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软件开发技术文档

病案无纸化管理系统

目录：

一、系统简介

一、组织框架

三、物流与功能流程

二、组织框架

1.机构、层次

共分三级：

公司级、分店部门级和班组织。

如图1-1

、现有机构组成

公司级：

总经理室;

部门级：

分布在具体地区的连锁店（加盟店、特许店），公司各职能部

门（人事行政部，财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等）、

配送中心

班组级：

分店和配送中心的管理班组;

、职能与权限

F面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述（按层次说明）

公司级:

、总经理室

、制定公司整体发展策略;

、批准销售计划；协调公司内各部门的工作;

、管理监督和指导下属各分店（部门）的工作;

、决定公司高层人事的变动;

、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况;

、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格政策

公司部门级:

、人事行政部

、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、

奖惩和解聘;

、管理全公司的固定资产以及办公用品

、财务部

、处理公司日常财务事宜;

、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款，并

记录货款流水;

、根据合同（协议）制定出财务付款计划；对进出发票进行管理;

、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调

价、优惠、损益、报残、盘点数据，对公司进、销、存按进价和售价进行

核算;

、财务部市场营销采购部

、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰;

、制定价格政策（调价和优惠）和促销计划（方案）并付诸实施;

、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据;

、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施;

、处理大宗销售合同（批发销售）、统一制定商品的基本信息;

、制定配送和退库指令。

、配送中心

、负责商品的进、退、换、配、运输;

、负责验收和保管商品;

、制定商品配送计划;

、接受分店要货数据，并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数

据。

、信息管理中心

、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。

确保公司信息系统

的安全，保证其能正常运转;

、管理系统维护和资料录入人员，依据各分店（部门）的管理职能

和权限制订权限方案。

、企划管理部

、审批和核对分店（配送中心）的盘点、损益、报残及价格政策;

、分店（加盟店、特许店）

、管理本店的日常事务;

、执行公司指令和政策，及时反馈市场行情和走势（指令是指配送、

退货、调价等；政策是指商品的促销、优惠、让利等）

、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格;

、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增

等;

、确定商品的摆放位置。

、班组

、管理所属班组的人和事;

、管理班组的进、退、损、溢、残，以及商品的保管和放置工作。

、职务

、层次

总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、

验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。

、职权范围

同级别职务存在的共性职权，也存在个性的职权。

、职权共性：

下面我分四个级别分别说明。

副总经理级：

对总经理负责，管理总经理委托管理的事务，代总经

理听取部门的工作汇报和计划，批复相关报告（如；批准盘点、损益报告

等）。

经理（经理助理）级：

他是本部门的首长，对上向总经理负责，对

下管理日常工作，组织和管理所属部门的员工，建议对部门员工的奖惩、

任免和调动。

制定本部门的工作计划。

主任（组长）级：

他对部门经理负责，管理经理委托处理的事务。

其他级别：

对主任或组长负责，在干好本职工作的同时，完成主任

或组长交与的任务。

、总经理

、查询、统计、和分析核心进、销、存报表；、批准货款以及大额商品的损益和残损；、确定公司中长期营销方针和销售计划。

、决定公司重要植物的任免和调动；、批准必备商品目录和商品配置单；、批准价格政策。

市场营销采购部

、经理或经理助理

、制定本部门的营销方案和销售计划；

.2、根据市场情况，会同企划管理部经理适时调整价格政策；

、审批商品引进和淘汰，确定商品价格政策；

.4、初审必备商品目录和商品配置单。

、业务员

引进厂家，拟订销售合同，引进新商品，初定商品价格；根据补货数据及时制定采购计划，并草拟付款计划；及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录；负责与厂家协调商品的退和换；拟定必备商品的目录和商品配置单；配送中心

、经理或经理助理

制定物流配送计划，管理配送车辆;

监督检查实际配送情况;

审核商品的损益、盘点报告;

建议人员的岗位和奖金设置。

、仓库主任

动态掌握商品库存情况，及时发布货源补货;

根据定货单和合同，检查验收商品入库，确保商品保质保量的配送

到分店;

按要求分装商品并及时调整商品资料;

、仓库保管员

负责商品入库和出库，对商品进行日常保管;

为仓库主任提供商品库存的情况;

在商品入库时负责实物与送货单的核对，按提货单内容出库

、配货员

根据提货单内容到仓库保管员处提货，并保证商品出库是完好;

根据配送计划，按时把商品提到指定地点。

、押运员

根据送货单查点实物，与该单位进行交接

、验收员

根据定单内容验收商品入库

企划管理部

经理或经理助理

制定销售计划报总经理批准，及时向人事行政部提供计划完成情况

的报告；

审批分店（配送中心）的盘点、损益和残损报告；

、与市场营销采购部经理共同制定价格政策

人事行政部

经理或经理助理

、1掌握公司的人事档案，制定公司的各项规章制度；

初核重大的人事变动，批准对各类人员奖励和处罚决定；

、初核公司考勤、工资、奖金的方案；

、管理人员

、处理公司员工的资料；

、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案；

信息管理部

、经理或经理助理

制定与信息系统相关的规章制度，并负责监督和实施；

处理做出对信息系统构成威胁的人，并根据规定提出处罚意见视

情况报总经理批准。

制定核规划不同时期的信息系统解决方案，依据各部门的管理只

能与权限制定系统访问权限方案。

、维护人员

维护系统软硬件核网络，保证系统正常运转。

培训新员工，根据公司需要编写一些小系统。

财务部

、经理或经理助理

制定付款计划，审批货款

、管理人员

记录付款流水，管理进出发票

分店

、经理（店长）

、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管

理；

、建议员工的调动核任免

、班组长

负责商品的日常管理包括：

商品价格的调整、商品的放置位置、

商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。

内容组成

机构层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银

行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、

部门性质、销售计划、IP地址；

人员人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册

名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简

历、职位等、社会关系、照片、所属部门。

1.6编码原则

级别编码位溢位

机构编码由两个部分组成，前三位部门编号，后二位班组号。

人员编码由五位流水号组成

2.商品

层次

我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类；

内容组成

编码、名称、税率、特征、货位；

编码原则

类别编码原则上为六位，大类二位，小类二位和分类二位

、物流与功能流程

涉及部门和职位

部门：

公司、市场营销采购部、配送中心职位：

市场营销采购部经理（A）、市场营销部业务员（B）、配送

中心仓库保管员（C）

1.2流程图

物流（见图2-1）

分店

接受配送中心资料

功能流程图

注意事项

新品的定义：

满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。

第

、商品信息单中不存在的商品；第二、重要属性和存在属性不同

的；第三、原有商品的升级，又不能修改或删除原有商品资料。

在第一次购进时，仓库主任可根据商品的实际情况，可修补除

价格以外商品信息。

商品信息的编码按一定规律由公司统一制定，商品的条码由

配送中心录入并发布。

允许用户定义附属商品，即商品属于另外一个商品。

在定义

时必须声明是否直送商品。

商品信息中的零售价和含税进价只是作为参考之用，它

随着不同进货批次而发生变化。

编码原则:

商品编号：

由两个部分组成，六位编码+四位包装率;

进场申请单号：

由三个部分组成，申请单位+四位年份+五位流水

号。

关键字段

、商品进场申请单

申请单号、申请日期、批准日期、申请人、物价员、批准人、弓I进原因、

新商品编码、商品名称、规格、单位、拟订进价、拟订零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属;

商品信息单和新商品信息单

商品编码、商品名称、规格、单位、现在进价、零售价、类别、保质

期、种类、税率、直配否、货位、从属；库存数量;

商品条码单

商品编码、条码号、引进日期。

2.厂商定义

涉及部门和职位

部门：

公司、市场营销采购部、市场营销采购部;

职位：

市场营销采购部经理（A）、市场营销业务员（B）

物流（见图2-3）

公司

B拟订厂商

-1►

A批准

r—►

通知配送中心

进场申请单

h

和分店

—>

配送中心和分店

接受上级的厂商信息

图2-3

功能流程

公司

增加或更新厂商信息

配送中心、分店

图2-4

、可以根据同一厂商不同的付款方式来定义多个厂商信息，具体情况

由客户自行处理。

编码原则

进场申请单号：

由三个部分组成，申请单位+四位年份+五位流水号;

厂商编码：

由三个部分组成，税务登记号前两位+五位流水号关键字段

、厂商进场申请单

申请单号、申请日期、批准人、批准日期、全名、简称、分类码、

地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货时效、联系人、法定代表人、进场费用、付款方式

、厂商信息单

编码、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行

业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编

号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册

资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货方式、联系人、法定代表人、

进场日期、出场日期、进场费用、付款方式3、进货

、涉及部门和职位

部门：

市场营销采购部、配送中心、分店;

职位：

市场营销采购部业务员（A）、配送中心仓库主任（B）、分店经理

（C）、配送中心仓库保管员（D）。

、特别说明

根据分店权限和商品属性，商品可以由厂商直接供货到分店，故下面

分两种方式来讨论。

、物流

第一种：

统一进货（见图2-7）

第二种：

直接进货（见图2-8）

功能流程

第一种：

统一进货（见图2-9）

公司

通讯服斗

务器

配送中心

回执

配置单

2.填写商品补货单

图2-9

第二种：

直接进货（见图2-10）

、注意事项

、在进货时必须先订货，无特殊情况下，送货应在规定时间（订货单中

声明）内完成，每批商品的进价，以订货单填写的数据为准;

、如果到货商品与订单不符或在指定日期内没有到货，有业务员决定如

何处理此次订单，负订单数量表示冲减原有订单数量;

、分店的进货数据必须及时输入系统并上传公司;

、分店、配送中心和公司的成本按批次进价核算;

、编码原则

进货单号：

由三部分组成：

进货单位+四位年份+四位流水号;

订货申请单号：

由三部分组成：

申请单