1H40机电工程设备采购管理.docx

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1H40机电工程设备采购管理

1.11H420050机电工程设备采购管理

项目采购是指为完成项目的目标从执行组织之外获取货物和服务的过程。

本书所涉及的设备采购是指项目获取实体设备的过程。

机电工程设备采购管理是机电工程综合管理的一个重要组成部分，是以机电工程整体目标为中心，综合进度管理目标、质量管理目标、资金管理目标、健康安全管理目标，结合设备采购的特点和实际情况，按规定的程序获得价格合理、品质优良、交货及时的设备的全过程管理。

本目主要运用《建筑法》、《建设工程招投标法》、《合同法》等有关知识，结合机电工程设备采购管理的特点，在采购管理在机电工程项目实践中的应用。

本目主要内容是：

设备采购工作程序；设备采购文件的编制要求；设备询价的工作程序；设备监造管理的要求；项目设备检验要求。

1.1.11H420051设备采购工作程序

采购工作应遵循“公开、公平、公正”和“货比三家”的原则，按质、按量、按时以合理价格获得所需的设备。

采购工作程序是保证设备采购工作顺利进行的程序化文件。

本条主要知识点是：

设备采购工作的阶段划分；设备采购工作程序以及采购工作的策略和保证。

一、设备采购工作的阶段划分

设备采购工作以建立组织开始，经采买、催交、检验，直到最后一批产品通过检验为止，是项目管理的核心之一。

通常将设备采购管理分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。

不同的阶段侧重点不同。

（一）准备阶段

主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购策略和编制采购计划。

1．建立组织

（1）成立采购小组，执行设备采购程序。

根据设备的采购难度、设备技术的复杂程度、预估的资金占用量的大小、设备的重要程度及各个采办单位的组织机构的不同，成立的组织也各不相同，国内最常见的是成立设备采购小组。

其特点是：

暂时性、灵活性、针对性。

由于是针对特定的设备成立的采购小组，采购小组目标明确，分工清晰，任务落实，往往有较高的功效。

（2）设备采购小组的采买行为应符合《中华人民共和国招标投标法》的要求。

2．需求分析、熟悉市场

（1）对拟采购的设备的技术水平、制造难度、特殊的检查仪表或器材要求、第三方监督检查要求（如果合同有要求的话）、对监造人员的特殊要求、售后服务的要求等方面做一个全面、细致的分析。

（2）调查市场情况，重点调查原材料的供给情况、有类似设备的制造业绩的厂商情况、潜在厂商的任务饱和度、类似设备的市场价格或计价方式、类似设备的加工周期、不同的运输方式的费用情况等。

3．确定采购方式和策略

通过需求分析，在对潜在供货商的调查的基础上，结合项目的总体目标和设备的具体特性，确定采购方式和策略。

（1）对潜在供货商的要求

1）能力调查。

调查供货商的技术水平；调查供货商生产能力，了解供货商的生产周期。

2）地理位置调查。

调查潜在供货商的分布，分析供货商的地理位置、交通运输对交货期的影响程度。

例如超大型设备的制造和运输，若供货商的制造基地远离港口，就很难满足采购方整体到货的要求。

若大宗设备在西北制造，项目所在地地处南方，则运输周期和费用都会大大降低该供货商中标的概率。

（2）确定采购策略

在完成需求分析和市场调查的基础上，确定采购策略：

即采用公开招标、邀请报价还是单独合同谈判的方式进行采购。

1）对于市场通用产品、没有特殊技术要求、标的金额较大、市场竞争激烈的大宗设备、永久设备应采用公开招标的方式；

2）对于拟采购的标的物数量较少、．价值较小、制造高度专业化的情况，可以采用邀请报价的方式；

3）对于拥有专利技术的设备、为使采购的设备与原有设备配套而新增购的设备、负责工艺设计者为保证达到特定的工艺性能或质量要求而提出的特定供货商提供的设备、特殊条件下（如抢修）为了避免时间延误而造成更多花费的设备，宜采用单独合同谈判的方式。

4．编制采购计划

（1）设备采购计划的主要内容：

设备名称（包括附件、备件）；型号、规格、数量、预计单价；技术质量标准等。

（2）设备采购过程的里程碑计划。

设备采购应服务于项目的总体计划。

设备采购计划应结合项目的总体进度计划、施工计划、资金计划进行编制，避免盲目性。

例如：

根据项目的总体进度安排，反推设备采购的招标里程碑、订单里程碑、监造计划、检验运输里程碑等，以保证设备能按项目的总体进度计划到达项目指定的地点。

若在项目后期安装的设备在项目初期到达，这样既占压了资金，又增加了保管成本。

（二）实施阶段

采办小组的主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签订合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等。

（三）收尾阶段

采办小组的主要工作有货物交接、材料处理、资料归档和采购总结等。

二、设备采购工作流程

三、设备采购工作中心任务

设备采购工作应围绕以下3个中心任务展开：

1．质量安全保证

人身安全保证和项目运行安全保证是核心。

要确保此核心，必须严格按设计文件指定的质量标准执行采购、检查和验收。

对于重大设备，如大型压机、汽轮发电机、轧机、石油化工设备，应进行设备监造或第三方认证。

2．进度保证

以项目整体进度为着眼点，综合采用监造、催交、催运等手段，严格按拟定的设备采购周期进行控制，使设备采购计划与设计进度和施工进度合理搭接，处理好他们间的接口管理关系，以保证项目能按计划运行。

例如：

设备主装置、需要早期施工的设备管路及其配套设备应优先采购。

3．经济保证

（1）经济保证的原则。

以项目全寿命周期总成本最低为目标，通过优化方案、优化工艺、简化检维护措施、减少仓储保管费用、避免二次倒运等技术、经济手段，使项目的全过程成本最低，着眼于项目建设的大局，以项目总体成本的降低为标准，不能只看采购直接成本的降低，要从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。

要避免节省了采购的直接费，却不得不采取赶工等手段挽回损失的工期，而造成追加支出的费用远远大于采购节省的费用的情况发生。

（2）经济保证的措施

1）准确预算是设备采购的基准。

设备采购预算是对资金使用的一个整体规划，准确预算可确保资金的使用在合理的范围内浮动，有效地控制资金的流向和流量，达到控制设备采购成本的目的。

2）充分利用环境，建立健全市场信息机制。

充分利用采购内外环境，为科学决策提供有力参考；加强成本控制（内部环境），将各项费用控制在预定的基准以内。

3）对全过程精细化管理，最大程度的降低采购成本。

对每一个环节都进行精细控制。

如在对设备进行需求分析和项目设计时，就严格控制设备的选型与核算；设备采购实施阶段，应当以主要精力把好工程的质量关（杜绝返工），同时也要注意防止浪费；在设备采购的结束阶段，要对多余的原材料进行合理的处置。

1.1.21H420052设备采购文件的编制要求

设备采购文件的编制是项目实施采购工作中重要的一环。

本条主要知识点是：

设备采购文件编制原则；设备采购文件的组成。

一、设备采购文件编制原则

设备采购文件编制原则：

按程序、有依据、求节约。

1．按程序：

设备采购文件由项目采购经理根据相关程序进行编制。

要经过编制、技术参数复核、进度（计划）工程师审核、经营（费控）工程师审核，由项目经理审批后实施。

若实行公开招标或邀请招标的，还要将该文件报招标委员会审核，由招标委员会批准后实施。

2．有依据：

设备采购文件编制的依据是工程项目建设合同、设备请购书、采购计划及业主方对设备采购的相关规定等文件。

3．求节约：

设备采购文件的编制要本着力求全流程成本最低的思想，力求达到准确预算、充分利用环境、全过程细节控制。

利用价值工程原理，用性价比方法进行分析，保证质量，降低成本。

二、设备采购文件的组成

设备采购文件由设备采购技术文件和设备采购商务文件组成。

1．设备采购技术文件

（1）设备请购文件

1）设备请购书包括下列文件：

供货和工作范围；技术要求和说明、工程标准（工程规定）；图纸、数据表；检验要求；供货商提交文件的要求等。

2）设备请购书及附件由项目控制（计划）经理向项目采购经理提交，对于未设置控制部的公司则由项目设计经理提交。

（2）请购设备的技术要求：

设备工艺负荷说明；对制造设备的材料的要求；特殊设计要求；超载能力和裕度要求；控制仪表的要求；电气和公用工程技术数据；采用的设计规范和标准；设备材料的表面处理和防腐、涂漆；图纸和文件的审批；底图和蓝图的份数、电子交付物的要求；操作和维修手册的内容和所需份数；指定用途、年限的备品备件清单；性能曲线、检验证书和报告；其他有关说明。

（3）请购设备技术附件：

数据表、技术规格书、图纸及技术要求、特殊要求和注意事项等。

2．设备采购商务文件

（1）设备采购商务文件组成：

询价函及供货一览表；报价须知；设备采购合同基本条

款和条件；包装、唛头、装运及付款须知；确认报价回函（格式）。

（2）设备采购商务文件要点

1）常采用标准通用文件，在执行某一特定项目时，应根据项目合同及业主的要求把

以上通用商务文件修改为适合该设备使用的设备采购商务文件。

2）设备采购技术文件和商务文件组成设备采购文件后，即可按采买计划，依照程序

规定向已经过资质审查的潜在供货商发出。

1.1.31H420053设备询价的工作程序

设备采购招标（询价）工作是设备采办工作中的重要环节。

招标（询价）工作程序是否规范，组织得是否严谨，标的是否界定准确，各项要求是否完整都直接影响标价，甚至对项目的整体运行产生重大影响。

本条主要知识点是：

预询价；选择合格供货厂商；设备询价的工作程序；项目采购评审。

一、预询价

在EPC项目的总包商投标阶段，潜在的EPC总承包商要根据业主（建设方）提出的要求及项目的主要参数制定项目的总体方案，以此为依据对项目的主要材料和设备参数进行初步框定，按框定的材料和设备参数向供货商征询其价格区间，作为EPC项目进行项目总承包报价的依据。

二、选择合格供货厂商

在对潜在供货商调查的基础上，经过规定程序的评估，形成合格供货商名单。

潜在供货商在成为合格供货方后，才能被纳入设备采购的供方的名录，才能进行投标或商务谈判等后续程序。

此程序相当于招投标程序中的资格预审。

招标（询价）只针对经过资格审查的合格供货商。

（一）合格供货商的审查内容

对于初次欲进系统的供货商，资格预审要按各公司或集团公司的程序进行，重点要考虑下述内容：

1．供货商所取得的资质证书要适合制造该类设备。

2．供货商的装备和技术必须具备制造该类设备的能力并可保证产品质量和进度。

3．供货商执行合同的信誉是否良好。

4．供货商经营管理和质保体系运作的状态。

5．上年和当时的财务状态是否良好。

6．当年的生产负荷状态。

7．同型号设备或类似设备的供货业绩。

8．供货商制造场地至建设现场的运输条件是否满足要求。

9．对于已改制或正在改制的供货商应关注其各方面的变化和法律地位。

10.对于成套商或中间商应特别关注其货物来源及质量、成套能力、资金状况和执行合同的信誉。

（二）公开招标的供货商名录

设备采购实行公开招标时，由招标人通过公众媒体发出招标通告，对所有参与投标的潜在供货商需进行资格审查。

已通过资质评审的潜在供货商均可参与投标。

（三）邀请招标的供货商名录

1．“短名单”。

在项目实施过程中，设备采购方为了避免不同技术档次、信誉档次、产品质量档次的供货商之间进行恶性竞标，往往在已有的合格供货商名录中，挑选更加符合设备供货要求的潜在供货商，形成“短名单”。

2．严格按程序进行“短名单”筛选。

人选“短名单”规则的制定、审核、批准；审定人员（评委）资格的认定；评审的工作流程；形成的“短名单”的报批。

这些过程需严格按既定程序进行，并有监督部门监检其公正性。

对有些项目，形成的“短名单”要经过建设方或上级主管部门审批。

3．结合设备的实际，审查潜在供货商的资质文件。

主要要考虑下述情况：

（1）供货商的地理位置。

以能方便地取得原材料、方便地进行成品运输为关注点，一般以距建设现场或集货港口比较近为宜