农村商业银行会计档案管理办法Word格式.docx

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（三）财务会计报表（报告）类：

月度、季度、年度财务会计报表（报告），包括各种报表、余额表、附表、附注及文字说明、其他财务会计报表（报告）；

（四）其他类：

各种登记簿、会计档案移交（保管、销毁）清册、机构撤消（合并）交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。

第三章会计档案的归档

第五条会计档案应依据归档要求，整理立卷，装订成册，按照保管期限进行分类，以及内容和形成时间进行分类索引，编制会计档案保管登记簿，以便查阅。

采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。

第六条会计档案归档的基本要求：

（一）分类组卷。

会计档案立卷应采用“年度/保管期限/档案类别”的分类方法。

既先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿等按类分开组卷，并形成分类索引。

（二）整理与装订

1.会计凭证的整理与上交。

凭证应每日整理上交。

传票的排列顺序依次为：

传票封面、柜员账务性交易流水清单、柜员非账务性交易流水清单、业务传票（账务性传票、非账务性传票）、传票封底；

业务传票（账务性传票、非账务性传票）必须按流水号从小到大依次排列。

每个网点一个营业日的交易凭证作为一个文件包整理后上交本行事后监督中心，事后监督中心扫描审核后塑封归档保管。

2.会计账簿的整理与装订。

总账按月份科目顺序整理装订，活页分户账分科目、账号按年整理装订。

账页过多可分册整理装订。

各种登记簿应分类别、科目按年整理装订。

各种销讫卡片账按照销账日期按月或季整理装订。

在年度中间更换或结清账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。

整理装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

3.会计报表的整理与装订。

日计表、余额表、每日流水账按月整理装订，月计表、季报表、（半）年报按年整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

（三）保存会计档案资料的磁盘或其他介质，也应按照档案资料的“年度/保管期限/类别”加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签及介质封套上签章。

（四）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。

原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

（五）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。

第四章会计档案的保管

第七条本行建立中心档案室，配备专职会计档案管理员，对辖内分支机构会计档案实行集中管理。

本行中心档案室必须具备“五防”、“五无”的标准。

即：

防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物；

无火患、无虫蛀、无霉烂、无鼠咬、无失窃。

磁介质档案保管必须具备防磁条件，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管。

磁介质档案必须打印出书面档案装订保管。

本行中心档案室按规定建立健全各类会计档案管理登记簿和中心档案室会计档案保管管理办法。

第八条会计档案的保管期限分为3年、5年、15年和永久保管。

会计档案保管期从会计档案形成的次年1月1日算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

（一）永久性保管的会计档案。

1.支行决算报表及汇总全辖支行的决算报表、附表及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等）；

2.支行实收资本、股本金分户帐；

3.存贷款开销登记簿；

4.客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及帐销案存的清单或资料；

5.会计档案保管登记簿和档案销毁清单；

6.机构撤销、合并交接清册；

7.房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）；

8.有权机关查询、冻结及扣划书；

9.需要永久保管的其它会计档案和有关资料。

（二）保管十五年的会计档案

1.综合核算和明细核算的各种帐、簿、卡；

2.会计凭证及附件；

3.支行的月（季、半年）报表及全辖支行的月（季、半年）报表；

4.结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿；

5.本行认为应保管15年的其他会计资料。

（三）保管五年的会计档案

1.计算机运行日志；

2.计息科目余额表、对账回单；

3.辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表（包括全部附表、决算分析账簿）；

4.支行本身及汇总分社、储蓄所日报、旬报表；

5.密押、代号使用和保管登记簿；

6.社内往来、联社往来及同业往来的对账及查询、查复书；

7.网点的交帐清单（册）；

8.已处置固定资产卡片；

9.本行认为应保管5年的其他会计资料。

（四）保管三年的会计档案

1.日报表；

2.流水账、余额表；

3.不定期报表；

4.本行认为应保管3年的其他会计资料。

同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。

同一会计档案采用不同介质保管的，至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第九条存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。

银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为系统停止使用或重大修改后5年。

第十条本行营业部、基层支行、清算中心等部门当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由本单位保管1年，期满后移交本行中心档案室统一保管。

分理处会计档案原则上纳入管辖支行整理装订保管，不单独设库保管。

第十一条会计档案管理人员应按照档案规定保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案的完整无缺。

会计档案管理人员调动需办理交接手续。

出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条会计档案管理人员要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。

第十三条支行机构分立，原机构存续的，期限内会计档案由原机构保管；

原机构解散的，会计档案由本行保管。

第十四条会计档案交接应编制移交清册，经本行运营管理部门审批后办理交接手续，交接应在经办人员清点，稽核部门核对，双方负责人、监交人签章后进行。

第五章会计档案的调（查）阅

第十五条严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密。

内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经本行运营管理部门及分管领导批准后方可查阅。

采用网络形式查阅的，应严格执行有关控制制度。

法律、法规授权部门调（查）阅会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公文函（文件），经本行主管或其授权人批准后，在本行专人陪同下调（查）阅。

调（查）阅人可以抄录、照相、复印和复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。

运营管理部门应对调（查）阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

调（查）阅会计档案的申请及公函应由经办人员和会计人员共同签章，专门保管，以备查考，并做好相关的查阅记录。

第六章会计档案的销毁

第十六条保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：

（一）由销毁会计档案的中心档案室会同运营管理部门编制会计档案销毁清册。

（二）销毁会计档案由本行行长在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案由稽核部门清查、核对会计档案销毁清册。

（四）报请省联社财务会计部门审批（销毁清册、稽核部门意见、本行行长意见作为附件）。

（五）省联社财务会计部门、本行会计管理部门、稽核部门和档案管理部门共同派人现场监销，并在销毁清册上签章确认。

会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、销毁时间等内容；

对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；

采用磁盘或其他介质保存的会计档案，还应注明保存介质的档案编号、名称等内容。

销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。

对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同有关技术人员共同进行。

第十七条保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。

第七章罚则

第十八条本行会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。

对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规追究相关人员责任。

第八章附则

第十九条本办法由农村商业银行负责解释。

第二十条本办法自印发之日起执行。