国内外档案管理信息化发展状况与趋势分析报告【免费】Word文档下载推荐.doc
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2010-7-31
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1.0
2010-05-09
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1.1
2010-05-10
游疆来
文档修订
1.2
2010-05-11
李学发，柏桦
文档格式调整
1.3
2010-05-15
修改文档
1.4
2010-05-30
1.5
2010-6-21
1.6
2010-7-18
目录
第一章、档案信息化概论 5
1.1、档案 5
1.2、档案信息化 5
1.2.1、档案信息化的定义 5
1.2.2、档案信息化的意义 6
1.3、数字档案馆 6
1.3.1、档案馆的职能 6
1.3.2、数字档案馆的定义 7
1.3.3、数字档案馆的特征 8
1.3.4、数字档案馆的功能 10
1.3.3、数字档案馆与传统档案馆的区别 12
第二章、电子文件、元数据与文件中心 15
2.1、电子文件的概念 15
2.1.1、电子文件的定义 15
2.1.2、电子文件的基本特征 16
2.2、元数据应用功能及设计原则 17
2.2.1、元数据功能描述 18
2.2.2、元数据模型设计原则 19
2.3、文件中心 21
2.3.1、文件生命周期理论与文件中心建设 22
2.3.2、电子政务发展推动文件中心建设 23
2.3.3、文件中心系统的基本功能要求 23
第三章、档案信息化发展概况 26
3.1、国际档案信息化发展概况 26
3.1.1、美国档案信息化概述 26
3.1.2、英国档案信息化概述 28
3.2、国内档案信息化发展概况 30
3.3、北京市档案信息化概况 32
3.4、开发区档案信息化建设概况 33
3.4.1、经济技术开发区档案馆的设立情况 33
3.4.2、经济技术开发区档案信息化建设情况 34
3.4.3、先进经验剖析 34
第四章、档案信息化的发展趋势 45
第五章：
参考资料——OAIS参考模型分析 46
5.1、OAIS概述 46
5.1.1、OAIS的形成背景 46
5.1.2、OAIS的目标 47
5.1.3、OAIS的适用范围 47
5.1.4、OAIS的六大必备职责 47
5.2、OAIS的外部环境 48
5.3、OAIS参考模型具体介绍 49
5.3.1、OAIS的信息模型 49
5.3.2、OAIS对信息对象的分类与信息包 50
5.3.3、OAIS的功能模型 52
5.4、OAIS在数字档案馆中的可行性 54
5.4.1、OAIS模型设计目的：
契合数字档案馆的战略目标 54
4.4.2、数字档案馆的特点适合于OAIS模型 55
5.4.3、OAIS模型适用于我国数字档案馆的管理模式 55
5.4.4、OAIS模型为数字档案馆系统架构提供了参考 59
第一章、档案信息化概论
1.1、档案
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。
档案的本质属性是原始记录性，主要是提供凭证，为研究历史、文化等提供原始佐证。
档案和文件提供了人类活动的证据，提供了对真实可靠信息的保存。
因此档案与文件和其他信息体一样，是组成一个包容、公正和开放的信息社会的关键元素。
社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。
1.2、档案信息化
1.2.1、档案信息化的定义
档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。
2002年国家档案局发布的《全国档案信息化建设纲要》明确提出了档案信息化建设的六项核心内容是：
1.档案信息化基础设施建设
2.档案信息资源建设
3.档案管理应用系统建设
4.档案信息化标准规范建设
5.档案信息化人才队伍建设
6.档案信息安全保障体系建设。
其中，基础设施是条件，标准、系统是手段，信息资源是核心，信息利用是目的，安全管理是保障，人才资源是关键，各项建设内容相辅相成、不可或缺。
目前，业界普遍将档案信息化视同为数字档案馆的建设。
1.2.2、档案信息化的意义
l档案信息化，可改善档案管理工作。
只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
l档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理。
决策的及时正确、管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。
对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。
l档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。
档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务资源共享；
可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；
可提供丰富的具有地方特色的知识，进行爱国主义教育等。
l档案信息化，可避免出现“时空黑洞”。
随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。
档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
1.3、数字档案馆
1.3.1、档案馆的职能
档案馆是收集、保管档案的专门机构。
其基本职责是：
负责接收、征集、管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的经济建设和历史的长远需要服务。
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。
档案馆所保存的档案中，有些是有机密性的，因此档案馆又具有机要性。
档案馆的具体任务，主要有三个方面：
l接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
l通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；
l参与编修史志工作。
档案馆的功能包括：
l历史记忆功能：
档案馆保存的档案及史料客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。
l资政决策功能：
档案馆沉积的信息资源能为决策者提供解决各种问题的思路与方法，从而为科学决策提供依据。
l社会服务功能：
档案馆能够发挥社会教育、学术研究、信息传递、智力开发等多个方面的社会服务作用。
1.3.2、数字档案馆的定义
数字档案馆是利用计算机技术、网络技术，将分布于不同档案机构的信息资源进行集中、处理、加工，确保数字档案信息的长久保存和获取，并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务，最终实现信息资源共享的一种有序的动态信息空间。
“数字档案馆”的含义有广义和狭义之分。
广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。
其是以现代网络及通讯技术为保障，以数字化档案信息资源的搜集、长期存储、管理、检索、传递和提供利用为职责，以最大程度的档案信息资源共享与价值开发为目的，而建立的数字档案信息资源系统。
它不是封闭的档案信息网络，而是包含在公共信息数据管理系统等大系统中的组成部分。
狭义的数字档案馆其含义除了馆藏档案数字化的工作外，还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建（包括软、硬件系统的设计和组织实体的建立）。
它包括：
l接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失；
l将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递；
l支持对馆藏各种档案实体的自动化管理；
l支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享；
l组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。
数字档案馆是现代信息技术有机结合的产物，是新型文件和档案管理信息化的必然结果。
与传统档案馆相比，数字档案馆具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。
数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久；
数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。
利用网络的交互方式，数字档案馆能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案馆信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面貌。
数字档案馆为档案工作创造了前所未有的有利条件，将从根本上提高档案服务质量，必将大大强化档案的信息需求。
1.3.3、数字档案馆的特征
数字档案馆的特征主要体现在以下几个方面（如图2-1所示）：
管理手段技术性
信息服务便捷性
运行空间开放性
馆藏资源的集成性
管理对象虚拟性
数字档案馆
特征
图1 1数字档案馆的特征
（1）管理对象的虚拟性
这是数字档案馆区别于传统档案馆的最基本特征。
在网络环境中，档案实体不再出现，其管理对象主要为数字化的档案信息资源，它不再是看得见、摸得着的东西，而是呈现出一定的虚拟性。
具体而言，数字档案馆管理的数字化信息主要来源两方面，一是数字化对象（digitalizedobject），即是将纸质文件、声像文件等传统介质的档案文件通过数据压缩技术、高速扫描技术等来转化为数字档案信息资源，二是是原生电子文件（borndigitalrecord），即在正常的业务流程中，通过计算机通信技术所接收、采集、捕获的电子文件材料，即在网络环境中自然而然生成的数字化信息。
需要指出的是，管理对象的虚拟性是相对的，尤其是在我们目前实施“双套制”的背景下，许多原生电子文件也具有物理硬拷贝形式，因此在数字档案馆管理中，需要考量物理形式与虚拟记录的对应关系。
（2）管理手段的技术性
传统档案馆的管理手段主要以人工操作为主，而信息时代的到来使数字档案馆中档案工作的各个业务流程自动化，技术性因素开始大量渗入档案的管理中，从而使其工作效率大大提高。
具体而言，“数字档案馆是以信息技术为基础，依靠于计算机、网络和通信技术，并充分利用了多媒体信息处理技术、数据库技术、基于内容的检索技术等来运行具体的
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