秘书室岗位信息表Word格式.docx

秘书室岗位信息表Word格式.docx

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办公室主任

直接督导对象（Subordinate）

综合秘书、机要秘书、文书、值班秘书、档案秘书

日常协调部门（Internal）

总行各部门及分行办公室

外部协调单位（External）

北京市有关部门

主要工作职责

（Duty&

Responsibility）

工作目的（Purpose）：

遵照我行办公制度和有关规定，负责秘书室全面工作，管理总行办公、监督指导分支行有关工作，确保全行行政运转平稳。

概述（Abstract）

描述（Description）

重要程度（IL）

时间消耗（TC）

1

办公管理有关制度的制定

制定全行公文处理等办公管理制度，并组织实施

5

2

秘书室工作计划的制定

制定室年度工作计划，明确各项重点工作的岗位责任、完成时限以及质量标准。

3

办公管理

组织公文处理等日常办公，协调有关事务工作，组织对分支行办公管理的指导、检查。

4

文件文稿审定

审定各类文件稿，提交办公室主任审批。

综合性文件文稿起草

参与总行行领导讲话稿、重要文件的起草工作。

6

内部管理

协调、指导下属员工工作，主持员工的绩效考核工作。

7

其他工作

完成上级领导交办的其他工作。

8

9

10

“重要程度”与“时间消耗”栏填写要求与说明：

“重要程度”：

根据该项工作职责的重要程度，划分为五个等级（重要程度递减）：

5，4，3，2，1；

各项职责得分平均分约为“3”分，且“5”和“1”必须至少各使用一次；

“时间消耗”：

根据该项工作职责占总工作时间的比例，划分为五个等级（时间消耗递减）：

各项职责得分平均分约为“3”分，且“5”和“1”必须至少各使用一次。

主要职权

（Authority）

业务类（Business）

各项工作流程方案的审核权

费用审批类

（Finance）

室内预算内发生费用的审批权

人事类

（Personnel）

对下属员工人事任免有建议权和执行权，对下属员工考核有建议权

注：

“主要职权栏”只需处长级别以上岗位填写。

绩效衡量标准

（PerformanceAppraisal）

1．室内违法违规次数

2．办文差错率

3．办文、办事、办会及时性

4．室内重要岗位员工人均年培训小时

职业发展（Career

Development）

可晋升岗位（Promoteto）

办公室副主任

可轮岗岗位（Rotateto）

办公室内其他室（部）经理

入职培训（Orientation）

本行价值观、办公制度

在职培训（On-jobtraining）

办公信息系统

是否有强制休假要求

（ImperativeVacation）

有

是否有定期或不定期强制轮岗要求（ImperativeRotation）

无

任职资格（Qualification）

教育背景（Education）

程度（Degree）

本科及以上

专业（Major）

管理科学与工程类或经济学类

证书（Certification）

经济师或其他中级以上职称

专业技能（Skill）

经济金融、文秘工作理论与实务，较强的语言、文字表达能力，人际关系沟通和组织协调能力，办公信息系统使用技能

语言（Language）

英语水平

其它

工作经验（Experience）

行业/职业

经济金融

年限

4年—6年

职位

处级以上

绩优素质能力（Competence）

责任感、书面沟通、人际理解、分析、判断，应变组织协调能力

“绩优素质能力”填写3～7项

修订履历

（Revision）

版本号

修订时间

修订内容

修订者

审核者

审批者

__华夏银行办公室秘书室综合秘书_岗位信息表

综合秘书

办公室经理

文书、机要秘书、值班秘书、档案秘书

总行各部门

遵照我行办公管理制度和有关规定，处理日常工作，确保办公正常运行。

负责拟定办公管理制度，突发事件的行政运转应急预案

公文的审核和起草

审核或组织起草华夏银行发布的重要公文，审核电子公文，负责编辑《华夏银行文集》

工作督查、调研

督促检查各分支行落实总行决定事项，跟踪调研，办理行政监控

综合文件文告的起草

起草总行行领导讲话等综合性文稿

全行办公管理的检查

参与检查全行办公管理工作

全行性会议的安排

参与全行大型会议的筹备、服务工作

完成领导交办的其他工作

1．违法违规次数

2．文件合格率

3．文字差错率

4．办文、办事、办会及时性、准确性

办公室秘书室经理

办公室内其他岗位

本科

2年—4年

书面沟通、反馈、人际理解、分析、判断能力，责任感

__华夏银行办公室值班秘书_岗位信息表

办公室值班秘书

总行机关各部门、各分支行办公室

人民银行、银监会、北京市金融工委、各同业银行值班室

遵照我行办公管理制度和有关规定，根据年度责任书要求，处理值班日常工作，确保办公正常运行。

参与拟定全行办公管理制度

配合完成总行值班、行政应急预案、会议管理类等规章制度拟定工作

值班组织

建立总行行政值班制度，组织安排总行日常及节假日值班工作，检查分支行值班情况

会议组织服务及行领导活动服务

承办总行各类会议的记录及服务工作，起草会议纪要，协助安排总行行领导参加的重要活动

印信管理

参与指导全行印信管理，完成印章启用、更换、废止工作

完成全行行政月报，本部门年度工作总结等文稿的起草工作

大事记编写

参与完成全行年度大事记的资料整理与初稿编写

机关信件及报刊订阅

组织完成总行信件分检和报刊订阅分送工作

部门综合工作

完成本部门考勤等内部综合工作

1．值班工作组织的有效性，信息传递渠道畅通

2．会议组织与服务质量，记录、纪要的完整性

3．机关报刊、信件分检分送的准确性、及时性

4．印信管