部室职能分工和岗位工作职责Word下载.docx
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机构管理中心主管
机构建设岗
物业管理岗
机要管理岗
文件综合岗
前台接待岗
公关接待岗
文秘事务岗
二、部门工作职责
1、文秘宣传：
（1）制度建设：
在总行各项规章制度框架下，制定和完善分行的各项办公制度及操作规程，并负责监督实施；
（2）综合文秘：
A.分行全行性综合材料的撰写，起草行领导讲话稿、工作计划、工作报告、工作总结，整理行领导发言记录和有关会议记录等；
B.
C.负责收集、整理并下发各部室、各支行月度、季度、年度工作计划及工作总结；
D.
E.负责各类全行性工作会议的筹备、组织、协调工作，做好会议记录，撰写会议纪要，进行会议总结及文件归档；
F.
G.负责督办分行会议、文件、领导要求的工作，并将工作的落实、执行情况向领导汇报。
H.
（3）宣传策划：
A.贯彻落实总行宣传规划及年度宣传工作计划，并组织实施；
C.配合总行品牌管理部，结合分行业务经营计划，策划公关方案，扩大本行金融产品的知晓度，树立良好的企业形象，与各有关方面保持良好关系；
E.负责分行公关策划工作，与各有关方面保持良好关系；
G.根据分行工作与业务发展需要，组织开展户外立柱、公交车、候车亭、电梯等户外形象宣传广告，同时做好各类户外招牌的设立与管理工作；
I.负责分行营业部及各支行的维护与管理；
J.
K.负责党委宣传工作，组织推动分行党委理论学习，推动分行思想政治工作和推动分行精神文明建设。
L.
2、文印综合：
（1）对分行内外部文件、信函、传真件、机要通信进行收文登记处理，并根据签批意见及时进行处理及送办；
（2）负责系统管理；
负责分行对外公文、资料的交换工作；
（3）负责分行公文、签报、会议纪要等文书的终稿审核、排版、出文并分发至各单位；
（4）负责总行办公系统、银监局信息平台接收、报送各类电子文件、资料及信息；
（5）印章管理。
3、档案管理：
（1）拟订分行档案的各项规章管理制度及实施细则，制定并向总行及当地档案局上报年度档案工作发展规划及计划总结；
（2）负责分行文书、照片、声像、实物等各门类档案的收集、清点、整理、统计、编研、入库保管及调阅工作；
（3）负责指导及督促分行各单位各类档案的形成、积累、归档、移交及部分档案实体主管部门的档案管理，组织分行档案管理工作交流，定期进行档案管理培训及检查；
（4）负责文件处理，遵守BaoMi规定，定期做好BaoMi材料的清退、销毁工作。
负责有关信息BaoMi工作；
（5）负责分行证照与年检管理工作。
4、公关接待：
（1）为行领导、公务用车提供用车保障服务，执行并圆满完成车辆出行任务，满足分行办公用车需求；
（2）做好车辆日常维修保养，保证车辆的技术性能和车容车貌始终处于良好状态，做好公务车辆的日常管理、维护、理赔、事故处理等工作；
（3）转接分行总机电话；
负责行领导访客以及其他来客的接待工作；
（4）负责分行所有行领导及分行各部室的所有信件报刊杂志等的分发，文件收发工作；
（5）会议室布置及做好会务工作；
5、后勤保障：
办公用品采购和领用；
分发餐票，水票；
员工行服订制；
会议接待，酒店预订；
名片采购，日常用品采购；
安排全行车辆使用；
安排会议室使用。
6、机构建设管理：
（1）管理全分行的网点规划、选址、建设、报批及其它建设工程工作，其中包括：
A.机构规划：
按总行计划编制分行年度网点发展规划；
C.项目选址：
负责网点选址的初选，洽谈租赁、购买事项，供网点建设领导小组审定；
E.网点图纸设计：
负责网点的施工图设计，并组织相关部门对设计图进行审定修改；
G.项目招投标：
初选招投标公司，并牵头组织装修工程、办公家私等项目的招投标相关事宜；
I.施工管理：
负责对施工全过程包括项目实施阶段的各个环节进行管理，组织召开设计交底和工程现场例会，审核施工方案、设计变更、工程进度等，负责工程主要材料、设备的选材质量、造价的审核把关，负责各类施工单位之间与业主、物业之间的协调工作；
K.工程验收：
负责牵头组织工程的整体竣工验收、安排质检、并协助保卫处、科技部进行消防、技防等验收工作；
M.项目报批：
负责处理与工程项目相关的工程报建、规划等各类手续和许可证的申报工作；
负责备齐新选网点的相关材料报银监局审批；
N.
O.支行建设：
负责根据地区经济格局和各类业务发展规划对所在城市的三类支行网点进行整体布局，办理支行筹建、开业各项申报和批复手续，组织各项建设施工工作，组织对筹备工作进行评估验收；
P.
Q.支行改造：
负责充分调研支行改造需求并根据实际情况进行改造；
R.
S.负责牵头开展新建机构后评估工作；
T.
（2）物业管理，其中包括：
A.负责总行下的自有物业购置管理、租赁管理及处置管理；
C.负责分行物业的实物管理、台帐管理；
E.负责分行各营业网点及分行办公大楼的绿化管理和水电维修维护工作；
G.负责分行周转房的日常管理和使用分配工作；
I.负责分行物业的水电费、空调费、物业管理费的支付手续办理工作；
（3）集中采购管理，负责办公设备（含低值易耗品）、会议设施、固定资产的统一采购和管理工作；
（4）机构管理中心综合事务，包括：
A.报账；
C.文字工作；
E.负责对文档（权证）、租房合同、购房合同、施工合同整理归档，并最后检查监督；
（5）分行新大楼建设，包括：
A、主体工程建设方面：
负责对施工全过程含设计、施工方案、工程进度、主要材料、设备的选材质量、造价审核控制、同施工单位、业主协调确定并签订相关合同；
B、主体工程二次装修方面：
确定二次装修方案、组织招投标工作、质量监督；
C、工程验收：
负责牵头组织工程的整体竣工验收；
7、工会工作：
（1）按照《工会法》和《中国工会章程》规定，协调、指导分行系统工会工作；
（2）加强工会干部队伍建设；
（3）完成分行党委和工会工作委员会交办的各项工作，开展分行员工生日慰问、生病慰问、婚丧嫁娶等慰问活动，组织发放工会福利，落实分行工会和妇女工作委员会日常工作，开展分行文体活动，不定期组织企业文化，活动丰富员工业余文化生活；
（4）维护工会会员、女职工权益维护工作，开展分行计划生育工作；
（5）建立困难员工档案，实行动态管理；
（6）共青团工作：
负责做好团员青年教育和管理工作，推动共青团组织建设“推优入党”，组织团员青年开展文体活动和阵地建设；
（7）负责做好总行落地事业部、行业部人员的工青妇等服务工作；
8、代理服务：
负责配合总行事业部和行业金融部，做好相关落地代理服务工作。
四、部门各岗位工作职责
1、主任岗工作职责：
（1）处理日常行政事务：
负责协助行长处理分行机关日常行政事务工作。
（2）编制部门工作总结与计划：
负责做好部门年度工作总结，编制办公室年度工作计划，并组织贯彻落实。
（3）重要文件材料的起草和督办：
负责确保总、分行及对外信息畅通，根据总行指导精神和分行经营管理策略与发展思路，起草全行性工作计划、工作总结、重要公文和其它综合材料，审核分行重要工作文稿并把好文字关和政策关。
（4）督办重要文件和事项：
确保各种重要文件的及时流转和各类重要事项的及时处理，负责对上级和本行领导的指示、决议、交办事项以及重要文件办理情况的催办、查办，并将办理情况及时向行领导反馈。
（5）会议组织工作：
负责确保分行各类会议的顺利召开，做好分行层次的会议组织工作，协助相关部门做好其他各类会议的准备工作。
（6）协调工作：
负责公共关系建设以及各部门工作的协调一致,做好分行同上级主管单位的接口工作，协调涉及分行机关各职能部门之间的综合性工作。
（7）宣传策划：
负责按照总行品牌管理部的要求，根据分行业务发展需要，组织做好分行各项营销和公关活动，同媒体建立良好联系，为分行树立良好的公共形象。
（8）分行公共关系：
负责政府及上级主管部门的公关联络，与各有关方面保持良好关系。
（9）部门人员管理：
负责提高部门工作效率，在人力资源部的配合下，合理调配部门内人力资源，组织完成对部门人员的日常管理和团队建设工作。
（10）负责完成领导交办的其它工作事宜。
2、文秘宣传中心主管工作职责：
（1）负责分行全行性综合材料的撰写，起草行领导讲话稿、工作计划、工作报告、工作总结，整理行领导发言记录和有关会议记录等；
（2）负责各类全行性工作会议的组织和管理工作；
（3）负责分行公文管理流程和控制；
（4）负责分行主要工作的督办和反馈管理；
（5）负责分行对外信息发布流程与控制；
（6）负责按照总行品牌管理部的要求，根据分行业务发展需要，组织做好分行各项营销和公关活动，同媒体建立良好联系，树立分行良好企业形象。
（7）负责完成领导交办的其它工作事宜。
3、文秘事务岗工作职责：
（1）负责收集、整理并下发各部室、各支行月度、季度、年度工作计划及工作总结；
（2）负责各类全行性工作会议的筹备、组织、协调工作，做好会议记录，撰写会议纪要，进行会议总结及文件归档；
（3）负责督办分行会议、文件、领导要求的工作，并将工作的落实、执行情况向领导汇报；
（4）负责完成领导交办的其它工作事宜。
4、宣传策划岗工作职责：
（1）负责贯彻落实总行宣传规划及年度宣传工作计划，并组织实施；
（2）配合总行品牌管理部，结合分行业务经营计划，策划公关方案，扩大本行金融产品的知晓度，树立良好的企业形象，与各有关方面保持良好关系；
（3）负责分行公关策划工作，与各有关方面保持良好关系；
（4）负责根据分行工作与业务发展需要，组织开展户外立柱、公交车、候车亭、电梯等户外形象宣传广告，同时做好各类户外招牌的设立与管理工作；
（5）负责分行营业部及各支行的维护与管理；
（6）负责党委宣传工作，组织推动分行党委理论学习，推动分行思想政治工作和推动分行精神文明建设。
5、文件综合岗工作职责：
（1）负责对分行内外部文件、信函、传真件、机要通信进行收文登记处理，并根据签批意见及时进行处理及送办；
（3）负责分行对外公文、资料的交换工作；
（4）负责分行公文、签报、会议纪要等文书的终稿审核、排版、出文并分发至各单位；
（5）负责向总行办公系统、银监局信息平台接收、报送各类电子文件、资料及信息；
（6）负责部门日常综合事务；
6、机要建设岗工作职责：
（1）负责拟订分行档案的各项规章管理制度及实施细则，制定并向总行及当地档案局上报年度档案工作发展规划及计划总结；
（2）负责分行文书、照片、声像、实物、基建、会计等各门类档案的收集、清点、整理、统计、编研、入库保管及调阅工作；
（4）负责文件处理，遵守BaoMi规定，定期做好BaoMi材料的清退、销毁工作；
（5）负责有关信息BaoMi工作；
（6）负责印章管理工作；
（7）负责分行证照与年检管理工作.
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