
公开招标采购归档内容
份数
保存位置
页码
备注
1
采购计划申报表
2
采购需求表
3
委托代理协议（或合同）
4
进口产品采购申请及论证
5
招标文件论证资料
6
采购人对招标文件的确认资料
7
招标文件（可另册装订）
8
招标公告（附打印的网页）
9
招标文件发售资料
10
澄清修改资料
11
评审专家抽取记录
12
投标文件递交登记表
13
开标唱标记录表
14
评标委员会签到表及有关工作人员签到表
15
评审专家评审承诺书
16
评标实施细则
17
评审报告
18
评审专家评审工作情况记录表
19
投标人投标文件正本（可另册装订）
20
采购人对评审结果的确认资料
21
中标公告（附打印的网页）
22
23
质疑投诉处理文件
24
采购合同
25
政府采购合同验收报告单
26
废标情况记录
27
28
29
其他有关的重要文件
项目负责人：
日期：
邀请招标采购归档盒内目录
邀请招标采购归档内容
变更采购方式申请及审批文件
资格预审公告（附打印网页）
选择被邀请参与投标供应商的方式及名单
招标公告
评审委员会签到表及有关工作人员签到表
采购人对评审记结果的确认资料
废标情况
30
31
竞争性谈判采购归档盒内目录
竞争性谈判采购归档内容
委托代理协议
采购方式申请审批文件
谈判小组成员组建资料
采购人对谈判文件的确认资料
谈判小组对谈判文件的确认资料
谈判文件（可另册装订）
谈判采购信息公告（附打印的网页）
谈判文件的发售资料
谈判文件递交登记表
谈判记录及报价文件
谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表
谈判小组成员评审承诺书
谈判小组评审报告
谈判小组评审专家评审情况记录表
供应商谈判响应文件正本（可另册装订）
采购人对谈判结果的确认资料
成交公告（附打印的网页）
成交通知书
询价采购归档盒内目录
询价采购归档内容
询价小组成员组建资料
采购人对询价文件的确认资料
询价小组对询价文件的确认资料
询价文件（可另册装订）
询价采购信息公告（附打印的网页）
询价文件发售资料
询价文件递交登记表
询价小组成员签到表及有关工作人员签到表
询价小组成员评审承诺书
询价小组评审报告
询价小组评审专家评审工作情况记录表
供应商报价文件正本（可另册装订）
采购人对询价采购结果的确认资料
单一来源采购归档盒内目录
单一来源采购归档内容
单一来源采购论证资料
单一来源采购批复文件
单一来源谈判文件
单一来源采购公告（附打印的网页）
单一来源谈判报告
供应商谈判文件正本（可另册装订）
成交公告
湖南省建设工程类项目档案资料
招标投标情况报告
招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）
中标人投标文件
其中：
招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；
备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订
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