公司行政采购管理制度.doc

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XXXXX公司采购工作管理制度

一、目的：

为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足生产、办公需求，特制订本制度。

二、范围：

适用于本公司所有日常办公用品、产品包装原材料、大型设备/备件、生产辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。

三、职责：

1.需求部门：

需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。

2.行政采购人员或公司指派采购人员：

负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。

3.行政部：

负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。

4.总经理/董事长负责对申购单、单价、及付款的审批。

四、大型物品物品采购：

1.采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商。

2.意向供应商给我公司报价单，主管部门确定每种物品最终价格。

3.采购人员进行采购。

4.采购人员在采购时确认所采购物品的质量以及数量。

5.行政部采购人员按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、质量等选择合格供应商，购买所需的物品。

五、零星物品采购：

1.行政零星物品采购：

主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。

2.采购人员可直接按《请购单》上所需物料的品名、规格、数量、进行采购。

六、采购管理：

1.采购人员必须及时的将所需物品进行采购。

2.采购物品回公司后，通知行政助理验收货物，行政助理将验收后的物品登记在《物品入库、领用登记表》中，办理入库手续。

3.行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《物品领用登记表》上签字确认。

4.行政助理每月月底统计所有《物品入库、领用登记表》核对数量。

5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。

七、采购报销管理：

1.采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批的《申购单》、采购合同或报价单，否则财务不予报销。

八、日常办公、生活用品采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元

总经理批准

物品≥200.00元

行政助理验收入库

行政助理验收入库

采购向主管人员报批

部门领取

外出采购

采购询价

九、原材料（包材）采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元

总经理批准

物品≥200.00元

采购向主管人员报批

采购询价

按要求选出合格供应商

外出采购

所需部门指定人员验收入库

部门领取

十、设备/备件采购流程

部门申请

部门负责人确认

物品≤200.00元

总经理批准

物品≥200.00元

采购向主管人员报批

采购询价

按要求选出合格供应商

外出采购

所需部门指定人员验收入库

部门领取

十一、本制度自XXXX年XX月XX日起执行。

十二、本制度的解释权归属行政部。

十三、附件：

1.《采购申请单》

2.《物品入库登记表》

3.《物品领用登记表》

采购申购单

申请部门：

年月日

品名规格

单位

单价

库存数量

申购数量

准购数量

备注

采购

说明

预支金额

审批

意见

主管：

申请人：

采购人：

物品入库登记表

入库时间

入库名称

入库数量

所需部门

备注

物品领用登记表

时间

名称

数量

部门

签字

备注

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