办公室行为礼仪规范制度Word文档格式.docx
《办公室行为礼仪规范制度Word文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《办公室行为礼仪规范制度Word文档格式.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
、全体员工必须保持仪表端庄、整洁,要求如下:
7
(一)保持头发整洁:
男士不提倡蓄长发,请勿留各种奇怪的发型;
不论何种发型,必须注意整齐,符合整个公司的形象和工作气氛。
(二)请注意经常修剪指甲,不宜过长;
女性职员如用指甲油应尽
量使用浅色。
(三)除非有特殊原因,午餐请勿饮酒,以免影响工作。
(四)除特殊情况外,男士胡须不宜过长,应经常修剪。
(五)女性在工作时间应该保持适当而且得体的淡妆,给人以清新
健康的感觉;
请勿浓妆艳抹,不宜使用香味浓烈的香水。
(六)请勿佩戴过多的或与公司整体工作气氛不符的夸张的饰品。
、应保持举止大方得体、合乎常规习惯与礼仪。
8
、提倡员工保持优雅的姿态和动作,具体建议如下:
9
(一)站姿与坐姿:
在不同场合,要保持合适、得体的姿势,培养
良好的习惯。
(二)见面致意:
公司内早上与同事见面建议互致“早上好”,平时
相遇时点头微笑示意。
(三)出入房间的礼貌:
进入房间,要先轻声敲门,得到允许再进,
进门后,如需关门请轻轻关上;
进入房间后,如对方正在讲话,要
稍等静候,请勿中途插话;
如有急事要打断说话,也要看好机会,
最好说一句“对不起,打断一下你们的谈话”,之后简明扼要地的说
一下要说的事。
(四)递交物件时,宜注意尊重对方;
如递文件,建议将文件正面
朝上、文字正对对方;
递笔、剪刀等,应注意尖的一端朝向自己。
(五)办公室内请勿大声喧哗,影响他人,避免在办公室争执、争.
吵;
如遇到工作中需要讨论的问题,可以单独讨论(如单独在客厅),
发表不同看法;
也可按工作职权,由上一级领导作出最终决定。
(六)经过通道、走廊时要放轻脚步;
无论在自己的公司,还是在
被访问的公司,在通道和走廊里遇到同事或客户时要礼让,不能抢
行,不要一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。
第三章接听和拨打电话礼仪
、电话交流作为公司对内、对外重要的交流方式,也是树立和体10
现公司形象和个人素质、精神风貌的重要窗口,更能有效提高工作
效率。
所有公司员工都应注意相关礼仪的培养,树立良好的意识,
在与公司的客户等外部人员接触的所有环节中,努力营造公司规范、
高效、友好、可信的形象。
、在接听电话时,最好在电话铃响第二声或第三声的时候接起,11
以给对方最为适宜的心理准备时间,同时体现公司高效的办公效率。
、接听电话要主动报出自己的公司名称,在接听时请说“您好,12
”;
接听电话要使用文明用语,语速适中,态度亲切、温和、耐****
心,同时要简明扼要,体现公司的工作效率;
对方讲述时要留心听,
并记下要点;
未听清时,应及时告诉对方,请其重复;
结束时礼貌
道别,待对方切断电话后,自己再放话筒。
、接听公司外部人员打给公司其他同事的电话时,同样要耐心礼13
貌,可以在说过“请您稍等”之后以最快速度找到相关的同事;
当.
同事不在时,应礼貌地请对方稍后再打,并主动表示可以帮助对方
转达紧要的信息。
、帮助同事或领导接听和记录重要的业务电话等信息时,一定要14
注意记录准确;
要礼貌地向对方重复及核实确认重要信息,并及时
转告相关人员。
、当接听到不指名的电话,而自己不能处理时,可坦白告诉对方,15
并马上将电话交给能够处理的人;
在转交前,应先把对方所谈内容
简明扼要地告诉接收人。
、所有员工在工作时间请勿拨打与工作无关的私人电话;
如果确16
有重要或紧急的私人事情需要处理,注意节约时间,长话短说。
、对经常在工作时间拨打私人电话或长时间闲聊者,公司将对其17
处以批评、警告等处理,并由办公室记入其工作绩效考评档案,给
予处理。
、在对外拨打工作所需的电话时,请注意使用礼貌用语;
不论遇18
到何种情况,均应避免在电话中与对方发生争执或使用过激的语言,
宜耐心、冷静、有修养地解决问题。
第四章对外接待、交往礼仪
、要注意工作细节,从点滴做起,努力树立个人良好的职业形象。
19
、在约定的接待时间内,不缺席、不迟到;
确因无法控制的原因20
而发生缺席或迟到时,应礼貌地向他人做出解释;
客户来访,须马
上起来,先问候、让座,再倒水(并注意续水),然后问明来意,进
行交谈;
如是找其他同事,应礼貌地引见给该同事;
来客多时应依
次序进行,不能先接待熟悉客户;
对事前已通知来的客人,要表示
欢迎。
、交谈时建议最好不要“跷二郎腿”,客户话未讲完时,不要插21
话,如需插话则应征询客户同意;
交谈时要精神充沛,不能无精打
采、漫不经心。
、交谈时如果有人打进来手机,则应对客户说“对不起”,再接22
电话;
谈话时如有特殊情况需暂时离开,应先说“对不起”,做出简
单解释,并告诉返回时间。
、接待客户时应主动、热情、大方;
应记住常来的客户。
23
、请注意对内、尤其是对外交往时介绍和被介绍的方式和方法:
24
(一)无论是何种形式、关系、目的和方式的介绍,均应该对介绍
内容负责。
(二)在直接见面介绍的场合下,建议按照一般习惯先把职位低者
介绍给职务高者。
若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。
在自己
公司和其他公司的关系上,可先把本公司的人介绍给其他公司的人。
(三)把一个人介绍给很多人时,按一般习惯先介绍给其中职位最
高的。
(四)男女间的介绍,建议先把男性介绍给女性。
男女职位、年龄.
有很大差别时,若女性年轻,也可先把女性介绍给男性。
、请注意名片的接受和保管礼仪规范:
25
(一)建议按照一般习惯,名片应先递给长辈、客人或上级。
(二)把自己的名片递出时,建议用双手将名片正对对方递出,一
边递交一边清楚说出自己的姓名。
(三)接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,建议马上看,正
确记住对方姓名后,将名片收起;
如遇对方姓名有难认的文字,可
礼貌地询问。
(四)对收到的名片应妥善保管,以便查找。
第五章办公室行为、纪律规范
、公司统一实行“办公室门户开放政策”,即在办公时间,任何26
办公室均须开门办公,请勿在办公时间将办公室房间门关闭或虚掩;
只有在特殊情况(如有时需要保密或进入总经理办公室时)才可以
关门办公。
、请勿在办公场所讲不文明用语,在办公室不能嘻笑、打闹;
工27
作时间请勿聊天、开低级玩笑。
、请勿破坏性地使用和对待公司物品;
借用他人或公司的东西,28
使用后应及时送还或归放原处。
、工作时间无事请勿外串;
未经同意不得随意开同事的抽屉、柜29
子、使用他人的电脑等物品,不得随意翻看同事的文件、资料等。
、上班时间如果不是工作需要,请勿上网冲浪,更不能在电脑上30.
玩游戏。
、公司内部门经理(含)以上建议以职务称呼或称“×
总”,其31
他员工可直呼其名;
对客户如果知道职务,建议以职务称呼;
如果
不知道职务,建议以哥、姐等相称。
、不允许公司员工在办公室内吸烟;
如果吸烟,请到公司走廊或32
卫生间内吸烟。
、所有人员的手机,请尽量调节到音量适中的铃音或震动状态,33
办公室内的直线电话也建议将响铃调节到合适音量,以免响铃声音
太大影响其他员工的工作或休息;
接打电话时,要注意音量适中,
以免影响其他同事工作;
在多人共处、集体办公的办公室更要格外
注意和遵守此项规定。
、请保持办公室整洁,为了维持良好的办公环境和工作气氛,工34
作时间请勿在办公室内吃东西,在非工作时间也请尽量避免此种行
为。
、办公室内未经特别允许,请勿进行打牌、下棋等娱乐活动;
35
、请自觉保持办公区域内环境卫生,桌面、窗台、地面、墙壁不36
能有污迹,请爱护办公室有关设备,请勿损坏。
具体可参照附件一
《卫生管理细则》
第六章附则
、上述礼仪规范要求所有员工均须参照遵守;
如有违犯,则视情37
节轻重给予点名、批评教育或通报批评等处分。
.
、本制度经由总经理核准签字后即日实施。
38
附件一:
卫生管理细则
为营造规范、宜人的办公环境,保持办公场所的整齐、洁净,
促进办公室卫生管理的制度化,规范化,特做出如下要求:
、办公室卫生工作的管理由办公室根据实际情况制定卫生值班1
表,实行轮流值日,周六全体员工大扫除。
、公司每月一次定期或不定期对各区域办公室卫生进行检查,2
按公司检查表严格对各部门实行考评。
第一次者,提醒值班表
中相关人员注意,第二次,会议通报,第三次,月底纳入考核
个人绩效工资部分。
、办公室摆放文件柜、办公桌、饮水机、圆桌椅子、打印机、3
电脑等办公设施设备,应规范、合理、整齐并随时保持清洁,
无多余物品。
、地面无明显污垢、无纸屑、烟头、痰迹、果皮等垃圾,墙4
角无蜘蛛网,无卫生死角。
、门、窗清洁无灰尘,玻璃明亮无污垢,悬挂物品端正整齐。
5
、办公桌面整洁,不杂乱,不放置衣物、包、手机等与工作无6
关的物品,资料档案摆放合理,整齐有序。
、文件柜顶部严禁堆放旧书籍、旧文件、旧资料及杂物并随时7
保持整洁、无尘、拖把、扫帚等清洁用品摆放置卫生间。
、桌椅干净无灰尘和杂物,垃圾篓及时清理,无溢满现象。
8
、放置电脑主机的柜槽及办公隔板无灰尘,严禁张贴