公司文件编号管理制度.doc

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xx公司文件编号管理制度

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4.文件类别

4.1文件

1.管理制度

2.技术文件

3.合同

4.表格

4.2记录

1.会议记录

2.检查记录

3.工作总结（周报、月报）

4.工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

公司全称：

上海xx有限公司

简称：

SHYG

5.1.2部门代号

FD--财务部MD--市场部OD--运营部HR--人力资源部IT--技术部

5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：

“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。

5.2文件编码结构

SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本

流水号（000-999）

日期代号（年）

部门代号

文件类型

企业代号

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：

SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0

格式说明：

公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号

5.3.2合同协议类

格式：

SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0

格式说明：

公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号

5.3.3文案类

格式：

SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0

格式说明：

公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号

5.3.4会议记录

格式：

SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0

格式说明：

公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号

5.3.5工作总结或工作计划

格式：

SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0

格式说明：

公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号

6.附则

1、本办法由上海xx有限公司人力资源部负责解释。

2、本办法自发布之日起实施。