酒店印章规范操作程序Word文档格式.doc

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关于修订完善《酒店印章管理操作程序》事宜

日期DATE

2016/01/28

编号REF.NO.

EO20160128001

抄报/抄送CC.

股份公司董事长、酒店总经理

□紧急□正常□请批示□请传阅

为保证酒店内部公章及部门业务章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违规行为，维护酒店利益，现进行修订补充完善本管理制度。

本制度适用于酒店公章及各部门对外业务章（包括：

公章、合同章、财务章及各部门业务章等）。

要求各部门印章由部门指定专人专柜保管，使用时须严格执行酒店公章及业务章管理办法并按要求进行登记备案；

详情参照附件《酒店印章管理办法与操作程序》。

附件：

1.《酒店印章管理办法与操作程序》文件；

执行总经理

制度

POLICY

酒店公章及部门业务章

管理使用程序

编号

REFCODE

EO4113

执行职位

POSITIONRESPONSIBLE

部门印章专管员

涉及部门

DEPT.CONCERNED

酒店各部门

C目的OBJECTIVE：

加强酒店印章规范管理，杜绝印章使用违规行为，确保维护酒店利益。

C执行程序PROCEDURES：

1.酒店公章由行政办公室负责管理。

各部门的印章，应由部门指定专人保管，统一实行印章使用登记制度（印章使用后，应据实登记）。

未经领导批准，印章保管人不得委托他人代管印章。

2.以酒店名义签署合同书、意见书、协议书，各部门以酒店名义上报的各种年、季、月报表，均需总经理或主管领导签字后方可使用酒店印章。

下列情况可以使用酒店印章：

a）以酒店名义对外发出的公文。

b）以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等。

c）以酒店名义与有关单位签署的合同、协议等。

d）以酒店名义上报的各种年、季、月报表等。

e）本单位员工办理私事，确需酒店出具的证明信等。

f）经总经理批准其他需要使用印章等。

3.酒店刻制印章，经总经理批准，要留印模存查，作废的公章应及时封存。

4.行政办印章保管人应将所保管的印章存放于锁闭的抽屉或橱柜中。

如有丢失、损毁、被盗要及时上报行政办公室，并采取消除后果的紧急措施。

5.各部门不得私自刻制部门印章，未经酒店总经理批准不得废止任何酒店印章。

6.使用酒店印章应填写《使用公章申请单》并由部门经理签字认可后连同需盖章的文件一并交行政办印章保管人审核后盖章。

行政办印章保管人有权拒绝给没有完整审批手续的文件盖章。

7.任何印章盖讫行为都应由行政办印章保管人亲自实施或在现场监督进行。

8.事关酒店重大策略决定或影响酒店重要利益或涉及数额较大的资金支出的盖章事项，行政办印章保管人应上报总经理，得到同意后方可盖章。

9.行政办印章保管人应建立《使用公章记录本》，由使用公章的人员或部门在盖章后签字确认。

10.如需要将公章带出酒店使用，要填写《使用公章申请单》，注明带出原因，经酒店总经理签字批准后方可带出。

使用完毕及时将印章交还印章保管人，并由行政办印章保管人检查确认印章完好后，在《使用印章记录本》上登记，同时印章保管人也要签字认可。

如有损坏，由印章使用人承担赔偿责任。

11.各部门印章管理

a）各部门印章只限于酒店内部使用。

对外业务需盖章时，应使用酒店印章。

b）各部门印章实行专人管理，建立健全印章使用登记制度。

c）各部门使用部门印章，必须经部门经理批准，严格按程序使用。

否则后果自负。

d）印章管理责任人岗位变动或离职时，部门应做好相应工作交接。

e）如有任何违反酒店利益的行为则应承担一定法律责任。

12.部门其他印章的管理

a）酒店财务专用章由财务部指定专人管理，限定用途，严格使用手续。

b）前厅收银处的各种业务印章应制定交接手续，明确使用范围。

由个人使用的印章，必须妥为保管。

c）各部门的其他印章应制定保管和使用程序，明确责任，严格按程序使用。

13.印章使用注意事项

a）印章使用必须规范，印章不得盖在公文空白或空白纸张。

加盖印章时应使印章名称与公文具名一致。

加盖印章必须端正，字迹清楚。

b）因印章使用不当，造成公文等作废，经有关领导批准后，必须当场销毁，并及时做好记录。

c）各种印章未经批准，不得擅自携章外出。

携章外出必须办理相关手续，按期归还。

d）行政办公室定期或不定期检查部门印章使用使用情况，以确保印章使用严格、正确。