电子文件管理工作PPT格式课件下载.ppt

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和效力。

62022/10/27电子文件的构成要素电电子子文文件件内容背景信息文本结构内容（三）电子文件的构成要素（三）电子文件的构成要素电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统称为元数据。

称为元数据。

Page81.1.内容内容内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象（客体）的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。

的过程、结果的信息，通俗的说就是文件内容信息。

2.2.背景背景背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。

一般包含以下内背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。

一般包含以下内容：

容：

（1）文件的形成机构及其他相关责任人；

）文件的形成机构及其他相关责任人；

（2）与文件有关或曾经有关的其他机构；

）与文件有关或曾经有关的其他机构；

（3）文件履行机构职责与目的；

）文件履行机构职责与目的；

（4）文件的形成时间；

）文件的形成时间；

（5）与文件有关的其他时间；

）与文件有关的其他时间；

（6）机构职能所体现的文件价值与重要性；

）机构职能所体现的文件价值与重要性；

（7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；

）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统；

（8）该文件与其它文件和资料间的关系；

）该文件与其它文件和资料间的关系；

（9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。

）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。

背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。

息。

Page93.3.结构结构结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。

面的信息。

结构直接与电子文件的可用相关，是确保结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。

利用的重要内容。

Page10电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。

子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。

需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全，不可小视。

不可小视。

92022/10/27

（二）电子文件的特点11、系统依赖性、系统依赖性22、信息的非人工识读性、信息的非人工识读性33、信息存储的高密度性、信息存储的高密度性44、信息与特定载体之间的可分离性、信息与特定载体之间的可分离性55、信息的易变性和可操作性、信息的易变性和可操作性102022/10/271、系统依赖性o电子文件从生成、传输到存储都是通过计电子文件从生成、传输到存储都是通过计算机实现的。

算机实现的。

o设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被设备发生故障或系统瘫痪，电子文件将被损坏以至丧失。

损坏以至丧失。

o电子文件对其他设备环境的不兼容性。

电子文件对其他设备环境的不兼容性。

o不同软件环境形成的电子文件难以实现格不同软件环境形成的电子文件难以实现格式转换。

式转换。

o出于安全保密需要，人为地进行复杂而独出于安全保密需要，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，更加大了特的编码加密或信息拆分处理，更加大了电子文件的系统依赖性。

电子文件的系统依赖性。

112022/10/272、信息的非人工识读性o电子文件是以数字化信息形态存在的，它电子文件是以数字化信息形态存在的，它把可识别的文字、图形等传输到计算机中把可识别的文字、图形等传输到计算机中转换成二进制数字编码，人工不能直接识转换成二进制数字编码，人工不能直接识读。

读。

o电子文件载体上记录的数字信息往往进行电子文件载体上记录的数字信息往往进行过压缩编码、加密等处理，必须由相应的过压缩编码、加密等处理，必须由相应的计算机软硬，将载体上的数字编码序列读计算机软硬，将载体上的数字编码序列读取出来，转换成人能识别的形式，显示在取出来，转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内屏幕上或打印到纸上，人们才能知晓其内容。

容。

122022/10/273、信息存储的高密度性o电子文件的存储密度大大高于以往各种人电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，而且随着技术的进工可识读的信息介质，而且随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。

大。

o应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多。

文件的能力可增加数倍甚至更多。

o3.53.5英寸软盘（英寸软盘（1.44MB1.44MB）-70-70万汉字万汉字CD-RCD-R光盘（光盘（650MB-1GB650MB-1GB）-3-3亿至亿至55亿汉字亿汉字DVDDVD光盘（光盘（4.7G4.7G）-20-20多亿汉字多亿汉字存储介质综合比较参考表蓝光光盘25G5.3元低0.21元32MB/s37MB/s高高复杂简单简单介质名称单体容量单价附属设备成本成本/GB理论传输速度实际读取速度实际写入速度数据存储难度存放条件要求检测方式迁移难度恢复难度可靠性SATA3企业级硬盘3T700元低0.23元750MB/s130MB/s100MB/s低中简单简单简单约114年LTO5磁带1.5T925元高0.62元140MB/s低中复杂无简单30年SATA3固态硬盘128G450元低3.8元750MB/s300MB/s100MB/s低低简单简单简单约171年档案级DVD-R（16倍速）4.7G25元低5.3元21MB/s高高复杂简单复杂20年2016/7/21202022/10/27132022/10/274、信息与特定载体之间的可分离性o可以在不同的载体上同时存在或相互转换。

可以在不同的载体上同时存在或相互转换。

o电子文件没有固定不变的字迹和载体，其电子文件没有固定不变的字迹和载体，其内容存储的位置不是固定的。

内容存储的位置不是固定的。

o可以通过网络传给远方的一个或多个接收可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。

者。

142022/10/275、信息的易变性和可操作性o电子文件与载体的可分离性，也造成了电电子文件与载体的可分离性，也造成了电子文件在被传递或更换至其它载体时，存子文件在被传递或更换至其它载体时，存在着被改动而不被察觉的可能。

在着被改动而不被察觉的可能。

o存储载体性能的不稳定性有可能造成文件存储载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。

中信息的改变。

o新的信息编码、存储格式、系统软件的不新的信息编码、存储格式、系统软件的不断出现更是对其稳定性的巨大冲击。

断出现更是对其稳定性的巨大冲击。

o可以利用已存在的文件信息做其它事情。

可以利用已存在的文件信息做其它事情。

152022/10/27（三）电子文件的种类o按电子文件的载体分：

按电子文件的载体分：

常见的就是磁记录文件、光学记录文常见的就是磁记录文件、光学记录文件。

件。

o磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡磁记录文件主要就是以磁带、磁盘、磁卡等为载体的文件。

等为载体的文件。

o光学记录文件主要就是光盘等。

光学记录文件主要就是光盘等。

162022/10/27电子文件的种类按电子文件的信息存在形式，其实也按电子文件的信息存在形式，其实也就是平时所说的按格式来分，主要有：

就是平时所说的按格式来分，主要有：

o文本文件文本文件o数据文件数据文件o图形文件图形文件o图像文件图像文件o声音文件声音文件o影像文件影像文件o多媒体文件多媒体文件172022/10/27文本文件o亦称为亦称为字（表）处理文件字（表）处理文件，它是指使用文，它是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。

号表达的文件。

o用不同文字处理软件编辑的文本文件一般用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件（不能交换使用，纯文本文件（TXTTXT）不包括）不包括格式代码，在使用中不受计算机硬件和软格式代码，在使用中不受计算机硬件和软件类型的限制。

件类型的限制。

182022/10/27o文本电子文件以文本电子文件以公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A版式文档格式归档保存和留痕稿用WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

o文本文件的类别代码文本文件的类别代码TT192022/10/27数据文件o亦可称为数据库电子文件，它主要包括两亦可称为数据库电子文件，它主要包括两类，一是含有数据的类，一是含有数据的电子表格文件电子表格文件；

二是；

二是数据库电子文件，一个数据库由若干记录数据库电子文件，一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段（数据项）组组成，一个记录由若干字段（数据项）组成。

成。

o不同的数据库之间通常需要通过转换程序不同的数据库之间通常需要通过转换程序才能进行信息交换。

一般来说，数据文件才能进行信息交换。

一般来说，数据文件应能够以应能够以DBFD