第十六章民国公文的撰制文档格式.docx

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下行文直斥語氣，非不得已時不用；

警告語句，以少用為宜。

“公文應採用語體文，佈告、宣言、告誡文字，以及方案、計畫、說明書、談話、講演稿、會議記錄等，尤應儘量採用語體文。

”②1940年10月，行政院針對當時公文仍未普遍使用語體文問題，又專門發了一道訓令，指出各級機關所發佈告，“每多詞句深奧，文義晦澀，以致不易了然”，因此要求各機關“嗣後各種佈告文字，務須力求通俗，其在涉及科學用語或專門名詞者，更宜加以淺顯之說明，以期符合民眾知識標準，而符推行政令之本旨”③。

國民政府雖多次提倡語體文，但公文上實際見到的多是淺近的文言文，不過，引經據典故作深奧的文書卻已很少見，上下級之間行文語氣也較北洋政府時期平和，這種變化應予肯定。

民國文書不僅仍然用淺近的文言文寫作，而且大量使用清代遺留下來的公文術語。

我國古代，公文與一般文體無異，後來才逐漸演變成一種獨立的文體，不僅有嚴格的程式，而且有一套筆吏們在長期墨瀚生涯中積累提煉、相約成規的獨特語言，不論是單字、片語，還是成語，都有特定的含義和使用規律，用於其他文體則不相宜，這便是所謂“公文術語”。

公文術語在當時的文書中有以下的作用：

1.敍事由

前面已講到，民國文書由敘由、本文、結尾三大部分組成，而敘由部分，一般都是用公文術語中的套语組成，如“為呈請事”或“呈為……一事”，在未規定公文文面設摘由一欄以前，它成為人們了解全文要點的依據，自從文面有了摘由一欄以後，則不再起這方面的作用，而成為毫無意義的起首語。

2.標起訖

在20世紀30年代以前，官方的公文中既不使用標點符號，也不分段落，全

①轉引自中國第二歷史檔案館編：

《民國時期文書工作和檔案工作資料選編》，277頁。

②轉引自上書，280頁。

③轉引自上書，311頁。

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文內容的來龍去脈和行文層次，如那一段文字是引據來文，那一段是自己提出的意見、辦法，那一段是對下級的指示或對上級的要求，等等，全靠術語的運用。

正如徐望之所說：

按公文內容，大都分主文與客文兩部分，而客文又有前案後案之分，此處彼處之分，上下平行各級之分。

如果不分階段，接聯繕寫，不獨客文起訖不明，而案情之原委亦晦，故客文之前應用一術語以為起首，復應再用一術語以為關斷，而明界限，如算式中之須有括弧而不用之者，則頓形混亂，其理正同。

①

例如：

引敘語“開”、“稱”等字，用以表示以下是抄錄其他機關的來文；

“等因”、“等由”是用來表示引敘的來文已完。

它們的作用，相當於新式標點符號中的上下引號。

承轉語“奉此”、“准此”表示以下是自敍的文字；

“此致”、“謹呈”則表示公文已入結束階段。

3.明等級

民國文書雖然在公文種類方面廢除了封建等級制，但在公文用語方面，等級依然分明：

表達同一意思，對上級、平級和下級，須用不同的字句，不可混用。

如接到上級來文用“奉”，平級來文用“准”，下級來文用“據”；

與此相應的是“等因”“奉此”,“等由”“准此”,“等情，,“據此”。

又如“理合”、“相應”、“合行”都是表示應該的意思，但在上行文中須用“理合”（理合呈請鑒核示遵），平行文中用“相應”（相應函請查照），下行文中只能用“合行”（合行令仰遵照）。

這種上下行文用語的區別，與文書種類的區別不同，文種的區別是為了表示文件的性質與重要程度，而行文用語則完全是為了表示上尊下卑。

4.卸責任

民國時期的文書學著作，在論及公文撰擬的原則時，每每強調用字造句要平穩，有伸縮性，圓全靈活，實際上教人耍滑頭，用閃爍遊離、不著邊際的空話來搪塞應付，敷衍了事。

例如有人認為，“所擬規章尚稱妥善”一語中的“尚”字，用得“極見活動”,“於上行文字而言，不致有誇張之嫌；

於下行文字而言，不致示過信之弊”。

一些舊公文術語，就是專門用於此道的，如“正核辦間”或“擬核辦間”等語，有時就是用來掩蓋對來文長久拖延未辦的遁詞。

既然公文術語在民國公文中是客觀存在的現象，且有這些作用，因此我們今天要了解和研究民國公文，也就不能不了解和研究這些術語與使用的規律。

①徐望之：

《公犢通論》，176頁。

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民國時期的公文術語，按照它們的作用，可分為以下幾類：

起首語用於說明行文的性質與簡要內容，如上行文中的“呈為……事”，平行文的“為咨行事”、“逕啟者”，下行文的“為令遵事”等。

稱謂語發文機關和收文機關之間相互稱呼的用語，如“鈞”、“大”、“職”、“本”等字。

引敘語引述來文內容或發表自己觀點、辦法時的開頭用語，如“案奉”、“案准”、“竊”、“查”、“開”等。

關界語表示引述來文已經結束時的用語，如“等因”、“各等因”、“在案”等。

承轉語引述來文完畢，轉入自敍部分之前的用語，如“奉此”、“准此”、“去後”、“前來”等。

到達語表示來文已經到達時用，如“下”、“過”、“到”、“轉”等。

經辦語用以表示一案辦理經過時間先後的術語，如“當經”、“即經”、“迭經”、“正經辦間”等。

祈請語有所請求企盼時的用語，如“仰祈”、“伏乞”、“希”、“煩”等。

除外語在本文之外有所說明时的用語，如“除……外”、“再……合併聲明”等。

結束語全案敘完，作一總結時的用語，如“理合”、“相應”、“為此”等。

補助語用於補足語氣，使文字更為順暢充分時的用語，如“實為公便”、“毋任翹企待命之至”等。

文書中大量公文術語的存在，造成篇幅臃腫，廢話連篇。

因此民國時期，不少人對之進行激烈的批判，但由於公文術語所賴以存在的溫床―公文結構與體裁，未作徹底改革，因此批判歸批判，流行仍然流行。

在三青團和軍用文書對公文體裁進行改革以後，這些術語才逐漸失去其存在的空間。

民國時期常見的公文術語及其用法，見本章第三節。

二、新式標點符號的應用

所謂標點符號，是文章中用以分別句讀及標明詞句性質種類的符號。

民國以前，漢字的標點符號極不完備，據胡適等人考證，最早只有“離經辨志”的方法，即把每句離開一二字寫。

漢儒講究章句，始用句讀，又稱“句投”或“句度”。

語意已完的叫做“句”，語氣未完而須停頓的叫做“讀”，但其符號已不可考見，只知《說文》有“V”字，說是鉤識用的；

又有“、”，說是絕止用

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的，也弄不清是否就是當時的句讀符號。

宋時，館閣校書時始用旁加圈點的符號，“凡句絕則點於字之旁，讀分則微點於字之中間”，後來文人用濃圈密點來表示心裏賞識的句子，於是把從前文法的符號變成了賞鑒的符號，連古代句讀的分別都埋沒了。

五四運動前後的新文化運動中，學者深感舊式點句符號不足應用，於是有人倡議採用一副新的符號。

最早鼓吹的是《科學雜誌》，後來北京大學出版的《大學叢書》、《大學月刊》等，也紛紛採用新的符號。

但當時書報上所採用的符號，在形式、名稱和用法上，很不統一，不僅不同的刊物所用的標點符號不同，就是同一期刊物的不同文章，所用的標點符號也不相同。

形勢要求對文字的標點符號加以統一和規範化。

1919年4月21日，國語統一籌備委員會召集在北京的會員召開成立大會，會上馬裕藻、朱希祖、錢玄同、周作人、劉復、胡適等人提出《請頒行新式標點符號議案》，該案採用當時西歐最新的符號，斟酌中國文字的需要，變通一二種，加入一二種，並總其名為“新式標點符號”。

新的標點符號有句號（。

或．）、點號（、或，）、分號（；

）、冒號（：

）、問號（？

）、驚嘆號（！

）、引號（『』或「」）破折號（－）、刪節號（……）、書名號（︴）共12個，對於句與段的分斷則規定：

每句之末空一格，每段開端必須低一格或兩格。

馬裕藻等人的提案經大會通過後，於1920年2月由教育部通知各省區轉發各學校採用，此後各報刊、雜誌也紛紛採用，但政府機關的公文書，卻一如既往，仍沒採用標點符號。

公文不採用標點符號，極易造成閱讀上的困難與理解上的錯誤，不利於公文及時有效地發揮作用。

隨著社會的發展，文書使用標點符號成為必然的趨勢。

1924年4月14日，中國國民黨第一屆中央執行委員會第二十一次會議上，在孫中山先生主持下，通過了戴季陶提出的關於該黨印刷公文、書籍所用圈點的議案。

該議案把文字的圈点分为三種：

一是人名、地名等名詞連續者，用“・”斷開，“・”在字下，不空格；

二是斷讀用“、”，在字右角，不空格；

三是斷句用“。

”，在字下右角，空一格。

舉例如下：

國民黨之主張、其最要不外二者。

一曰平均地權、二曰節制資本。

蓋釀成經濟組織之不平均者、莫不於土地權之為少數人所操縱。

故當由國家規定土地法．土地使用法．土地徵收法，及地價稅法。

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雖然它所採用的不是新式標點符號，只對文字進行圈點，以便於句讀，但卻是目前所知最早在公文中使用標點符號，因此值得重視。

國民政府成立後，在1928年6月公佈的公文程式中也規定：

“公文書得用語體文，並得分段敍述，使用標點。

”但同年11月公佈的公文程式條例卻又將此內容取消。

1930年2月，國民政府教育部頒佈了《劃一教育機關公文格式辦法》，其第二條規定：

公文句讀，為免除誤解，便於閱覽起見，一律加用標點。

所用標點為頓點（、）、逗號（，）、分號（；

）、綜號（：

）、句號（。

）、祈使或感嘆號（！

）、提引號（「」）、複提引號（『』）、省略號（……）、破折號（｜占兩格）、專名號（用於專名左旁）、書名號（︴用於書名左旁）、括弧（︵︶或（））。

這是第一次把新式標點符號應用在公文上。

教育部規定的標點符號，雖然較為完備，但習慣於公文不用標點的人，一時卻難以掌握，而且有的標點符號，如問號、驚嘆號、破折號等，在公文中也不常用，因此1933年7月行政院決定暫時採用7種標點符號，這7種標點符號是：

逗號（，）、句號（。

）、提引號（「」），複引提號（『』）、省略號（略）、專名號（）、括弧（︵︶或（））。

同年10月，國民政府又訓令全國自1934年1月1日起，先採用行政院現行的7種符號，並補充規定：

“尋常習見專名，擬省略專名號；

至文中相連之專名，可以頓號代之。

又分段文中末句下有空白處者，宜加截號＝。

”這樣，國民政府所規定的公文標點符號還有頓號和截號，共9種。

在教育部規定公文使用新式標點符號的同時，國民黨中央訓練部則重申該部的文書與書籍印刷，仍採用1924年國民黨中央通過的圈點符號。

1933年11月，國民黨中央黨部各部門又商定，自1934年1月起各級黨部公文標點符號採用頓號、逗號、支號、句號、綜號、提引號、複提引號、省略號、專名號、書名號、括弧、問號、祈使號、截號14種，大體與教育部的規定相同，只是比教育部少了破折號，多了截號。

綜上所述，民國公文採用如下各種標點符號：

1.頓號（、），用於並列的名詞之間。

2.逗號（，），用於意義未完的語尾。

3.支號（；

），又稱分號。

用於一句中並列的文句，或語氣已完而須承轉的語尾。

4.句號（。

），用於意義已完了的語尾。

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5.綜號（：

），又叫冒號，用於節敘原文及冒起下文或總束上文的文句之前。

6.提引號（「」），用於提示特殊的詞句及標明引用的原文的始末。

7.複提引號（『』），用於引用文中的複引文始末