档案管理实施细则终稿模板Word格式.docx

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档案管理实施细则

为加强集团公司的档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,使档案管理规范化,特制定本细则如下:

一、集团公司资料归档范围

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件资料均属归档范围。

（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料。

1、职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

2、职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

4、职能部门对公司各类请示事项的批复;

5、其它相关资料。

（二）公司文件资料

1、公司内部管理文件。

包括公司发行的各种标准、规章制度、通知、规定、员工奖励、处罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。

2、企业的重大决定文件。

包括集团公司董事长、总裁办公会及其相关行政会议等形成的决议或会议纪要等。

3、请示性文件。

包括公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其它政府部门发出的请示、申请报告、说明、汇报、承诺等。

4、凭证性文件。

包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

5、证件性文书文件。

包括公司证件,如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证等;

房产五证,如建筑工程施工许可证、工程规划许可证、土地使用权证、用地规划许可证、商品房预售许可证;

企业获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。

6、报告性文件。

包括公司开发项目的可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、试验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。

7、人力资源资料。

包括企业各部门的员工档案,人事任免资料,绩效考核资料,员工培训、学习档案,流程管理资料,离职人员档案,人力资源信息,社会异动资料,其它具有保存价值的资料。

8、土地资料。

包括建设用地批准,地籍调查表,土地她项权证明书,建设用地地籍测绘成果,移民拆迁、安置补偿批准文件协议等。

9、工程类文件。

包括工程前期的项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文件、总（分）竣工资料、备案资料等工程建设资料。

10、营销管理文件。

包括营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。

11、财务文件。

包括贷款申请、贷款抵押证明、与各银行的业务往来和签订的借款协议、专用票据、财务管理计划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等相关财务性文件。

12、招标采购文件。

采购计划、招标类文件、投标类文件、开标过程文件、中标通知书、合同书、供应商资料库。

13、光盘资料。

包括声像制品资料,即企业各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等;

技术性资料光盘,即工程施工过程中图纸或文本资料的刻录。

14、题赠性资料。

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

15、设备资料。

包括公司固定资产如空调、电脑、汽车等的使用说明书、维修卡、保修卡、购买发票等。

16、其它对企业工作的开展和发展具有保存价值的文件。

（三）非隶属单位的文件资料

非隶属单位与公司相互联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。

二、文档管理规范

规范文档移交档案室之前的文档管理。

（一）部门收文

1、部门文员对接收的文档、图纸资料必须立即进行纸质或电子签收登记,以便完整记录并跟踪资料的传阅过程。

2、部门文员对接收的文档、图纸登记完成后,按不同类别附上部门的文档处理（传阅）单,组织部门内的传阅,并对资料的处理过程进行跟踪,要求除大量接收的施工图外,其余文档、图说资料在2个工作日内完成由部门所处理资料的传阅、会签、审批流程,并进行归档。

如涉及到公司其它部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）处理的资料,应在3个工作日内完成传阅、会签、审批流程。

3、文档资料处理完成后,部门文员应根据部门经理的处理意见,当天将文档资料发送或返回相关单位、部门。

在进行文档发送时,部门文员应进行纸质发放签收登记。

（二）部门发文

1、部门文员必须建立部门对外发文签收登记表,对所有对外发文进行签收登记,以便完整记录并跟踪资料的流向。

2、部门文员对本部门的对外发文,必须在收到文件当天发送到相关部门。

（三）文档查阅

1、部门文员应组织对本部门的文档管理体系进行讨论和讲解,建立本部门的文档电子查阅检索目录,适时修订。

并告知大家文档的查阅方法,以便在部门文员不在时,其它人能正常查阅文档。

2、部门文员对部门人员的文档查阅需求应及时、准确反馈。

3、部门文员应对本部门已归档文档负责,保证已归档文档的完整性。

对部门人员提出的文档借阅,需进行跟踪,并尽量确保在2个工作日内归还。

（四）文档版本控制

1、部门收文版本发生变更,部门文员应及时收回正在流转、处理的作废版本,发送新版本,并通知负责该文档处理的部门相关人员。

2、部门发文版本发生变更,部门文员应书面通知相关部门或单位,用旧版本换新版本。

三、档案管理分类编号办法

根据集团公司的实际情况将公司档案按照部门功能分为十五大类（具体分类办法见附件企业档案分类办法方案）,以后根据公司业务部门的不断增加进行修改。

（一）行政管理类（XZ）:

01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司对外公函、07内部管理文件、08企业对外宣传资料、09公司资产台帐、10其它;

（二）人力资源管理类（HR）:

01在职员工档案、02人事任免资料、03绩效考核资料、04员工培训学习档案、05流程管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09企业文化建设资料、10其它;

（三）财务管理类（CW）:

01财务管理制度、02财务管理计划、03财务部文件、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理报告、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及合同、11财务管理有关合同、12财务分析报告、13财务预算书、14、年度资产清查报表及报告、15其它;

（四）营销管理类（YX）:

01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、05工作联系单、06其它;

（五）招标采购类（ZB）:

（季、月）度招标计划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文件、04供应商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其它;

（六）运营管理部（YY）:

01项目运营目标书、02项目开发指导书、03项目里程碑计划、04运营计划内部管理文件、05考核节点计划、06各部门月度工作计划、总结、07会议纪要、08其它;

（七）工程技术类（JS）:

01设计单位选择、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底记录、07工程质量检查报告、08勘察测绘资料、09其它;

（八）成本管理类（CB）:

01成本管理、02预算书、03结算报告、04工程变更资料、05工作联系单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类合同、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款通知单、12其它;

（九）项目部（XM）:

01监理资料、02施工文件、03项目管理文件、04工作联系单、05其它;

（十）公共事务部（GS）:

01征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安置补偿批准文件协议书、03设计前原始地形、地貌、状况图、照片、04发放拆迁补偿款、05房产及附属设施评估报告、06其它;

（十一）法务部（FW）:

01公司各部门签订的合同原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其它;

（十二）审计监察部（JC）:

01财务审计资料、02工程审计资料、03专项审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其它;

（十三）工程事务部（SW）:

01前期政府批复文件、02勘察测绘文件、03设计文本、04施工图、05检测报告、06工作联系单、07放线图、红线图、08招标备案资料、09中标通知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其它;

（十四）商业管理公司（SG）:

01基础调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05合同补充协议、06客服管理（相关部门）往来函、07客户往来函、08职能部门往来文件、09客户档案（综合）、10上报文件、11其它;

（十五）装饰工程部（ZS）:

01设计单位选择、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收报告、08材料检验报告、09材料设备移交会签单、10工作联系单、11其它;

四、文件材料的归档

集团公司办公室为档案管理主导部门,设立一名专职档案管理员;

各部门、各子公司为档案管理辅助部门,文员承担档案管理员的职责。

每年一月份集团公司办公室发出归档通知,各部门、各子公司的文员负责收集整理上一年度办理完毕的文件（请示、报告、批复、批示、合同等）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗）,及时填写卷内目录、卷内备考表、移交清单于每年四月三十日之前移交集团公司办公室档案室。

（一）归档材料的质量要求

1、归档的文件材料必须齐全完整,照片（包括底片）、录音带、录象带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。

2、归档的文件材料必须是原件（定稿）,特别重要的文件应同时保存历次修改稿,重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。

3、归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律。

4、归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整、审察签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。

总体来讲,归档的案卷质量要符合国家标准《科学技术管理卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求。

5、电子文件的归档应遵守两个原则:

第一、电子文件和纸质文件归档实行”双套制”,即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件,同时