公文格式规范操作Word格式文档下载.docx

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签发人后面居右空1个字标注签发人姓名。

“签发人”三个字用3号仿宋，签发人的姓名用3号楷体，如果是重要的问题必须由“一把手”签发，如果是联合行文，由相关部门的领导联合签发，签发人的名字不要前后排列，而是要上下并排，以发文主送单位为参考依据，与主送单位联系紧密的签发人排第一位，辅助的依次排在下面，下移红色横隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色横隔线与之拉开4mm距离。

6、“函件”的格式。

函件版头红线以上是像信签一样的发函机关，不写“文件”。

红线下的右下角写上年记和编号。

三、主体部分规范要求

1、标题。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。

标题中可略去发文机关名称。

公文标题位于横隔线下空2行，用2号小标宋体，一行或多行居中排布。

多行标题换行时，注意合理断行掐句，做到词意完整，排列得当，长短适宜。

注意：

虚字、虚词不能折行；

标题上出现一个词或词组不能折行；

标题上出现一个完整的概念不能折行；

标题上出现一个年份、数字不能折行。

标题上除了书名号、引号外，一般不能出现标点符号，需要标点符号的地方可以进行技术处理，既可以加连词，也可以空半格。

多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

两个以上机关联合发文，发文机关名称之间一般用空格分开，不加顿号。

标题中间有多个单位并列时，每个单位名称之间加顿号分隔，不用空格。

2、收文机关（主送机关）。

指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

一般公文的收文机关应写于标题之下、正文之前，与正文标题空1行，左侧顶格排，回行时仍顶格，最后一个收文机关名称后标全角冒号。

有的公文如决议、会议纪要等，可将收文机关写于正文之后。

多个单位的排列要坚持“先地方后中央”的原则，同时要考虑到一些约定俗成的习惯性排列顺序。

如果收文机关是多个系统，系统内单位之间的间隔用顿号，各系统之间的间隔用逗号，结束时用冒号。

收文机关过多，可概括地写为特称，如“各有关单位”等。

3、正文。

公文的主体部分，用来表述公文的内容，位于标题或者收文机关下方。

一般用3号仿宋体，属转发文件的通知，用3号楷体。

正文的每个段落首行前空2字，段尾不单字成行。

每个段落之间一般不空行，特殊情况下，为了划分层次，在段落之间加入1个空行。

正文每一段的第一行都要空2字，正文中遇到重要的年份、数字、百分比、重要领导人的姓名、外文单词等不要折行拆开，标点符号不要在折行后的第一个字出现。

4、附件说明。

如文件带有附件，则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。

附件说明排在正文下面隔1行，前空2字，用正文相同的字体标识“附件”后标全角冒号和附件名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1．XXXX”）；

附件名称后不加标点符号。

附件标题折行后的第一个字与标题的第一个字对齐，多个附件也是同样道理。

5、发文机关署名。

行政公文落款处不署发文机关名称。

党委文件发文机关署名与上面空开1行，居右排，右边与版心至少空开2字，字体号与正文相同。

两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并列排，长度相同，左右对齐。

6、成文日期。

成文日期以领导人签发的日期为准；

联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

电报，以发出日期为准。

党委文件成文日期用阿拉伯数字，居右排在发文机关署名下面，第一个字比其后退2字，与版心右边空开2字，字体号与正文相同。

行政公文不署发文机关名称，只标识成文时间，成文日期用简化了的大写汉字，与版心右边空开4字。

决议、会议纪要等不标注主送机关的公文，成文日期应刊于标题之下、正文之上，括于圆括号之内。

7、盖章的基本要求。

盖章要注意“上不压正文，下齐年跨月”，成文日期在公章的下半弧上，以防止公章的徽标模糊了成文日期，不便于日后考证。

印章要规整，不允许歪斜；

印记要清晰，不允许模糊。

普发性的公文落款不盖章；

党委的文件落款还必须盖章，否则无效；

行政文件只盖章不落款。

当联合行文需要加盖两个印章时，应将发文机关署名与成文时间拉开，左右各空7个字，主办机关在前，两个印章均压成文时间，相距不超过3mm。

当联合行文需要加盖多个公章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；

最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；

章与章不能相切，不能相交，中间要有适当的缝隙，摆不开时，成文日期可以适当拉长。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

8、附注。

公文附注（需要说明的其它事项）应加圆括号标注于成文日期空1行的左下方，用3号仿宋体，如“（此件发至基层站队）”。

如果表述中出现括号嵌套的情况，用中文六角括号“〔〕”套小括号。

请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。

6、附件文本。

附件文本应排在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件正文左上角首行顶格标识“附件”，有序号时还应标注序号。

如附件与文件正文不能一起装订，应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号，如“胜中社发〔200×

×

〕×

号附件×

”。

附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致，附件标题与“附件”两字之间空开2行。

文件内容为转发文件的通知时，转发文件不作为附件处理，通知的文字一般用楷体字，转发的文件文字一般用仿宋体字，转发的文件另起一页，大标题上空2行。

四、印记（版记）规范要求

1、“主题词”。

为了便于储存、调阅和检索，公文都编上了主题词。

主题词的内容一般由2—5个字组成一个词组，一般需要设3个词组，主要说明这个文件属于※※类、※※内容、※※文种的文件。

“主题词”3个字用3号黑体，居左顶格排列；

主题词词目用3号小标宋体，词目之间空1字。

词目排成多行时，一个词目不能分成两行排，回行时，第二行左边与首行的第一个词目对齐。

2、“抄送”。

是为了记录除主送单位以外需要接收文件的单位。

应当使用全称或者规范化简称、统称。

现在不用“抄报”了，无论对上还是对下都用“抄送”。

需要抄送多个单位时，单位之间的间隔用逗号，最后用句号结束。

3、印发机关和印发日期。

用3号仿宋体，位于主题词之下，占1行位置。

印发机关前空1字，印发日期后空1字。

印发日期与印发机关并列居右，一般模式是“※※办公室※年※月※日印发”。

4、翻印机关和翻印日期。

如是翻印公文，翻印机关和翻印日期用与印发机关和印发日期相同的字体字号，标注在其下一行对应的位置上，并用一条正线（细线）相隔。

一般模式是“※※办公室※年※月※日翻印”。

5、印制（翻印）份数。

用小3号仿宋体，位于印发（翻印）日期之下，居右排，后空2个字，用小括号括起来。

翻印文件的原印制份数不再保留，在该位置标注翻印份数，统一标注为“（共翻印XX份）”。

党委文件需要标明印数，行政文件则不需标明。

6、版记中的分隔线。

版记中上下要素之间加一条分隔线，线的宽度同版心。

党委文件最边外的两条线用反线（粗线），中间的线用正线（细线）。

行政公文分割线均为正线（细线）。

7、版记的位置。

版记置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

如果版记页和前面的一页都没有正文，则版记页不标页码。

批转文件时的版记放在批转文件的最后。

五、公文中表格规范要求

1、A4纸型表格。

公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2、A3纸型表格。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

六、公文成品质量规范要求

1、校对要求。

使用国家专业标准规定的统一符号；

校改要准确，末校后的文稿错字率为0，格式完全符合标准。

2、制版要求。

版面干净无底灰，字迹清楚，尺寸标准，版心不斜，误差不超过±

0.5mm。

3、印刷要求。

双面印刷；

页码套正，两面误差不得超过±

1mm；

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％，印品着墨纯正、均匀；

字面不花、不白、无断划。

4、装订要求。

公文应左侧装订，不掉页；

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空；

骑马订或平订的订位，为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±

2mm，平订钉锯与书脊间的距离为3mm至5mm，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

裁切成品尺寸误差控制在±

1mm，四角成90°

，无毛茬或缺损。

2006年7月